De 1,5 Meter MINDMAP: informatie en tools voor ondernemers

29/05/2020

In navolging van onze eerdere Corona MINDMAP delen we nu onze nieuw opgezette 1,5 Meter MINDMAP. Nu de versoepelingen langzaam van kracht gaan, komt de 1,5 meter werkvloer dichterbij. Wij komen een hoop goede informatie en mooie tools tegen die wij graag delen via deze MINDMAP.

Mix van organisatorisch, bouwkundig en elektronisch

Bij het nemen van de juiste maatregelen is een goede mix tussen organisatorische-, bouwkundige- en elektronische maatregelen cruciaal. Een app werkt immers niet wanneer er geen beleid is omtrent het gebruik. Met onze MINDMAP proberen we dan ook te voorzien in al deze aspecten, simpel gezegd dus:

  • Aan welke organisatorische maatregelen kan gedacht worden bij de 1,5 meter werkvloer?
  • Aan welke bouwkundige maatregelen kan gedacht worden bij de 1,5 meter werkvloer?
  • Aan welke elektronische maatregelen kan gedacht worden bij de 1,5 meter werkvloer?

Onze MINDMAP zal dagelijks worden bijgewerkt met nieuwe relevantie informatie en tools. Wij houden van samenwerken: veiligheid maak je tenslotte samen. Wij nodigen je uit om een bijdrage te leveren aan onze MINDMAP, zodat deze nog completer wordt (zie instructies in de MINDMAP).

Als je zelf goede tips of een checklist hebt (gemaakt) die relevant is om toe te voegen aan onze MINDMAP: laat het ons weten, dan kunnen we een link toevoegen.

𝙇𝙚𝙩 𝙤𝙥: 𝙤𝙥𝙚𝙣 𝙙𝙚 𝙢𝙞𝙣𝙙𝙢𝙖𝙥 𝙤𝙥 𝙟𝙚 𝙘𝙤𝙢𝙥𝙪𝙩𝙚𝙧 𝙫𝙤𝙤𝙧 𝙤𝙥𝙩𝙞𝙢𝙖𝙡𝙚 𝙬𝙚𝙧𝙠𝙞𝙣𝙜 𝙫𝙖𝙣 𝙡𝙞𝙣𝙠𝙨.

Open via deze LINK de MINDMAP in een nieuw tabblad.

Hulp nodig voor een veilige 1,5 meter werkvloer?

Neem vrijblijvend contact met ons op, wij zijn 24/7 bereikbaar ten behoeve van ondersteuning en advies. Onze veiligheidsadviseur voorziet u van kundig advies voor het inrichten van een veilige (1,5 meter) werkvloer. De adviseurs van AVAQ geven bedrijven en welgestelde, vermogende families grip op veiligheidsrisico’s doormiddel van safety- en securitymanagement, integriteitsmanagement, privacy management en het Family Security Office.

Actueel

Meer avaq actueel

Verborgen camera ontdekt: Alert handelen voorkomt risico’s

05/12/2024

Hoe AVAQ hielp bij het veilig oplossen van een zorgelijke situatie Bij een woonhuis werd […]

Lees meer

AVAQ Bedrijfshockeyteam van start bij HC Zwolle

03/12/2024

Gisterenavond speelde het AVAQ Bedrijfshockeyteam zijn eerste wedstrijd in de bedrijfshockeycompetitie bij Hockeyclub Zwolle. Het […]

Lees meer

Het belang van een vertrouwenspersoon binnen jouw organisatie

27/05/2020

Organisaties zijn niet wettelijk verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Wel zijn organisaties wettelijk verplicht om te zorgen voor een werkomgeving waar medewerkers zich veilig voelen. Deze verplichting valt onder het beleid psychosociale arbeidsbelasting (PSA-beleid). Een vertrouwenspersoon draagt bij aan een veiliger gevoel op de werkvloer. In deze blog lees je wat een vertrouwenspersoon is en wat deze doet.

Waarom een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon draagt bij aan een veilige werksfeer. Medewerkers kunnen veel last hebben wanneer ze te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen. Het kan zijn dat een slachtoffer van ongewenste omgangsvormen het lastig vindt om dit te melden bij de werkgever of bij de leidinggevende. Een vertrouwenspersoon verlaagt deze drempel. Het zorgt voor een betere werksfeer wanneer medewerkers in vertrouwen met iemand kunnen spreken. Daarnaast voorkomt het escalatie en ziekteverzuim: (persoonlijke) problemen worden aangepakt voordat ze groter worden en medewerkers worden geholpen voordat ze een burn-out of andere klachten krijgen. Kortom, het aanstellen van een vertrouwenspersoon zorgt voor gezondere medewerkers, een betere werksfeer, betere werkprestaties en minder verzuim.

De taken van een vertrouwenspersoon

De taken van een vertrouwenspersoon hangen af van de organisatie. Over het algemeen heeft een vertrouwenspersoon de volgende taken:

  1. Begeleiding en opvang van medewerkers: een vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor voor medewerkers die te maken hebben gehad met een ongewenste omgangsvorm. Dit kan zijn: discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie en geweld of pesten. Samen met de medewerker wordt overlegd wat er met de situatie moet gebeuren. De uiteindelijke keuze ligt hierbij altijd bij de medewerker;
  2. Het management adviseren: een vertrouwenspersoon adviseert het management over het voorkomen van ongewenste omgangsvormen. Veelal wordt er, in samenspraak met of door het management, een beleid opgesteld waaraan de organisatie en haar medewerkers zich moeten houden;
  3. Het analyseren van voorvallen: door de voorvallen te analyseren kan de vertrouwenspersoon bepaalde patronen ontdekken die te maken hebben met deze gebeurtenissen. Met het doorvoeren van veranderingen op basis van deze analyses kunnen incidenten beter worden voorkomen;
  4. Medewerkers informeren: de vertrouwenspersoon informeert de medewerkers over zijn werkwijze. Bijvoorbeeld dat de vertrouwenspersoon beroepsgeheim heeft, maar dat dit vervalt wanneer een zaak voor de rechter komt. Ook worden de medewerkers erop gewezen dat ze mogen kiezen voor een doorverwijzing naar een externe deskundige indien nodig.

Intern of extern

Als organisatie kun je kiezen voor een interne of externe vertrouwenspersoon. Meestal is een vertrouwenspersoon een medewerker van de organisatie zelf. In dat geval is de vertrouwenspersoon al bekend met de bedrijfscultuur van de organisatie. Voor organisaties met minder capaciteit kan een externe vertrouwenspersoon uitkomst bieden. Hierbij is het belangrijk dat hij/zij bekend wordt met de bedrijfscultuur van de organisatie.

Een vertrouwenspersoon dient uiteraard te vertrouwen zijn, het is dan ook belangrijk de keuze te maken voor een geschikt en integer persoon. Een goede integratie van een vertrouwenspersoon in het totale bedrijfsbeleid is belangrijk. AVAQ ondersteunt opdrachtgevers bij deze integratie, het opzetten van gepast beleid, het vormgeven van goede procedures en het stellen van de benodigde eisen rondom een vertrouwenspersoon.

Neem vrijblijvend contact op met onze integriteitsexperts. AVAQ helpt bij het organiseren van een veilige, en dus ook integere, werkvloer.

vertrouwenspersoon

Actueel

Meer avaq actueel

Verborgen camera ontdekt: Alert handelen voorkomt risico’s

05/12/2024

Hoe AVAQ hielp bij het veilig oplossen van een zorgelijke situatie Bij een woonhuis werd […]

Lees meer

AVAQ Bedrijfshockeyteam van start bij HC Zwolle

03/12/2024

Gisterenavond speelde het AVAQ Bedrijfshockeyteam zijn eerste wedstrijd in de bedrijfshockeycompetitie bij Hockeyclub Zwolle. Het […]

Lees meer

Het beschermen van privacy: ook belangrijk bij thuiswerken

20/05/2020

Eerder schreven wij over veilig thuiswerken en het gebruik van VPN. Omdat (vaker) thuiswerken de nieuwe norm zal zijn bij veel bedrijven is het belangrijk ook hier bewust om te gaan met privacy en gevoelige (bedrijfs)gegevens. Naast het gebruikmaken van VPN zijn er nog meer manieren om privacy en gevoelige (bedrijfs)gegevens tijdens het thuiswerken te beschermen. Zorg dat jouw organisatie veiliger thuis werkt met deze 4 tips:

1. Altijd up-to-date

Zorg ervoor dat alle programma’s waarmee gewerkt wordt zijn voorzien van de nieuwste (beveiligings)updates. Vaak is de reden van een update een gevonden kwetsbaarheid in het betreffende programma. Wanneer dergelijke updates niet worden geïnstalleerd, is het programma minder veilig en wordt de kans groter dat cybercriminelen toegang krijgen tot de (thuis)werkplek en bij gevoelige/vertrouwelijke informatie kunnen. Zorg dat updates automatisch uitgevoerd worden op de apparaten waarmee werknemers (thuis)werken.

2. Blijf clean desk policy en clear screen policy hanteren

Ook thuis is het belangrijk clean desk policy en clear screen policy te hanteren. Geef medewerkers instructies om dit op dezelfde wijze uit te voeren als op kantoor. Laat vertrouwelijke documenten veilig opbergen of vernietigen wanneer deze niet meer nodig zijn. Verschaf medewerkers die met veel vertrouwelijke/persoonlijke informatie werken van een shredder die zij thuis kunnen gebruiken. Ook de thuiscomputer/-laptop moet zijn voorzien van een vergrendeling met een goed wachtwoord bij pauze of geen gebruik. Daarnaast is het gebruik van een privacy filter aan te raden: een screenprotector die het onmogelijk maakt om van de zijkant mee te kijken op het scherm. Op deze wijze voorkom je dat vertrouwelijke bedrijfsinformatie of (persoonlijke) gegevens op de thuiswerkplekken onder ogen van onbevoegden zoals familieleden, buren of kennissen komen.

3. Voorzie in goede Cloud- en opslagdiensten

Tijdens het thuiswerken moet iedereen bij de juiste bestanden kunnen komen. Cloud- en opslagdiensten zijn hier handige programma’s voor, echter brengen deze altijd risico’s met zich mee. Bepaal als werkgever welke Cloud- en opslagdiensten gebruikt worden en geef instructies hoe dit op een veilige manier gedaan kan worden. Een centrale (cloud)opslag helpt bij het bewaken van de bestandslocaties en voorkomt dat bestanden op allerlei verschillende plekken worden bewaard (waardoor het overzicht verloren gaat).

4. Pas op voor onveilige vergaderprogramma’s

Thuiswerken en vergaderen is steeds makkelijker door de huidige technologieën zoals online vergaderprogramma’s. Bij het gebruik hiervan is het belangrijk te letten op de veiligheid van zo’n programma. Maak een goede afweging voor het programma en bepaal als organisatie van welk programma gebruik wordt gemaakt. Lees hier meer over de veiligheid van veel gebruikte programma’s.

Bedrijfsveiligheid gaat ook thuis door. AVAQ geeft grip en helpt bij het goed en veilig inrichten van thuiswerk structuren en protocollen, neem voor meer informatie vrijblijvend contact met ons op.

Thuiswerken

 

Actueel

Meer avaq actueel

Verborgen camera ontdekt: Alert handelen voorkomt risico’s

05/12/2024

Hoe AVAQ hielp bij het veilig oplossen van een zorgelijke situatie Bij een woonhuis werd […]

Lees meer

AVAQ Bedrijfshockeyteam van start bij HC Zwolle

03/12/2024

Gisterenavond speelde het AVAQ Bedrijfshockeyteam zijn eerste wedstrijd in de bedrijfshockeycompetitie bij Hockeyclub Zwolle. Het […]

Lees meer

Corona buiten de bedrijfsdeur houden: Do’s and don’ts

12/05/2020

Corona houdt al meerdere weken ons land in haar greep. Inmiddels zijn we op het punt waarop bedrijven beetje-bij-beetje weer zo ver als mogelijk ”normaal” open gaan. Het is immers belangrijk om het werk door te laten gaan en de bedrijfscontinuïteit te borgen. Waar de behoefte groeit weer terug te gaan naar ”normaal”, zien we een hoop ”oplossingen” verschijnen die corona zouden helpen buiten de deur te houden. Kiezen voor gemak lijkt hierbij aantrekkelijk, maar wees voorzichtig. 

Aan het begin van dit corona-tijdperk gaven wij al tips over het nemen van maatregelen op de werkvloer en de privacy van werknemers (deze lees je hier terug). Je wilt uiteraard je werkvloer gezond houden en hier de juiste maatregelen voor nemen. Het blijft hierbij belangrijk dat deze maatregelen proportioneel zijn en je geen onnodige inbreuk maakt op de privacy van werkgevers. Het zomaar gebruiken van temperatuurmeters en warmtecamera’s is dus een absolute no-go: dit luistert erg nauw en mag niet zomaar (in veel gevallen gewoonweg niet).

Raadpleeg dit document

ArboNed heeft een document opgesteld met werknemers- en werkgeversadvies rondom het coronavirus. De laatste versie van dit document kun je hier raadplegen. In dit document lees je advies voor bedrijfscontinuïteit in het coronatijdperk terwijl veiligheid en gezondheid van werknemers (op een correcte en toegestane wijze) zoveel mogelijk geborgd blijft. Wij raden iedere organisatie aan dit document te raadplegen en te kijken welke situatie van toepassing is. Hieronder een greep uit de do’s en don’ts uit dit document.

Do’s

  • Wees je bewust van de keuze’s die je als organisatie maakt voor de organisatie zelf en werknemers. Deze kunnen zowel een (langdurige) positieve of negatieve indruk achterlaten;
  • Laat medewerkers zo veel als mogelijk thuiswerken, dit is nog steeds de norm vanuit de overheid. Zorg dat zij op een gezonde en duurzame manier kunnen werken door bijvoorbeeld te faciliteren in de juiste ondersteunende attributen;
  • De thuissituatie verschilt momenteel bij iedereen. Zorg als organisatie voor passend beleid en oplossingen, zoals het verlenen van calamiteitenverlof of ouderschapsverlof en informeer werknemers hierover.
  • Communiceer duidelijk aan werknemers dat ze geacht worden thuis te blijven bij klachten (verkoudheid, hoesten, keelpijn, kortademigheid of koorts);
  • Verdenking van het coronavirus bij een werknemer of zijn/haar gezinsleden is in deze coronasituatie voldoende aanleiding om de werknemer naar huis te sturen;
  • Laat je adviseren door de arbodienst of bedrijfsarts over maatregelen bij ziekte met aandacht voor het welzijn van de werknemers, derden en de bedrijfscontinuïteit;
  • Een bedrijfsarts bepaalt of een werknemer ziek is. Vanwege medisch beroepsgeheim mag deze de werkgever niet de aard van de gezondheidsklachten melden, wel wat de werknemer wel/niet kan doen en voor welke verwachtte periode.
  • Bespreek zorgen van werknemers met en kwetsbare gezondheid of een verhoogd risico op basis van de werk- of privésituatie (bijvoorbeeld bij mantelzorgers of het hebben van een kwetsbaar gezinslid).
  • Informeer werknemers over maatregelen ten aanzien van persoonlijke- en arbeidshygiëne, tref de juiste arbeidshygiënische maatregelen op de werkplek.

Don’ts

  • Ga niet anders handelen dan de geldende richtlijnen voor jouw organisatie.
  • Het is werkgevers (met uitzondering in de zorg) niet toegestaan zelf te vragen naar en te screenen op ziekteverschijnselen;
  • Temperatuurmetingen via infraroodthermometers of speciale camera’s zijn niet betrouwbaar en niet wenselijk;
  • Laat geen personen toe op de werkvloer waarbij enige vorm van verdenking op ziekteverschijnselen is;
  • Laat kwetsbare werknemers (zoals zwangere vrouwen en (chronisch) zieke werknemers) niet reizen met openbaar vervoer en laat hen grote groepen vermijden (dus ook op de werkvloer);
  • Werknemers met een kwetsbare gezondheid lopen niet alleen zelf onnodig risico op de werkvloer, zij vormen ook een risico voor anderen op de werkvloer. Neem daarom in geval van werknemers met een kwetsbare gezondheid contact op met de arbodienst.

AVAQ ondersteunt momenteel diverse organisaties bij het opstellen van corona-beleid en -maatregelen voor een veilige werkvloer. Als ervaringsdeskundige zijn wij de schakel tussen de betrokken afdelingen en zorgen wij voor een juiste implementatievorm passend bij onze opdrachtgevers.

Advies nodig omtrent (beleids)maatregelen, privacy van medewerkers en de bedrijfscontinuïteit? AVAQ helpt verder, neem vrijblijvend contact met ons op. 

Actueel

Meer avaq actueel

Verborgen camera ontdekt: Alert handelen voorkomt risico’s

05/12/2024

Hoe AVAQ hielp bij het veilig oplossen van een zorgelijke situatie Bij een woonhuis werd […]

Lees meer

AVAQ Bedrijfshockeyteam van start bij HC Zwolle

03/12/2024

Gisterenavond speelde het AVAQ Bedrijfshockeyteam zijn eerste wedstrijd in de bedrijfshockeycompetitie bij Hockeyclub Zwolle. Het […]

Lees meer

Vrijheid anno 2020: koesteren en beschermen

05/05/2020

”Samen verantwoordelijk zijn om vrijheid door te geven”. Dit is de boodschap van het Nationaal Comité 4 en 5 mei. Vandaag vieren we dat we 75 jaar in vrijheid leven. We hangen de vlag uit voor de bevrijding en onze vrijheid. We staan stil bij het belang en de waarde van vrijheid. Vrijheid lijkt vanzelfsprekend, toch moeten we dit nog altijd dagelijks blijven beschermen.

Op dit moment benadrukken het coronavirus, en de mogelijke maatregelen om dit virus te beheersen, de kwetsbaarheid van leven in vrijheid. Vrijheid betekent: ‘gaan en staan waar jij wilt zonder verantwoording af te hoeven leggen aan wie dan ook’. Tijdens deze crisis leveren we letterlijk onze vrijheid in om onze gezondheid te beschermen. Vrijwel iedereen accepteert deze impactvolle maatregel. Toch is het beschermen van de balans tussen het handhaven van onze vrijheidsbeperking ten opzichte van het risico van het coronavirus cruciaal. Meer controle, betekent minder vrijheid en zorgt niet per definitie voor meer grip.

Vertrouwen is goed, controle is niet altijd beter 

De mens heeft behoefte aan controle. In onzekere tijden wordt deze behoefte groter. Meer controle geeft namelijk het gevoel van meer grip. Toch gaat grip over het nemen van de juiste maatregelen en dat is iets anders dan meer controle. Een goed voorbeeld hiervan is de inzet van technologie. De drang van overheden om de crisis te beheersen door de inzet van niet effectief bewezen technologie zet onze (onzichtbare) vrijheid onder druk, op de korte maar zeker ook op de lange termijn. Er ontstaat meer controle, maar er wordt sterk getwijfeld of dit resulteert in meer in grip. De vraag is dus: is dit een juiste maatregel? Deze technologische middelen verzamelen namelijk veel persoonlijke data. We moeten onze privacy niet opgeven voor iets waar de effectiviteit niet van is bewezen. En zelfs als de effectiviteit wordt bewezen is de wijze waarop het wordt ingezet cruciaal. Privacy is namelijk contextafhankelijk: iets dat nu effectief onze veiligheid beschermt, kan later enorme schade aanrichten.

Met de wetenschap van later

De context afhankelijkheid van privacy blijkt uit een desastreus, maar typerend voorbeeld uit het verleden: vanaf 1850 werden van iedere Nederlander persoonlijke gegevens geadministreerd in de bevolkingsadministratie: voornamen, achternamen, adressen, etc. Destijds werd dit beschreven als een revolutionair administratief systeem. Het doel van het bevolkingsregister was om persoonlijke gegevens te registreren die van belang waren voor de Nederlandse overheid. Ten tijde van de bezetting was het echter ditzelfde register dat door de naties dankbaar gebruikt werd om arbeidskrachten, verzetsstrijders en Joodse personen op te sporen. Een goed bedoeld systeem dat in een andere context gruwelijke gevolgen had.

Ook vandaag de dag wijzigt het doel van wetten, beleidsdocumenten, maatregelen en programma’s in de loop van de tijd bewust en onbewust. Dit noemen we ‘Function Creep’. Function creep vindt op onzichtbare wijze over een langere periode plaats. Het risico op privacyschending is groot. Data en gegevens worden uit de context gehaald waar ze oorspronkelijk voor zijn bedoeld. De kwaliteit en betrouwbaarheid gaat verloren. Toch worden er vervolgens wel belangrijke beslissingen meegenomen. Dit is gevaarlijk en kan, net als toen, tot gruwelijke gevolgen leiden.

De boodschap is niet dat we niet moeten innoveren of technische ontwikkelingen uit de weg moeten gaan, maar dat we continu gezond kritisch blijven over de wijze waarop er wordt omgegaan met onze persoonlijke levenssfeer: wat wordt er vastgelegd, voor welk doel, wie kan erbij en wie houdt controle.

Niet ‘normaal’ maken wat niet normaal is.

De technologie die eventueel wordt ingezet voor de bestrijding van het coronavirus is vatbaar voor function creep. Het ”hamsteren” van data voor het gevoel van controle is niet de oplossing. Met de wetenschap van later, die we nu hebben, dienen we onze toekomstige privacy te beschermen. Privacy is een grondrecht en een groot goed dat zorgvuldig bewaakt moet worden, ook in deze crisistijd. De treffende woorden van onze koning Willem-Alexander gisteravond passen dan ook niet beter:

Niet ‘normaal’ maken wat niet normaal is … Onze vrije, democratische rechtsstaat koesteren en verdedigen. Want alleen die biedt bescherming tegen willekeur en waanzin.

De vlag hangt vandaag uit voor onze vrijheid nu én in de toekomst.

 

Actueel

Meer avaq actueel

Verborgen camera ontdekt: Alert handelen voorkomt risico’s

05/12/2024

Hoe AVAQ hielp bij het veilig oplossen van een zorgelijke situatie Bij een woonhuis werd […]

Lees meer

AVAQ Bedrijfshockeyteam van start bij HC Zwolle

03/12/2024

Gisterenavond speelde het AVAQ Bedrijfshockeyteam zijn eerste wedstrijd in de bedrijfshockeycompetitie bij Hockeyclub Zwolle. Het […]

Lees meer