Fraude op de bouwplaats: deel 3

28/04/2016

Een drieluik: deel 3

image

DE AANLOOP

In het eerste deel van deze casus namen we u mee in de melding en het gesprek met de melder. In deel twee zijn het Plan van Aanpak en de onderzoeksdoelstelling onder de loep genomen. Tijdens het onderzoek zijn meerdere zaken aan het licht gekomen. Directe opvolging zou er voor kunnen zorgen dat het onderzoek breed bekend zou worden binnen de onderneming. In overleg met de bedrijfsjurist is dit tijdelijk opzij gelegd omdat het belang van het gehele onderzoek zwaarder weegt. Er zijn goede argumenten vastgelegd om dit later te kunnen onderbouwen. In dit laatste deel wordt u meegenomen in de oplossing en implementatie van maatregelen.

GEVOLG VAN DE CONSTATERINGEN

Tijdens het observatieonderzoek, beschreven in deel twee van deze casus, werd duidelijk dat er sprake was van verduistering. Het vertrouwen in de betrokken medewerkers was dusdanig beschadigd dat niet verwacht kon worden dat de relatie voortgezet zou worden. De betrokken medewerkers besefte dit ook nadat zij met de feiten geconfronteerd werden. Tijdens een uitdienstprocedure werden beide betrokkenen bijgestaan door een bedrijfsjurist. Zo verliep dit voor de bouwonderneming en voor de medewerkers op de meest rechtvaardige manier.

GEVOLG BINNEN DE ORGANISATIE

Er werd verder onderzocht hoe het kon dat er ruimte was om materiaal mee te nemen zonder argwaan te wekken. Al snel bleek dat afvoer van restmateriaal beperkt werd vastgelegd in de bedrijfsadministratie, terwijl de administratie wel degelijk de mogelijkheid biedt om dit te registreren. Het proces is ingericht, maar de uitvoering en handhaving zijn niet geregeld. Hierdoor wordt restmateriaal niet geregistreerd en ontstond er ruimte voor verduistering.

Tijdens het onderzoek werd duidelijk dat bruikbare restmaterialen op een andere locatie werden opgeslagen. De gedachte hierachter was dat dit wellicht in de toekomst nog gebruikt kon worden. Organisatorisch kon dit niet omdat hergebruik van materiaal niet opgenomen was in de bedrijfsprocessen. Hierdoor was het mogelijk dat er een ongeregistreerde voorraad ontstond met een waarde van duizenden euro’s.

RESULTATEN VAN HET ONDERZOEK

Door de resultaten van het onderzoek werd afscheid genomen van twee medewerkers op middenkaderniveau. Om de gaten op te vullen zijn andere verantwoordelijken binnen de organisatie verplaatst. Door het onderzoek is een gevoelig bedrijfsproces aan het licht gebracht. De organisatie heeft hier van geleerd. Retourgoederen worden nog op dezelfde manier geregistreerd, maar nu met toezicht en handhaving op het inleveren. De ongeregistreerde voorraad is opgeruimd, hierdoor wordt misbruik tegen gegaan. De risico’s die werden genomen door de gebruikte materialen in te zetten bestaan hierdoor niet meer.

De wijziging van dit bedrijfsproces heeft op korte termijn gezorgd voor een toename van 40% aan ingeleverd restmateriaal, met bijbehorende waarde. Het opruimen van de externe opslag leverde een flinke waardepost op van het restmateriaal. Het resultaat op lange termijn is dat restmaterialen deel uitmaken van het gehele bedrijfsproces en het inzichtelijk is. ‘‘Handige medewerkers’’ kunnen nu geen eigen voordeeltjes meer halen. De waarde van het materiaal komt ten goede aan de onderneming.

ZORGVULDIGHEID

Door zorgvuldig te werk te zijn gegaan tijdens het onderzoek, zijn er geen conflicten ontstaan. Ook omdat het onderzoek is aangelopen in samenspraak met de opdrachtgever, bedrijfsjurist en met aandacht voor de gevoeligheden. Zo kon met respect voor alle betrokkenen recht gedaan worden, zonder onomkeerbare schade aan te richten. Het proces is nu integer ingericht, dit voorkomt scheve gezichten en zorgt voor harmonie op de werkvloer.

WAARMEE KUNNEN WE U VAN DIENST ZIJN?

Bel voor een vrijblijvend gesprek: 0321-311 733 of kijk op www.vidocq.nl

Deze casus is gebaseerd op een vergelijkbaar onderzoek. Door de samenvatting zijn bepaalde feiten niet overeenkomstig met het omvangrijke onderzoek.

Actueel

Meer avaq actueel

Enrico en Igor starten met stages bij AVAQ

02/09/2024

Foto: Igor Renshof (links) en Enrico Veldhuis (rechts) voor de gevel bij AVAQ, locatie Dronten. […]

Lees meer

In dienst bij je kind – Financieel Dagblad

18/08/2024

17 augustus 2024 Door Emma Verweij • Fotografie: Nanda Hagenaar Cindy Breg-de Jong (1991) en […]

Lees meer

AVAQ Groep laat kwaliteit zien

28/04/2016

Bij AVAQ zijn wij graag duidelijk, helder en open over onze processen. AVAQ staat voor het leveren van kwaliteit. Dit wordt niet alleen geborgd in onze dienstverlening maar ook in de bedrijfsprocessen. Deze zijn afgelopen maart getoetst door TÜVRheinland, met succes! AVAQ heeft per april 2016 een gecertificeerd ISO 9001:2008 kwaliteitssysteem.

206032 schermafbeelding%202016 04 28%20om%2012.20.44 d944d6 original 1461838980

                  Foto: Daniël de Jong met het ISO 9001:2008 certificaat

Daniël de Jong, Operationeel Manager van AVAQ, vertelt wat de reden is om een ISO 9001:2008 certificering te behalen:

’Wij geven bij onze klanten het belang aan van organisatorische maatregelen op het gebied van veiligheid, beveiliging en integriteit. Wij bevelen bedrijven aan om dit zo goed mogelijk vast te leggen. Door de onafhankelijke toetsing laten wij zien dat binnen AVAQ de organisatorische bedrijfsprocessen optimaal geborgd zijn.

Met ISO 9001:2008 voldoet AVAQ aan de internationale norm van kwaliteitsmanagement. Het kwaliteitsmanagementsysteem van AVAQ is door externe en onafhankelijke partij TÜVRheinland vastgesteld. ISO 9001:2008 wordt ieder jaar getoetst om de continuïteit van het kwaliteitsmanagementsysteem binnen AVAQ te blijven borgen. Want een brede blik op veiligheid, betekent een scherpe blik op kwaliteit.

Actueel

Meer avaq actueel

Enrico en Igor starten met stages bij AVAQ

02/09/2024

Foto: Igor Renshof (links) en Enrico Veldhuis (rechts) voor de gevel bij AVAQ, locatie Dronten. […]

Lees meer

In dienst bij je kind – Financieel Dagblad

18/08/2024

17 augustus 2024 Door Emma Verweij • Fotografie: Nanda Hagenaar Cindy Breg-de Jong (1991) en […]

Lees meer

Fraude op de bouwplaats: deel 2

21/04/2016

Een drieluik: deel 2

image

HOE ZAT HET OOK ALWEER?

In het eerste deel van deze casus namen we u mee in de melding en het gesprek met de melder. Een medewerker van een bouwonderneming meldde onrechtvaardige ‘zaken’ op de werkvloer. De compliance officer schakelde Vidocq, het bedrijfsrecherchebureau van AVAQ Groep, in als externe partij. De melding is door Vidocq getoetst en geanalyseerd. Uit de analyse kwam een opvallende groep medewerkers naar voren. De bevindingen rondom deze medewerkers zijn reden om het onderzoek verder uit te breiden.

HET PLAN VAN AANPAK

Een helder Plan van Aanpak (PvA) is een onlosmakelijk onderdeel van een onderzoek en het vaststellen van de kaders. Hierin worden de onderzoeksredenen, de onderzoeksvragen en de onderzoeksmethode vastgelegd. De (tijds)investering van het onderzoek wordt begroot. Een kopie van de Privacygedragscode voor Particuliere Onderzoeksbureaus maakt onderdeel uit van het PvA.

Onderzoeksdoelstelling

Bij het onderzoek rondom fraude op de bouwplaats, is het belangrijkste doel om de melding op waarheid te toetsen. Dit is dan ook het eerste onderzoeksdoel. De complexiteit van het onderzoek was snel duidelijk: er zijn verschillende bertrokkenen met verschillende rollen. De onderzoeksdoelstellingen moeten zorgvuldig worden bepaald, medewerkers zijn het meest waardevol binnen een onderneming, zij mogen dan ook niet geschaad worden.

Het secundaire onderzoeksdoel is de waarheidsvinding rondom de melding. Hoe zorgen we voor een heldere en objectieve bewijsvoering van de geconstateerde feiten? De onderzoeksdoelen zijn bepaald in nauwe samenspraak met de bedrijfsjurist.

De AANPAK

Binnen de opvallende groep betrokkenen is naar ieder individu een administratief onderzoek uitgevoerd. Hierbij is de urenverantwoording vergeleken met de projectadministratie. Ook is er gekeken naar de afhandeling van restmateriaal en schroot. Dit heeft in twee gevallen concrete aanwijzingen opgeleverd.

Tijdens het onderzoek werd ook een nieuwe melding gedaan. Het betrof een melding over het afvoeren van restmaterialen. Na aanleiding van deze melding is direct een observatieonderzoek gestart. Het bleek om verduistering te gaan: een medewerker haalde restmatriaal van de bouwplaats op nadat andere medewerkers naar huis waren. Het restmateriaal werd de volgende dag aangetroffen bij een schroothandelaar. Deze had het materiaal tegen contante betaling overgenomen van de medewerker.

Directe opvolging aan de hand van de observatie zou er voor zorgen dat het onderzoek breed bekend zou worden binnen de onderneming. Niet direct reageren op de vaststellingen levert druk op het spoedeisende karakter van het nemen van (arbeidsrechtelijke) maatregelen. In overleg met de bedrijsjurist is het dossier van deze medewerker tijdelijk opzij gelegd omdat het belang van het gehele onderzoek zwaarder weegt dan dit individuele geval. Er zijn goede argumenten vastgelegd om dit later te onderbouwen.

Na een korte periode van vervolgonderzoek kwam er een tweede betrokkenen in beeld. Ook hij voerde projecten uit waarbij veel waardevol materiaal vrij kwam. Na een observatieonderzoek bleek dat deze medewerker zijn privé aanhanger achter zijn bedrijfsvoertuig had gekoppeld. Hij gaf zijn team opdracht restmateriaal op de aanhanger te leggen. Ook hij leverde dit af bij een schroothandelaar en ontving hier geld voor.

Hoe nu verder?

Het onderzoek is nog niet afgerond. Onderdelen zoals: opslag bij een derde partij en verantwoordelijkheden van de locatiemanager en zijn rol moeten nog worden uitgezocht. De twee concrete (ontoelaatbare) constateringen kunnen dringende reden zijn om maatregelen te treffen tegen de betrokken medewerkers. In overleg met de directie, compliance manager en de jurist is een vervolgplan gemaakt. Het verdere verloop hiervan leest u in deel 3 van deze casus.

Waarmee kunnen we u van dienst zijn?

Bel voor een vrijblijvend gesprek: 0321-311 733 of kijk op www.vidocq.nl

Deze casus is gebaseerd op een vergelijkbaar onderzoek. Door de samenvatting zijn bepaalde feiten niet overeenkomstig met het omvangrijke onderzoek.

Actueel

Meer avaq actueel

Enrico en Igor starten met stages bij AVAQ

02/09/2024

Foto: Igor Renshof (links) en Enrico Veldhuis (rechts) voor de gevel bij AVAQ, locatie Dronten. […]

Lees meer

In dienst bij je kind – Financieel Dagblad

18/08/2024

17 augustus 2024 Door Emma Verweij • Fotografie: Nanda Hagenaar Cindy Breg-de Jong (1991) en […]

Lees meer

Fraude op de bouwplaats

13/04/2016

Vidocq bedrijfsrecherche, het onderzoeksbureau van AVAQ Groep, heeft onderzoek gedaan naar fraude op de bouwplaats. De casus bestaat uit 3 delen, welke zijn gericht op:

– de uitvoering van het onderzoek;

– het proces van het onderzoek;

– de besluitvorming van het onderzoek.

Mede naar aanleiding van het onderzoek uit de casus heeft AVAQ een workshop integriteit ontwikkeld.

203990 workshop integriteit 01 54641b original 1460538164

Deze workshop gaat in op awareness rondom integriteit, onderkennen van signalen van fraude en ‘hoe te handelen in geval van …’.Heeft u interesse in deze workshop? Neem dan contact op met ons via: 0321-311773.

Wilt u zelf aan de slag met integriteitsbeleid?

203991 stroomdiagramfragment 2da998 original 1460538294

Bij het implementeren van een integriteitsbeleid komt aardig wat kijken. De medewerkers van AVAQ hebben hun kennis in een stappenplan gezet, zodat u hiermee zelf aan de slag kunt.

Actueel

Meer avaq actueel

Enrico en Igor starten met stages bij AVAQ

02/09/2024

Foto: Igor Renshof (links) en Enrico Veldhuis (rechts) voor de gevel bij AVAQ, locatie Dronten. […]

Lees meer

In dienst bij je kind – Financieel Dagblad

18/08/2024

17 augustus 2024 Door Emma Verweij • Fotografie: Nanda Hagenaar Cindy Breg-de Jong (1991) en […]

Lees meer

Hoe screent u medewerkers op de juiste manier?

11/04/2016

Vóór het in dienst treden maar ook tijdens het in dienst zijn: screening is op verschillende momenten noodzakelijk. Maar wat houdt ‘screenen’ nou precies in en hoe verhoudt zich dit tot de betrokken partijen?

 

image

Bij het screenen van personen zijn verschillende partijen betrokken: de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen College Bescherming Persoonsgegevens), een onderzoeksbureau, de werkgever en de werknemer.

De definitie van screenen luidt: Grondig onderzoeken en analyseren van gegevens. Voor een werkgever is het toegestaan om zichzelf hierin te voorzien en onderzoek te verrichten naar (nieuw) personeel, hierbij moet wel sprake zijn van een ‘rechtvaardig belang’.

Voor een objectieve screening en het borgen van de dynamiek op de werkvloer is het raadzaam om een particulier onderzoeksbureau in te schakelen. Hiermee bent u verzekerd van de juiste handelwijze en heeft u een extra paar ogen zodat er niets over het hoofd wordt gezien.

De stappen bij screening

Een screening bestaat uit het vergaren van informatie, grotendeels aangeleverd door de kandidaat zelf. Deze informatie wordt gecontroleerd, (op juistheid) onderzocht, doorgelicht en grondig bekeken. Het screenen van medewerkers is bedoeld om de integriteit van de organisatie te borgen. Neem geen risico met nieuwe medewerkers.

Het uit laten voeren van een screening door een externe partij moet aan voorwaarden voldoen. Als het om persoonsgegevens gaat, kan men niet zorgvuldig genoeg zijn. Borging van privacy is van groot belang. Als (nieuwe) medewerkers door een externe partij gescreend worden moet deze partij:

  • Zich conformeren aan de richtlijnen van: de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement en Organisatieontwikkeling (NVP) en de (privacy)gedragscode sector particuliere onderzoeksbureaus;
  • Beschikken over een geldige vergunning van het Ministerie van Veiligheid en Justitie (POB);
  • In het bezit zijn van een keurmerk Particulier Onderzoeksbureau van de Nederlandse Veiligheidsbranche;
  • De werkzaamheden laten uitvoeren door gediplomeerde en vergunde onderzoekers;
  • De (digitale) infrastructuur geborgd hebben.

Bekijk hiervoor ook de brochure van het Ministerie van Veiligheid en Justitie.

Recherchewerkzaamheden

De definitie van recherchewerkzaamheden luidt: het vergaren en analyseren van gegevens.

Onder analyse wordt verstaan het ontleden en systematisch onderzoeken. Dit lijkt dus naadloos van toepassing te zijn. Er is in ieder geval sprake van verifiëren en grondig controleren van de informatie.

Als naar deze uitleg gekeken wordt valt het beoordelen/verifiëren van de vergaarde informatie onder de definitie ‘recherchewerkzaamheden’ en is het reëel dat partijen die zich met deze werkzaamheden bezig houden beschikken over de eerder genoemde vereisten. Ook het alleen toetsen of de aangeleverde informatie ‘oké’ is valt dus hieronder.

Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens draagt zorg voor het toezicht op de borging van privacy binnen Nederland. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is veel informatie beschikbaar over privacy met betrekking tot de relatie tussen werkgever en werknemer. Denk hierbij aan sollicitatieprocedures, cameratoezicht en het bewaren van persoonsgegevens. Ook screenen van (toekomstige) medewerkers is een item waar het de Autoriteit Persoonsgegevens over publiceert.

Particuliere Onderzoeksbureaus vallen onder het toezicht van de Autoriteit Persoonsgegevens en dienen zich actief te conformeren aan de gestelde normen, ook voor wat betreft het screenen van nieuwe medewerkers. Dit is geborgd in een vergunningensysteem waarbij ook de medewerkers die actief betrokken zijn bij de werkzaamheden persoonlijk vergund en gediplomeerd zijn.

Zorg voor borging van integriteit binnen uw organisatie, screen op de juiste manier!

Bronnen: Website Autoriteit PersoonsgegevensWet op de Particuliere Beveiliging Organisaties en Recherchebureaus.

Benieuwd naar de aanpak van Vidocq bij het screenen van nieuwe medewerkers? Bekijk onze brochure.

Actueel

Meer avaq actueel

Enrico en Igor starten met stages bij AVAQ

02/09/2024

Foto: Igor Renshof (links) en Enrico Veldhuis (rechts) voor de gevel bij AVAQ, locatie Dronten. […]

Lees meer

In dienst bij je kind – Financieel Dagblad

18/08/2024

17 augustus 2024 Door Emma Verweij • Fotografie: Nanda Hagenaar Cindy Breg-de Jong (1991) en […]

Lees meer

AVAQ Groep reikt RI&E certificaten uit aan Noppies en Gulf.

08/04/2016

AVAQ Groep heeft afgelopen periode de organisaties Noppies en Gulfbegeleidt bij het uitvoeren van de risico- inventarisatie & -evaluatie (RI&E). Beide organisaties zijn bewust bezig met het borgen van veiligheid op de werkvloer. Dit toont goedwerkgeverschap.

De begeleiding bij het opzetten en uitvoeren van de RI&E door medewerkers van AVAQ is pragmatisch en no-nonsense. Ideaal!

Operationeel manager – Gulf

Van beide organisaties zijn de RI&E en het plan van aanpak getoetst en goed bevonden door een extern ingehuurde hogere veiligheidskundige. Voor dit resultaat hebben Noppies en Gulf een RI&E certificaat ontvangen.

203245 schermafbeelding%202016 04 07%20om%2016.43.31 5c3288 original 1460040234

Foto: AVAQ Groep reikt RI&E certificaat uit aan Noppies en Gulf.

Een RI&E is, naast een wettelijke verplichting, een ideale tool voor het borgen van de veiligheid van medewerkers en de continuïteit van de organisatie.

Safety consultant – AVAQ Groep

Opvolgend op de RI&E wordt bij beide bedrijven in samenspraak een bedrijfsnoodplan opgesteld. Hierbij wordt onder andere een BHV-plan en een ontruimingsplan gemaakt. Ook worden nieuwe ontruimings- en aanvalsplattegronden getekend.

De Arbowet en de verschillende NEN normeringen (NEN 4000:2008, NEN 8112:2010, NEN 1414:2007) dienen als kader en uitgangspunt. Het belangrijkste is dat de maatregelen in de praktijk goed functioneren, zodat iedereen aan het einde van de dag veilig naar huis gaat.

Zowel Noppies als Gulf wil veiligheid op een professionele manier borgen. Om te zorgen voor continuïteit, bezoekt AVAQ de bedrijven meerdere malen per jaar om in samenspraak met de preventiemedewerker zorg te dragen voor het plan van aanpak en eventuele aanpassingen in het bedrijfsnoodplan. Op deze manier bouwt AVAQ samen met Noppies en Gulf aan een veilige en harmonische werkomgeving.

Wilt u meer informatie over hoe wij samen bouwen aan vertrouwen binnen organisaties? Neem vrijblijvend contact met ons op!

Actueel

Meer avaq actueel

Enrico en Igor starten met stages bij AVAQ

02/09/2024

Foto: Igor Renshof (links) en Enrico Veldhuis (rechts) voor de gevel bij AVAQ, locatie Dronten. […]

Lees meer

In dienst bij je kind – Financieel Dagblad

18/08/2024

17 augustus 2024 Door Emma Verweij • Fotografie: Nanda Hagenaar Cindy Breg-de Jong (1991) en […]

Lees meer