Een drieluik: deel 3

DE AANLOOP

In het eerste deel van deze casus namen we u mee in de melding en het gesprek met de melder. In deel twee zijn het Plan van Aanpak en de onderzoeksdoelstelling onder de loep genomen. Tijdens het onderzoek zijn meerdere zaken aan het licht gekomen. Directe opvolging zou er voor kunnen zorgen dat het onderzoek breed bekend zou worden binnen de onderneming. In overleg met de bedrijfsjurist is dit tijdelijk opzij gelegd omdat het belang van het gehele onderzoek zwaarder weegt. Er zijn goede argumenten vastgelegd om dit later te kunnen onderbouwen. In dit laatste deel wordt u meegenomen in de oplossing en implementatie van maatregelen.

GEVOLG VAN DE CONSTATERINGEN

Tijdens het observatieonderzoek, beschreven in deel twee van deze casus, werd duidelijk dat er sprake was van verduistering. Het vertrouwen in de betrokken medewerkers was dusdanig beschadigd dat niet verwacht kon worden dat de relatie voortgezet zou worden. De betrokken medewerkers besefte dit ook nadat zij met de feiten geconfronteerd werden. Tijdens een uitdienstprocedure werden beide betrokkenen bijgestaan door een bedrijfsjurist. Zo verliep dit voor de bouwonderneming en voor de medewerkers op de meest rechtvaardige manier.

GEVOLG BINNEN DE ORGANISATIE

Er werd verder onderzocht hoe het kon dat er ruimte was om materiaal mee te nemen zonder argwaan te wekken. Al snel bleek dat afvoer van restmateriaal beperkt werd vastgelegd in de bedrijfsadministratie, terwijl de administratie wel degelijk de mogelijkheid biedt om dit te registreren. Het proces is ingericht, maar de uitvoering en handhaving zijn niet geregeld. Hierdoor wordt restmateriaal niet geregistreerd en ontstond er ruimte voor verduistering.

Tijdens het onderzoek werd duidelijk dat bruikbare restmaterialen op een andere locatie werden opgeslagen. De gedachte hierachter was dat dit wellicht in de toekomst nog gebruikt kon worden. Organisatorisch kon dit niet omdat hergebruik van materiaal niet opgenomen was in de bedrijfsprocessen. Hierdoor was het mogelijk dat er een ongeregistreerde voorraad ontstond met een waarde van duizenden euro’s.

RESULTATEN VAN HET ONDERZOEK

Door de resultaten van het onderzoek werd afscheid genomen van twee medewerkers op middenkaderniveau. Om de gaten op te vullen zijn andere verantwoordelijken binnen de organisatie verplaatst. Door het onderzoek is een gevoelig bedrijfsproces aan het licht gebracht. De organisatie heeft hier van geleerd. Retourgoederen worden nog op dezelfde manier geregistreerd, maar nu met toezicht en handhaving op het inleveren. De ongeregistreerde voorraad is opgeruimd, hierdoor wordt misbruik tegen gegaan. De risico’s die werden genomen door de gebruikte materialen in te zetten bestaan hierdoor niet meer.

De wijziging van dit bedrijfsproces heeft op korte termijn gezorgd voor een toename van 40% aan ingeleverd restmateriaal, met bijbehorende waarde. Het opruimen van de externe opslag leverde een flinke waardepost op van het restmateriaal. Het resultaat op lange termijn is dat restmaterialen deel uitmaken van het gehele bedrijfsproces en het inzichtelijk is. ‘‘Handige medewerkers’’ kunnen nu geen eigen voordeeltjes meer halen. De waarde van het materiaal komt ten goede aan de onderneming.

ZORGVULDIGHEID

Door zorgvuldig te werk te zijn gegaan tijdens het onderzoek, zijn er geen conflicten ontstaan. Ook omdat het onderzoek is aangelopen in samenspraak met de opdrachtgever, bedrijfsjurist en met aandacht voor de gevoeligheden. Zo kon met respect voor alle betrokkenen recht gedaan worden, zonder onomkeerbare schade aan te richten. Het proces is nu integer ingericht, dit voorkomt scheve gezichten en zorgt voor harmonie op de werkvloer.

WAARMEE KUNNEN WE U VAN DIENST ZIJN?

Bel voor een vrijblijvend gesprek: 0321-311 733 of kijk op www.vidocq.nl

Deze casus is gebaseerd op een vergelijkbaar onderzoek. Door de samenvatting zijn bepaalde feiten niet overeenkomstig met het omvangrijke onderzoek.

Een drieluik: deel 2

HOE ZAT HET OOK ALWEER?

In het eerste deel van deze casus namen we u mee in de melding en het gesprek met de melder. Een medewerker van een bouwonderneming meldde onrechtvaardige ‘zaken’ op de werkvloer. De compliance officer schakelde Vidocq, het bedrijfsrecherchebureau van AVAQ Groep, in als externe partij. De melding is door Vidocq getoetst en geanalyseerd. Uit de analyse kwam een opvallende groep medewerkers naar voren. De bevindingen rondom deze medewerkers zijn reden om het onderzoek verder uit te breiden.

HET PLAN VAN AANPAK

Een helder Plan van Aanpak (PvA) is een onlosmakelijk onderdeel van een onderzoek en het vaststellen van de kaders. Hierin worden de onderzoeksredenen, de onderzoeksvragen en de onderzoeksmethode vastgelegd. De (tijds)investering van het onderzoek wordt begroot. Een kopie van de Privacygedragscode voor Particuliere Onderzoeksbureaus maakt onderdeel uit van het PvA.

Onderzoeksdoelstelling

Bij het onderzoek rondom fraude op de bouwplaats, is het belangrijkste doel om de melding op waarheid te toetsen. Dit is dan ook het eerste onderzoeksdoel. De complexiteit van het onderzoek was snel duidelijk: er zijn verschillende bertrokkenen met verschillende rollen. De onderzoeksdoelstellingen moeten zorgvuldig worden bepaald, medewerkers zijn het meest waardevol binnen een onderneming, zij mogen dan ook niet geschaad worden.

Het secundaire onderzoeksdoel is de waarheidsvinding rondom de melding. Hoe zorgen we voor een heldere en objectieve bewijsvoering van de geconstateerde feiten? De onderzoeksdoelen zijn bepaald in nauwe samenspraak met de bedrijfsjurist.

De AANPAK

Binnen de opvallende groep betrokkenen is naar ieder individu een administratief onderzoek uitgevoerd. Hierbij is de urenverantwoording vergeleken met de projectadministratie. Ook is er gekeken naar de afhandeling van restmateriaal en schroot. Dit heeft in twee gevallen concrete aanwijzingen opgeleverd.

Tijdens het onderzoek werd ook een nieuwe melding gedaan. Het betrof een melding over het afvoeren van restmaterialen. Na aanleiding van deze melding is direct een observatieonderzoek gestart. Het bleek om verduistering te gaan: een medewerker haalde restmatriaal van de bouwplaats op nadat andere medewerkers naar huis waren. Het restmateriaal werd de volgende dag aangetroffen bij een schroothandelaar. Deze had het materiaal tegen contante betaling overgenomen van de medewerker.

Directe opvolging aan de hand van de observatie zou er voor zorgen dat het onderzoek breed bekend zou worden binnen de onderneming. Niet direct reageren op de vaststellingen levert druk op het spoedeisende karakter van het nemen van (arbeidsrechtelijke) maatregelen. In overleg met de bedrijsjurist is het dossier van deze medewerker tijdelijk opzij gelegd omdat het belang van het gehele onderzoek zwaarder weegt dan dit individuele geval. Er zijn goede argumenten vastgelegd om dit later te onderbouwen.

Na een korte periode van vervolgonderzoek kwam er een tweede betrokkenen in beeld. Ook hij voerde projecten uit waarbij veel waardevol materiaal vrij kwam. Na een observatieonderzoek bleek dat deze medewerker zijn privé aanhanger achter zijn bedrijfsvoertuig had gekoppeld. Hij gaf zijn team opdracht restmateriaal op de aanhanger te leggen. Ook hij leverde dit af bij een schroothandelaar en ontving hier geld voor.

Hoe nu verder?

Het onderzoek is nog niet afgerond. Onderdelen zoals: opslag bij een derde partij en verantwoordelijkheden van de locatiemanager en zijn rol moeten nog worden uitgezocht. De twee concrete (ontoelaatbare) constateringen kunnen dringende reden zijn om maatregelen te treffen tegen de betrokken medewerkers. In overleg met de directie, compliance manager en de jurist is een vervolgplan gemaakt. Het verdere verloop hiervan leest u in deel 3 van deze casus.

Waarmee kunnen we u van dienst zijn?

Bel voor een vrijblijvend gesprek: 0321-311 733 of kijk op www.vidocq.nl

Deze casus is gebaseerd op een vergelijkbaar onderzoek. Door de samenvatting zijn bepaalde feiten niet overeenkomstig met het omvangrijke onderzoek.