Voor goede crisisbeheersing in jouw organisatie is communicatie van cruciaal belang. In deze driedelige serie ‘Crisisbeheersing valt en staat met goede communicatie’ worden de drie fasen van de communicatieketen uitgelegd:  

• Fase 1: risicocommunicatie (voor een incident); 
• Fase 2: crisiscommunicatie (tijdens een incident); 
• Fase 3: nafasecommunicatie (na een incident).

In deel 2 van deze blogserie las je over crisiscommunicatie. In deel 3 lees je over nafasecommunicatie. Stel je voor: er heeft een incident plaatsgevonden binnen jouw organisatie. De medewerkers zijn daar erg van geschrokken en ze hebben nog veel vragen. Hoe zorg je dan door middel van nafasecommunicatie voor duidelijkheid en geruststelling onder jouw medewerkers en naar de media?

Leer meer in de e-module van het IFV

Met nafasecommunicatie communiceer je na afloop van een incident met de betrokkenen. Je geeft een terugkoppeling over de stappen die worden en zijn gezet. Het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV) heeft een e-module opgesteld over nafasecommunicatie. Tijdens deze module leer je meer over:

• Het vormgeven van de overgang naar de nafase;
• Het communiceren in de nafase gericht op het perspectief van betrokkenen;
• Het bewaken van je eigen balans als professional tijdens de werkzaamheden in de nafase.

Ook bevat de module een handige toolbox met praktische hulpmiddelen die kunnen helpen bij de nafase. Wil je meer leren over nafasecommunicatie? Klik dan hier voor de e-module.

Dit was de laatste blog van de driedelige serie ‘Crisisbeheersing valt en staat met goede communicatie’. Vragen over nafasecommunicatie of de besproken communicatieketen in het algemeen? Neem vrijblijvend contact met ons op.

Voor goede crisisbeheersing in jouw organisatie is communicatie van cruciaal belang. In deze driedelige serie ‘Crisisbeheersing valt en staat met goede communicatie’ worden de drie fasen van de communicatieketen uitgelegd:  

• Fase 1: risicocommunicatie (voor een incident);
• Fase 2: crisiscommunicatie (tijdens een incident);
• Fase 3: nafasecommunicatie (na een incident);

In deel 1 van deze blogserie las je over risicocommunicatie. In deel 2 lees je hoe je communicatie bij een daadwerkelijke crisis zo goed mogelijk aanpakt. Stel je voor: er heeft een incident plaatsgevonden binnen jouw organisatie waarbij grootschalige ontruiming van belang is, medewerkers en bezoekers zijn in paniek, hoe zorg je er voor dat iedereen in veiligheid wordt gebracht? Daarvoor is goede crisiscommunicatie van cruciaal belang.

Maar eerst: wat is het verschil tussen ontruiming en evacuatie?

Om fouten tijdens crisiscommunicatie te voorkomen is het belangrijk dat je het verschil weet tussen een ontruiming en een evacuatie. De één is de ander namelijk niet.

• Een ontruiming heeft voornamelijk betrekking op gebouwen. Hierbij is er vaak sprake van een acute dreiging, bijvoorbeeld een brand;
• Een evacuatie heeft betrekking op gebieden. Men kan de dreiging vaak al voortijdig zien aankomen, bijvoorbeeld een overstroming.

Een belangrijk aspect van bedrijfsveiligheid is de mogelijkheid om zelfstandig te kunnen vluchten mocht er een incident plaatsvinden. Het hebben van goede ontruimingsplattegronden en duidelijk zichtbare vluchtroutes zijn hierbij erg belangrijk. Deze dienen altijd actueel, kloppend en goed zichtbaar te zijn. Bepaal van te voren de juiste locaties, deze kunnen cruciaal zijn.

Betekenisgeving, schadebeperking/handelingsperspectief en informatiebehoefte

Met crisiscommunicatie wil je de betrokkenen voorzien van juiste, tijdige en begrijpelijke informatie over de oorzaak van en de gang van zaken rondom de ontruiming of evacuatie. Daarvoor moet je drie stappen ondernemen:

1. Betekenisgeving: verklaar de gebeurtenis(sen);
2. Schadebeperking/handelingsperspectief: alarmeer over de dreiging en bied een handelingsperspectief om de schade te beperken;
3. Informatiebehoefte: geef informatie over de maatregelen en ontkracht geruchten die bijvoorbeeld via sociale media worden verspreid.

Bij het ondernemen van deze stappen is het belangrijk dat er een concrete taakverdeling is. Denk hierbij aan het aanwijzen van personen die bevoegd zijn voor het communiceren en de hiërarchie in de BHV-organisatie.

Sociale media bieden in tijdens van crises uitkomst: je bereikt in een korte tijd veel publiek. Maar er zit ook een keerzijde aan. Een gerucht kan snel worden verspreid en dat kan onnodige paniek veroorzaken. Wil je als organisatie sociale media als hulpmiddel gebruiken tijdens crisiscommunicatie? Wees dan heel bewust over de informatie die wordt gedeeld. Is het voor iedereen begrijpelijk? Kan het op een onjuiste manier worden opgevat? Sociale media kan het beste worden opgepakt door een communicatie expert die weet hoe te handelen bij incidenten en crisis.

In de volgende en laatste blog van deze serie wordt de nafasecommunicatie uitgelegd. Houd onze website en LinkedIn-pagina in de gaten. Vragen over de risico-maatregelen of crisiscommunicatie? Neem vrijblijvend contact met ons op.

Voor goede crisisbeheersing in jouw organisatie is communicatie van cruciaal belang. In deze driedelige serie ‘Crisisbeheersing valt en staat met goede communicatie’ worden de drie fasen van de communicatieketen uitgelegd:

• Fase 1: risicocommunicatie (voor een incident)
• Fase 2: crisiscommunicatie (tijdens een incident)
• Fase 3: nafasecommunicatie (na een incident)

In deel 1 van deze serie lees je hoe je jouw medewerkers voorbereidt op potentiële incidenten, crises of rampen door middel van risicocommunicatie.

Bereid de organisatie voor op potentiële incidenten

Risicocommunicatie is een preventieve maatregel om jouw medewerkers voor te bereiden op potentiële incidenten. Hierbij informeer je over:

1. De (mogelijke) risico’s in en rondom de organisatie;
2. De kans dat zich een incident/ramp voordoet;
3. De mogelijke gevolgen die een incident/ramp kan hebben voor de organisatie en de medewerkers.

Als voorbeeld nemen we een organisatie die werkt met gevaarlijke stoffen. In deze situatie is het belangrijk dat er wordt geïnformeerd over de risico’s die de gevaarlijke stoffen met zich mee brengen, hoe groot de kans is dat er iets fout gaat met de gevaarlijke stoffen en welke gevolgen dat zou kunnen hebben voor de organisatie en de medewerkers.

Met risicocommunicatie verhoog je het veiligheidsbewustzijn van jouw medewerkers en dat is een belangrijke stap naar goede bedrijfsveiligheid en crisisbeheersing. Veiligheidsbewustzijn onder medewerkers zorgt ervoor dat medewerkers weten wat de risico’s zijn en wat zij moeten doen mocht er een incident plaatsvinden. Het kan hierbij gaan om security of safety incidenten: beveiligingsincidenten zoals phishingaanvallen en grote datalekken of veiligheidsincidenten zoals arbeidsongevallen met bijvoorbeeld gevaarlijke stoffen.

Hoe pak je risicocommunicatie aan?

Voordat je aan risicocommunicatie kunt beginnen moet je goed voor ogen hebben met welke risico’s jouw organisatie te maken heeft. Dat doe je door inventarisaties uit te voeren die security en safety risico’s in kaart brengen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een risico-inventarisatie- en evaluatie (RI&E) of een NEN7510-audit.

Zijn de risico’s waar jouw organisatie mee te maken heeft inzichtelijk gemaakt? Dan moet er worden gekeken op welke manier de communicatie gaat plaatsvinden. Het verschilt per persoon hoe iemand informatie opneemt. Daarom is het verstandig om de risicocommunicatie op verschillende manieren uit te voeren, passend bij de doelgroep. Denk daarbij aan de volgende manieren:

• Informatie komt meestal het beste over door persoonlijk contact: organiseer een bijeenkomst voor medewerkers waarbij zij op de hoogte worden gesteld over de situatie rondom de risico’s voor de organisatie.
• Maak een informatiepagina aan waar medewerkers alle informatie kunnen vinden over deze risico’s. Wijs medewerkers hierop en verwijs in het securitybeleid naar deze pagina.

Het is daarnaast belangrijk dat medewerkers altijd terecht kunnen bij een contactpersoon voor vragen over de risico’s en de bedrijfsveiligheid van de organisatie. Daarvoor kun je jouw medewerkers verwijzen naar de preventiemedewerker of een andere expert op een bepaald gebied binnen jouw organisatie.

In de volgende blog van deze serie gaan we in op de communicatie bij een daadwerkelijke crisis. Houd onze website en LinkedIn-pagina in de gaten voor de blog. Vragen over het in kaart brengen van risico’s of risicocommunicatie? Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.