Vandaag is de Week van de Integriteit van start gegaan. Tijdens deze week is er extra aandacht voor integriteit binnen organisaties. Incidenten zoals fraude en machtsmisbruik moeten zo veel mogelijk worden beperkt om bedrijfsschade te voorkomen. Hoe je dat doet? Door te zorgen voor een integere organisatie. In deze blog beantwoorden wij 5 veel gestelde vragen over fraude & integriteit.

1.      Wat betekent integriteit precies?

Integriteit is een persoonlijke karaktereigenschap. Mensen die integer zijn, zijn eerlijk, oprecht en niet omkoopbaar. Integere mensen handelen naar de geldende regels of, wanneer deze ontbreken, naar algemeen aanvaarde normen. In de praktijk houdt dit in dat integere mensen verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen handelen, betrouwbaar zijn en zorgvuldig omgaan met gevoelige informatie – ook wanneer er niemand kijkt.

2.      Wat stimuleert niet-integer gedrag bij medewerkers?

Over het algemeen zijn mensen geneigd om te doen wat wordt beloond en te laten wat wordt bestraft. Deze neiging kan echter negatief worden beïnvloed door een combinatie van drie factoren:

1. Gelegenheid: omstandigheden die het makkelijker maken om te frauderen maken de drempel om het te doen lager. Hierbij kun je denken aan gebrekkige controle van medewerkers bij hun werkzaamheden;
2. Druk/motivatie: druk of motivatie om fraude te plegen kan ontstaan door bijvoorbeeld persoonlijke omstandigheden, groepsdruk of chantage;
3. Rationalisaties: iemand probeert zijn of haar gedrag goed te praten. Het is bijvoorbeeld voor ‘een goed doel’ of ‘het is tijdelijk of alleen deze ene keer’.

Om de stimulatie van niet-integer gedrag te verminderen moeten één of meerdere van bovenstaande factoren worden weggenomen. Deze 5 stappen voor een goede fraudepreventiestrategie helpen je daarmee op weg.

3.      Wat heb ik aan een integriteitsbeleidsplan?

Met een integriteitsbeleidsplan worden de algemene én branchespecifieke kwetsbaarheden van de organisatie onderzocht. Bij algemene kwetsbaarheden kun je denken aan het aannemen van nieuw personeel en de omgang met relatiegeschenken en declaraties. Bij branchespecifieke kwetsbaarheden kun je denken aan het verlenen van subsidies of de toegang tot de kluis. Erg handig om die kwetsbaarheden op een rijtje te hebben, maar wat heb je er nog meer aan? Een organisatie zal er met een integriteitsbeleidsplan op vooruit gaan om deze redenen:

• Het geeft meer duidelijkheid over het gebruik van bedrijfsmiddelen;
• Het zorgt voor meer helderheid over bedrijfsprocessen;
• Het maakt dat integriteitsissues beter te managen zijn;
• Het zorgt voor een betere sfeer op de werkvloer;
• Het zorgt voor een beter bedrijfsresultaat.

4.      Waar kun je bedrijfsfraude aan herkennen?

Bedrijfsfraude is een vorm van niet-integer gedrag en het komt in veel verschillende vormen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan fraude door onjuiste urenregistraties of fraude door diefstal en/of verduistering. Er zijn een aantal punten waar bedrijfsfraude in het algemeen aan kan worden herkend:

• Smoezen verzinnen of plotseling vertrek van een medewerker zonder specifieke reden;
• Iemand is er altijd als eerste en gaat als laatste weg;
• Opvallend vaste patronen in pauzes;
• Niet houden aan regels en procedures;
• Een levensstijl van een medewerker die niet overeenkomt met zijn inkomen;
• Bewust werken zonder collega’s die mee kunnen kijken, of altijd met dezelfde collega;
• Veelvuldig onduidelijkheden in de urendeclaraties, administratie of activiteiten of juist nooit een fout;
• Verstopte goederen in de personeelsruimte of kluisjes.

5.       Wat als ik een medewerker verdenk van fraude?

Verdenk je een medewerker van fraude? Dan is de belangrijkste stap het nagaan of er echt iets aan de hand is. Iemand ten onrechte verdenken van het plegen van fraude kan zijn of haar vertrouwen in de organisatie ernstig beschadigen. Wanneer je tot de conclusie bent gekomen dat er echt iets aan de hand is, dan kun je beginnen aan een onderzoek. In ons stappenplan: wat te doen bij fraude of bedrijfsdiefstal vertellen wij je welke stappen hierbij het beste doorlopen kunnen worden.

Vidocq, het onderzoeksbureau van AVAQ, heeft ruim 15 jaar ervaring op het gebied van fraude en integriteit en door het Ministerie van Veiligheid en Justitie vergund met POB nummer 1433. Onze adviseurs ondersteunen organisaties bij de preventieve aanpak van fraude en integriteit en het doen van gedegen onderzoek.

Aan de slag met het professioneel vormgeven van fraude en integriteit binnen de organisatie? Neem vrijblijvend contact met ons op.