Wie is er aanwezig binnen jouw bedrijf?

26/08/2019

Met bezoekersregistratie houd je een goed overzicht van de bezoekers binnen jouw organisatie. Daarnaast is het een belangrijk middel voor betere bedrijfsveiligheid. Waar moet je aan denken bij bezoekersregistratie en welke mogelijkheden zijn er? Je leest het hier.

Bij een calamiteit moet een gebouw vaak worden ontruimd. Hierbij is het belangrijk dat de BHV’ers en hulpdiensten precies weten hoeveel personen zich in het gebouw bevinden, zodat niemand wordt vergeten. Dit kan worden ingezien met een bezoekersregistratiesysteem. Met bezoekersregistratie zorg je er tevens voor dat er niet zomaar ongewenste personen binnen kunnen komen. Blijken er achteraf incidenten te zijn geweest, zoals bijvoorbeeld diefstal? Dan helpt bezoekersregistratie bij het achterhalen wie die dag in het gebouw (of zelfs specifieke ruimtes) aanwezig zijn geweest.

Wilt u even dit formulier invullen?

Een vroegere veel gebruikte manier is bezoekersregistratie op papier. Hierbij worden bij binnenkomst gegevens zoals naam, organisatie, contactpersoon en aankomsttijd van de bezoeker genoteerd op een formulier. Bij vertrek van de bezoeker wordt de vertrektijd genoteerd. Het noteren van deze gegevens wordt door de receptioniste of door de bezoeker zelf gedaan. Echter kent deze manier van bezoekersregistratie meerdere nadelen:

  • Gegevens kunnen onvolledig of onjuist worden overgenomen;
  • Gegevens kunnen onleesbaar zijn;
  • Gegevens van eerdere bezoekers kunnen inzichtelijk zijn voor andere bezoekers, dit is vanuit de AVG/GDPR (privacywetgeving) niet toegestaan;
  • Het archiveren van de papieren neemt veel ruimte in beslag.

Digitaal registreren

Digitale bezoekersregistratie is de moderne variant. Je kunt hierbij eenvoudig gebruik maken van programma’s zoals bijvoorbeeld Word of Excel. Met deze programma’s is het echter minder gemakkelijk om in geval van een calamiteit snel te zien wie zich waar in het pand bevindt. Daarnaast is de beveiliging niet optimaal. Tegenwoordig bestaan er veel goede software die bijdragen aan een goede bezoekersregistratie. Dergelijke software kunnen handige en behulpzame koppelingen en mogelijkheden bevatten. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan een aanmeldpagina voor bezoekers die aanpasbaar is naar wens van jouw bedrijf en de mogelijkheid om verwachte bezoekers vooraf te registreren in het systeem. Daarbij is het mogelijk om deze bezoeker een uitnodiging te sturen met de datum, tijd en locatie van het bezoek. Voorbeelden van bezoekersregistratiesystemen zijn B4ict en DigiReceptie. Deze systemen helpen met bezoekersregistratie op een kosten- en tijdbesparende manier volgens AVG/GDPR (privacywetgeving) richtlijnen.

Maak het volledig met een bezoekerspas

Een goede toevoeging aan bezoekersregistratie is gebruik maken van bezoekerspassen. De bezoeker krijgt bij binnenkomst een pas met daarop gegevens waarvan het belangrijk is dat deze zichtbaar zijn voor anderen, zoals bijvoorbeeld het woord ‘bezoeker’. De bezoeker is verplicht deze pas op een zichtbare plek te dragen, zodat het voor werknemers binnen jouw bedrijf duidelijk is wie de persoon is en waarvoor of voor wie hij of zij komt. Bij vertrek moet de bezoekerspas weer worden ingeleverd.

Hulp nodig bij een veilige bezoekersregistratie volgens de richtlijnen van geldende privacywetgeving? AVAQ helpt bedrijven verder, neem vrijblijvend contact met ons op.

Actueel

Meer avaq actueel

Verborgen camera ontdekt: Alert handelen voorkomt risico’s

05/12/2024

Hoe AVAQ hielp bij het veilig oplossen van een zorgelijke situatie Bij een woonhuis werd […]

Lees meer

AVAQ Bedrijfshockeyteam van start bij HC Zwolle

03/12/2024

Gisterenavond speelde het AVAQ Bedrijfshockeyteam zijn eerste wedstrijd in de bedrijfshockeycompetitie bij Hockeyclub Zwolle. Het […]

Lees meer

Hoe richt je BHV optimaal in binnen jouw bedrijf?

20/08/2019

Vanuit de Arbowet is elk bedrijf verplicht om goede bedrijfshulpverlening (BHV) in huis te hebben. Met goed ingerichte BHV zorgt een bedrijf ervoor dat incidenten en mogelijke gevolgen hiervan zo veel mogelijk worden voorkomen, beperkt en beheerst. Hoe zorg je voor optimale BHV bij jouw bedrijf? je leest het hier.

Drie belangrijke taken

Een bedrijfshulpverlener (BHV’er) heeft drie belangrijke hoofdtaken:

  1. Het verlenen van EHBO;
  2. Het bestrijden van brand en beperken van de gevolgen ervan;
  3. Het zorgen voor juiste alarmering en evacuatie.

Voordat iemand binnen jouw bedrijf BHV mag verlenen, moet deze persoon een cursus hebben afgerond. Tijdens deze cursus worden bovenstaande drie taken behandeld. Het is van belang dat BHV’ers binnen jouw organisatie een gecertificeerde cursus hebben gevolgd en afgerond.

Breng risico’s in kaart met een RI&E

Een belangrijke eerste stap naar optimale BHV is het opstellen van een risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E). Een RI&E zorgt ervoor dat je weet welke risico’s er binnen jouw bedrijf zijn en waar je dus (extra) rekening mee moet houden bij het inrichten van BHV. Als de RI&E is opgesteld, kan er onder andere worden gekeken hoeveel BHV’ers jouw bedrijf nodig heeft. Dit hangt bijvoorbeeld af van het aantal medewerkers en het gemiddelde aantal bezoekers. Ook zijn de BHV’ers op deze manier op de hoogte van mogelijke extra risico’s binnen het bedrijf, zoals bijvoorbeeld brandgevaarlijke stoffen of machines waarmee gewerkt wordt.

Zorg dat er een plan klaarligt

Tijdens een calamiteit is het essentieel dat er een draaiboek beschikbaar is: een bedrijfsnoodplan. Hier staat stap voor stap in beschreven wat er moet worden gedaan wanneer er zich een calamiteit voordoet. Zonder een bedrijfsnoodplan kunnen de BHV’ers nergens snel op terugvallen wanneer zij, bijvoorbeeld door zenuwen, even niet meer weten wat er moet gebeuren. Daarnaast is het een handig hulpmiddel voor hulpdiensten die eventueel arriveren. Zorg dat dit bedrijfsnoodplan altijd beschikbaar is op een centrale plek en doe regelmatig een calamiteitenoefening, zodat BHV’ers informatie scherp houden.

Tips voor een optimale BHV

De volgende tips dragen bij aan een optimale BHV-borging binnen jouw organisatie:

  • Herhaal jaarlijks de BHV-maatregelen;
  • Zorg voor verspreiding van BHV’ers over verschillende locaties/afdelingen;
  • Organiseer ongeveer per (half) jaar een (on)aangekondigde ontruimingsoefening;
  • Weinig geïnteresseerden voor BHV? Geef jaarlijks een stimulerende vergoeding voor de extra taken van BHV’ers. Dit kan geld zijn, maar bijvoorbeeld ook een extra vakantiedag.

Houdt grip op bedrijfsveiligheid en voorkom incidenten. AVAQ ondersteunt bij het opstellen van een RI&E of bedrijfsnoodplan. Begin vandaag nog en neem contact met ons op.

Actueel

Meer avaq actueel

Verborgen camera ontdekt: Alert handelen voorkomt risico’s

05/12/2024

Hoe AVAQ hielp bij het veilig oplossen van een zorgelijke situatie Bij een woonhuis werd […]

Lees meer

AVAQ Bedrijfshockeyteam van start bij HC Zwolle

03/12/2024

Gisterenavond speelde het AVAQ Bedrijfshockeyteam zijn eerste wedstrijd in de bedrijfshockeycompetitie bij Hockeyclub Zwolle. Het […]

Lees meer

AVAQ kijktips

16/08/2019

Dit weekend tijd over? Bekijk één van onze kijktips. Interessante documentaires, films en afleveringen die je na laten denken over privacy en de bescherming (en beïnvloeding) van jouw persoonlijke leven in deze digitale wereld. 


The Great Hack

Deze recent verschenen Netflix documentaire (2019) gaat over het Cambridge Analytica-hackschandaal en laat zien hoe en waarom zij na de Amerikaanse presidentsverkiezingen in 2016 een symbool werden van de duistere, tot toen grotendeels ”onbelichte” kant van social media. De documentaire richt zich vooral op Cambridge Analytica en Facebook maar belangrijk om te weten is dat het gebruik van persoonlijke data voor gedragsbeïnvloeding hét businessmodel van bijna heel Siliconvalley is en dit niet beperkt wordt tot alleen deze bekende bedrijven. Bekijk The Great Hack hier.

Documentaire The Great Hack


VPRO Tegenlicht – Verslaafd aan het algoritme

Een documentaire uit 2017 waarin wordt laten zien hoe algoritmes steeds vaker grote beslissingen in ons leven nemen: krijg je die baan? krijg je die hypotheek? Algoritmes zijn sneller, efficiënter en dus goedkoper dan mensen. Maar zijn de beslissingen die deze algoritmes maken ook beter? Deze documentaire laat zien wat algoritmes met een samenleving doen. Bekijk Verslaafd aan het algoritme hier. 


The Circle

Een film uit 2017 die schrikbarende vergelijkingen heeft met de werkelijkheid (anno nu). Geen hoge IMDB-score maar toch laat deze film goed zien wat de vergaande gevolgen kunnen zijn van volledige transparantie en alles delen via social mediakanalen. Dit leidt tot Social Cooling: wanneer je weet dat je bekeken wordt verander je je gedrag. The Circle is momenteel te zien op Videoland.

Film The Circle


The Power of Privacy

Een korte documentaire uit 2016 van de Engelse krant The Guardian waarin wordt laten zien hoe gemakkelijk iemand die de intentie heeft informatie over jou kan krijgen via het internet. Zowel informatie die je zelf verstrekt hebt als informatie die je nooit beschikbaar hebt gesteld. Bekijk The Power of Privacy hier.


RAMBAM – Handel in data

Onderzoek van RAMBAM in 2018 naar de handel in data. Wie worden er rijk van onze gegevens en gebeurt dit eigenlijk wel op een eerlijke manier? In deze aflevering van RAMBAM zie je hou jouw persoonlijke gegevens andermans zakken vullen. Bekijk de aflevering van RAMBAM hier.


AVAQ zorgt voor betere bewustwording over privacy en veilig omgaan met (persoons)gegevens. Een workshop bewustwording bij jouw organisatie? Neem contact met ons op voor de mogelijkheden. 

AVAQ kijktips - deel 1

 

Actueel

Meer avaq actueel

Verborgen camera ontdekt: Alert handelen voorkomt risico’s

05/12/2024

Hoe AVAQ hielp bij het veilig oplossen van een zorgelijke situatie Bij een woonhuis werd […]

Lees meer

AVAQ Bedrijfshockeyteam van start bij HC Zwolle

03/12/2024

Gisterenavond speelde het AVAQ Bedrijfshockeyteam zijn eerste wedstrijd in de bedrijfshockeycompetitie bij Hockeyclub Zwolle. Het […]

Lees meer

Camera’s bij mijn bedrijf: wat is belangrijk?

08/08/2019

Cameratoezicht bij jouw organisatie is een effectieve maatregel tegen incidenten zoals bijvoorbeeld diefstal of vandalisme. Maar met het ophangen van camera’s maak je wel inbreuk op de privacy van medewerkers en bezoekers. Daarom ben je vanuit de privacywetgeving (AVG) verplicht onderstaande aspecten goed voor elkaar te hebben wanneer je camera’s ophangt bij jouw organisatie.

1.      Gerechtvaardigd belang

Voordat het toepassen van cameratoezicht wordt toegestaan moet je als organisatie een gerechtvaardigd belang hebben. Voorbeelden van een gerechtvaardigd belang zijn het opsporen van diefstal of het beschermen van medewerkers en bezoekers bij jouw organisatie.

2.      De noodzaak van cameratoezicht

Het toepassen van cameratoezicht moet noodzakelijk voor het doel dat je wil bereiken. Dit houdt in dat er binnen jouw organisatie geen lichtere maatregel mogelijk is die een mindere inbreuk maakt op de privacy. Ook moet de mate van cameratoezicht in verhouding staan met het doel ervan. Waar worden deze opgehangen, wie worden er gefilmd en wanneer wordt er gefilmd? Een voorbeeld: er wordt sinds kort geld gestolen uit de kassa van een voetbalclub. De eigenaar heeft in het hele pand camera’s opgehangen om de diefstal in beeld te brengen. Het is niet noodzakelijk om voor dit doel het hele pand te voorzien van camera’s. In plaats daarvan zou alleen een camera gericht op de kassa proportioneel zijn.

3.      Een privacy toets

Er moet een privacytoets worden afgelegd. Hiermee weeg je de belangen en rechten van medewerkers en bezoekers af tegen eigen belangen. Wanneer je organisatie een ondernemingsraad (OR) heeft, moet deze instemmen met het toepassen van cameratoezicht.

4.      De rechten van medewerkers en bezoekers

Als organisatie moet je ervoor zorgen dat het voor medewerkers en bezoekers (betrokkenen) duidelijk is dat er camera’s hangen. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door bordjes op te hangen. Daarnaast hebben betrokkenen onder de AVG de volgende privacy rechten:

  • Het recht om de camerabeelden waar zij op staan in te zien;
  • Het recht om vergeten te worden;
  • Het recht op beperking van verwerking;
  • Het recht om bezwaar te maken tegen het maken van camerabeelden waar zij op staan.

5.      Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Wanneer je als organisatie van plan bent om grootschalig cameratoezicht of verborgen camera’s in te zetten, dan moet er een DPIA worden uitgevoerd. Hiermee breng je vooraf de privacy risico’s in kaart te brengen. Na het in kaart brengen van deze risico’s wordt er gekeken naar maatregelen die kunnen worden genomen om de risico’s te verkleinen.

6.      Bewaartermijn camerabeelden

Camerabeelden mogen maximaal 4 weken worden bewaard. Is er incident gebeurd binnen jouw organisatie? Dan mogen de beelden worden bewaard tot het incident is afgehandeld.

Cameratoezicht toepassen binnen jouw organisatie? AVAQ Groep helpt graag verder. Neem voor meer informatie contact met ons op.

Cameratoezicht

Actueel

Meer avaq actueel

Verborgen camera ontdekt: Alert handelen voorkomt risico’s

05/12/2024

Hoe AVAQ hielp bij het veilig oplossen van een zorgelijke situatie Bij een woonhuis werd […]

Lees meer

AVAQ Bedrijfshockeyteam van start bij HC Zwolle

03/12/2024

Gisterenavond speelde het AVAQ Bedrijfshockeyteam zijn eerste wedstrijd in de bedrijfshockeycompetitie bij Hockeyclub Zwolle. Het […]

Lees meer