Een casus 

Een inbraak brengt iets vreemds aan het licht

In een weekend worden er privé eigendommen gestolen uit de bedrijfsauto van een medewerker. Zoals de procedure voorschrijft doet de medewerker aangifte bij de politie en vult hij het schadeformulier voor de leasemaatschappij in. Omdat de inbraak in het weekend plaatsvond, checkt het management alle gegevens. Het viel op dat de plaats van de inbraak niet geregistreerd was door het rittenregistratiesysteem.

Vragen van de werkgever

Vanaf dat moment zat de werkgever met twee brandende vragen. Werkt het rittenregistratiesysteem wel naar behoren? Of – en daar wil je eigenlijk niet aan denken – houdt onze medewerker zich niet aan de afspraak dat de bedrijfsauto alleen voor zakelijk gebruik is? Om dat uit te zoeken vroeg het management de leverancier van dit systeem te controleren of het wel naar behoren werkte. Dat bleek het geval. En nog vreemder, het voertuig bleek volgens het systeem inderdaad niet op de plaats van de inbraak te zijn geweest.

Het advocatenkantoor dat vervolgens door het bedrijf werd geconsulteerd, verwees hen door naar Vidocq, het onderzoeksbureau van Avaq Groep, om de zaak nader te onderzoeken. Samen met het management bepaalden wij het doel van het onderzoek: ‘het misbruik van de bedrijfsauto bevestigen of uitsluiten’.

Welke onderzoeksmethoden zijn er zoal mogelijk? 

Bij Avaq Groep geloven we dat mensen het beste functioneren in een prettige werkomgeving. Een onderzoek moet daarom fair zijn voor alle betrokkenen. Zo maak je de zaak niet groter dan die is. Vidocq kiest daarom altijd voor de minst ingrijpende onderzoeksmethode en rapporteert alleen over de onderzoeksresultaten die slaan op het onderzoeksdoel. Met dit in gedachten verkenden we samen met de werkgever eerst alle mogelijkheden:

• Rittenregistratie vergelijken met werkbonnen en de planning;
• Afspraken controleren over het gebruik;
• Kilometerstand van de auto vergelijken met de registratie in het systeem;
• Navraag doen bij de werknemer en gebruiker van de auto;
• De volledige ”ruwe” ritgegevens opvragen;
• Vergelijk telefoongegevens zakelijke telefoon met verblijfplaats;
• Observatie van de werknemer.

Hoe bepaal je de juiste aanpak? 

Het staat werkgevers vrij om het handelen van werknemers te onderzoeken. Dat mag dan alleen als die handelingen de belangen van de werkgever zouden kunnen schaden. Daarom bekeken wij welke onderzoeksmethode de werkgever had mogen gebruiken als het zelf onderzoek had gedaan. Daarbij lieten we ons leiden door deze drie punten:

1. Als werkgever heb je de plicht tot goed werkgeverschap. Een eventuele rechter zal checken of je rechtmatig hebt gehandeld.
2. De onderzoeksmethode moet in verhouding staan tot het probleem.
3. Het ingezette middel mag nooit erger zijn dan de kwaal.

Voor welke methode hebben we uiteindelijk gekozen? 

In overleg met de werkgever kozen we voor het volgende scenario:

• Bij de leverancier van het rittenregistratiesysteem vragen we de ”ruwe” ritgegevens op over een vastgestelde periode.
• We analyseren de locaties van de ”ruwe”ritten.
• Na analyse van de gegevens nodigen we de werknemer uit voor een (confronterend) gesprek.
• Tijdens dit gesprek late we een technisch onderzoek uitvoeren aan de bedrijfsauto.

Het onderzoek

Terwijl de werknemer op gesprek kwam, vond onze technische man sporen van manipulatie. De kilometerstand bleek sterk af te wijken van de geregistreerde ritten. Ook bleek dat de stroomtoevoer van het systeem was gemanipuleerd.

Ondertussen werd de werknemer geïnformeerd over de vermoedens van de werkgever. Hij werd geconfronteerd met de uitkomsten van de analyse van de ruwe data. In de loop van het gesprek kwamen daar de uitkomsten van het technisch onderzoek bij. De werknemer bekende dat hij inderdaad privéritten maakte naar zijn boot en schoonfamilie. De werknemer gaf aan dat bij niet-geregistreerd gebruik de auto altijd zo hinderlijk piepte. Die piep verdween echter als hij een zekering loshaalde. Zo ontdekte hij bij toeval dat de ritten ook niet meer geregistreerd werden.

Wat waren de gevolgen? 

De zaak werd opgelost zonder dat de lopende zaken van het bedrijf werden gehinderd. Ook was er geen onrust ontstaan onder het personeel. Dit alles met een onderzoeksinspanning van Vidocq van ongeveer 25 uur.

Het vertrouwen in de werknemer was wel ernstig geschonden. Daarom bood de werkgever een vaststellingsovereenkomst aan. Daarin werd voorgesteld om het arbeidscontract te beëindigen zonder vergoeding, met inachtneming van de opzegtermijn. De medewerker kreeg bedenktijd om eventueel juridisch advies in te winnen. Uiteindelijk koos hij eieren voor zijn geld. Zo werd zonder tussenkomst van het UWV of de rechter met wederzijds goedvinden de arbeidsrelatie opgeheven.

Een casus

Een verontrustend telefoontje over fraude met creditcards

Het zal je maar gebeuren. Als directie van een hotel wordt je gebeld door een creditcardmaatschappij die er 100% van overtuigd is dat jouw hotel betrokken is bij fraude met creditcards, specifieker het skimmen van creditcards. Een flink aantal creditcards waarmee frauduleuze betalingen zijn gedaan, hebben als gemeenschappelijke gebruiksplaats jouw hotel. De maatschappij wil graag langskomen om de zaak op te lossen. Op hun manier. Als directie houd je de regie liever in eigen handen.

Vragen van de werkgever

Met de gegevens van de creditcardmaatschappij kon het hotel achterhalen dat de verdachte creditcardtransacties zijn uitgevoerd tijdens de diensten van één medewerker. Het hotel zat toen met twee vragen. Is die werknemer inderdaad betrokken bij de veronderstelde fraude? Of zou het toch iets of iemand anders kunnen zijn? De directie nam contact met ons op en samen bepaalden wij het doel van ons onderzoek, namelijk: ‘gedragingen vastleggen met betrekking tot creditcard fraude en de betrokkene(n) identificeren’.

Uit welke onderzoeksmethoden kun je kiezen? 

Bij Avaq Groep geloven we dat mensen het beste functioneren in een prettige werkomgeving. Een onderzoek moet daarom fair zijn voor alle betrokkenen. Zo maak je de zaak niet groter dan die is. Vidocq, het onderzoeksbureau van Avaq Groep, kiest daarom altijd voor de minst ingrijpende onderzoeksmethode en rapporteert alleen over de onderzoeksresultaten die slaan op het onderzoeksdoel. Met dit in gedachten verkenden we samen met het hotel eerst alle mogelijkheden:

• Een nadere analyse van de werkroosters en de betalingsgegevens;
• Een analyse van de beelden van de bestaande camera’s;
• Het horen van collega’s en het interviewen van getuigen;
• Observatie door als ‘gast’ een creditcard aan te bieden;
• Toezicht met verborgen camera’s op specifieke momenten.

Hoe bepaal je de juiste aanpak? 

Het staat werkgevers vrij om het handelen van werknemers te onderzoeken. Dat mag dan alleen als die handelingen de belangen van de werkgever zouden kunnen schaden. Daarom bekeken wij welke onderzoeksmethode het hotel had mogen gebruiken als het zelf onderzoek had gedaan. Daarbij lieten we ons leiden door deze drie punten:

1. Als werkgever heb je de plicht tot goed werkgeverschap. Een eventuele rechter zal controleren of je rechtmatig hebt gehandeld;
2. De onderzoeksmethode moet in verhouding staan tot het probleem;
3. Het ingezette middel mag nooit erger zijn dan de kwaal.

Voor welke methode hebben we uiteindelijk gekozen? 

Samen met het hotel kozen we voor het volgende scenario:

• Een double check op de roosteranalyse van het hotel;
• Beoordelen of het mogelijk was om observanten in te zetten die een proefaankoop zouden doen;
• Beoordelen of toezicht met een verborgen camera passen was. Dit bleek de enige reële opsporingsmethode te zijn.

Waar moet je op letten bij toezicht met verborgen camera’s? 

Het gebruik van verborgen camera’s is op zichzelf strafbaar. Wie het onderzoeksmiddel wil inzetten moet letten op:

• Inzetten van camera’s mag enkel op incidentele basis als er echt iets aan de hand is;
• De gebruiksperiode moet zo kort mogelijk zijn;
• De camera moet zo gericht ogelijk staan;
• Alleen relevante beelden mogen gebruikt worden voor het onderzoek;
• De beelden mogen niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Het onderzoek

De creditcardmaatschappij gaf de tijdstippen door van de verdachte transacties. De daarbij behorende beelden werden door ons geanalyseerd. Dit leidde tot twee vaststellingen van skimmen. Een gesprek met de werknemer volgde. Na confrontatie met de beelden erkende medewerker dat de creditcards geskimd werden door derden. De werknemer erkende expliciet onrechtmatig te hebben gehandeld en het hotel te hebben benadeeld. De medewerker leverde het apparaatje in en verklaarde aan de onderzoekers van de creditcardmaatschappij hoe dit werkte.

Wat waren de gevolgen? 

Zo werd de zaak opgelost. De lopende zaken van het hotel werden niet gehinderd. Noch was er onrust ontstaan onder het personeel. Dit alles met een onderzoeksinspanning van Vidocq van ongeveer 28 uur.

Het vertrouwen van de directie in de werknemer was ernstig geschonden. De medewerker werd op staande voet ontslagen wegens dringende redenen. De vaststelling van de feiten zorgden ervoor dat de ontslagbrief door de werknemer zonder meer werd geaccepteerd. Zo kon de arbeidsrelatie zonder toetsing van de rechter worden beëindigd. De medewerker werd bovendien aansprakelijk gesteld voor de opgelopen schade en kreeg een ontzegging om het hotel ooit nog te betreden. De werkgever liet een eventuele aangifte over aan de creditcardmaatschappij.

Vragen of wilt u meer weten?

Neem direct contact met ons op via de chat of ons contactformulier.