Met bezoekersregistratie houd je een goed overzicht van de bezoekers binnen jouw organisatie. Daarnaast is het een belangrijk middel voor betere bedrijfsveiligheid. Waar moet je aan denken bij bezoekersregistratie en welke mogelijkheden zijn er? Je leest het hier.

Bij een calamiteit moet een gebouw vaak worden ontruimd. Hierbij is het belangrijk dat de BHV’ers en hulpdiensten precies weten hoeveel personen zich in het gebouw bevinden, zodat niemand wordt vergeten. Dit kan worden ingezien met een bezoekersregistratiesysteem. Met bezoekersregistratie zorg je er tevens voor dat er niet zomaar ongewenste personen binnen kunnen komen. Blijken er achteraf incidenten te zijn geweest, zoals bijvoorbeeld diefstal? Dan helpt bezoekersregistratie bij het achterhalen wie die dag in het gebouw (of zelfs specifieke ruimtes) aanwezig zijn geweest.

Wilt u even dit formulier invullen?

Een vroegere veel gebruikte manier is bezoekersregistratie op papier. Hierbij worden bij binnenkomst gegevens zoals naam, organisatie, contactpersoon en aankomsttijd van de bezoeker genoteerd op een formulier. Bij vertrek van de bezoeker wordt de vertrektijd genoteerd. Het noteren van deze gegevens wordt door de receptioniste of door de bezoeker zelf gedaan. Echter kent deze manier van bezoekersregistratie meerdere nadelen:

• Gegevens kunnen onvolledig of onjuist worden overgenomen;
• Gegevens kunnen onleesbaar zijn;
• Gegevens van eerdere bezoekers kunnen inzichtelijk zijn voor andere bezoekers, dit is vanuit de AVG/GDPR (privacywetgeving) niet toegestaan;
• Het archiveren van de papieren neemt veel ruimte in beslag.

Digitaal registreren

Digitale bezoekersregistratie is de moderne variant. Je kunt hierbij eenvoudig gebruik maken van programma’s zoals bijvoorbeeld Word of Excel. Met deze programma’s is het echter minder gemakkelijk om in geval van een calamiteit snel te zien wie zich waar in het pand bevindt. Daarnaast is de beveiliging niet optimaal. Tegenwoordig bestaan er veel goede software die bijdragen aan een goede bezoekersregistratie. Dergelijke software kunnen handige en behulpzame koppelingen en mogelijkheden bevatten. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan een aanmeldpagina voor bezoekers die aanpasbaar is naar wens van jouw bedrijf en de mogelijkheid om verwachte bezoekers vooraf te registreren in het systeem. Daarbij is het mogelijk om deze bezoeker een uitnodiging te sturen met de datum, tijd en locatie van het bezoek. Voorbeelden van bezoekersregistratiesystemen zijn B4ict en DigiReceptie. Deze systemen helpen met bezoekersregistratie op een kosten- en tijdbesparende manier volgens AVG/GDPR (privacywetgeving) richtlijnen.

Maak het volledig met een bezoekerspas

Een goede toevoeging aan bezoekersregistratie is gebruik maken van bezoekerspassen. De bezoeker krijgt bij binnenkomst een pas met daarop gegevens waarvan het belangrijk is dat deze zichtbaar zijn voor anderen, zoals bijvoorbeeld het woord ‘bezoeker’. De bezoeker is verplicht deze pas op een zichtbare plek te dragen, zodat het voor werknemers binnen jouw bedrijf duidelijk is wie de persoon is en waarvoor of voor wie hij of zij komt. Bij vertrek moet de bezoekerspas weer worden ingeleverd.

Hulp nodig bij een veilige bezoekersregistratie volgens de richtlijnen van geldende privacywetgeving? AVAQ helpt bedrijven verder, neem vrijblijvend contact met ons op.

Vanuit de Arbowet is elk bedrijf verplicht om goede bedrijfshulpverlening (BHV) in huis te hebben. Met goed ingerichte BHV zorgt een bedrijf ervoor dat incidenten en mogelijke gevolgen hiervan zo veel mogelijk worden voorkomen, beperkt en beheerst. Hoe zorg je voor optimale BHV bij jouw bedrijf? je leest het hier.

Drie belangrijke taken

Een bedrijfshulpverlener (BHV’er) heeft drie belangrijke hoofdtaken:

1. Het verlenen van EHBO;
2. Het bestrijden van brand en beperken van de gevolgen ervan;
3. Het zorgen voor juiste alarmering en evacuatie.

Voordat iemand binnen jouw bedrijf BHV mag verlenen, moet deze persoon een cursus hebben afgerond. Tijdens deze cursus worden bovenstaande drie taken behandeld. Het is van belang dat BHV’ers binnen jouw organisatie een gecertificeerde cursus hebben gevolgd en afgerond.

Breng risico’s in kaart met een RI&E

Een belangrijke eerste stap naar optimale BHV is het opstellen van een risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E). Een RI&E zorgt ervoor dat je weet welke risico’s er binnen jouw bedrijf zijn en waar je dus (extra) rekening mee moet houden bij het inrichten van BHV. Als de RI&E is opgesteld, kan er onder andere worden gekeken hoeveel BHV’ers jouw bedrijf nodig heeft. Dit hangt bijvoorbeeld af van het aantal medewerkers en het gemiddelde aantal bezoekers. Ook zijn de BHV’ers op deze manier op de hoogte van mogelijke extra risico’s binnen het bedrijf, zoals bijvoorbeeld brandgevaarlijke stoffen of machines waarmee gewerkt wordt.

Zorg dat er een plan klaarligt

Tijdens een calamiteit is het essentieel dat er een draaiboek beschikbaar is: een bedrijfsnoodplan. Hier staat stap voor stap in beschreven wat er moet worden gedaan wanneer er zich een calamiteit voordoet. Zonder een bedrijfsnoodplan kunnen de BHV’ers nergens snel op terugvallen wanneer zij, bijvoorbeeld door zenuwen, even niet meer weten wat er moet gebeuren. Daarnaast is het een handig hulpmiddel voor hulpdiensten die eventueel arriveren. Zorg dat dit bedrijfsnoodplan altijd beschikbaar is op een centrale plek en doe regelmatig een calamiteitenoefening, zodat BHV’ers informatie scherp houden.

Tips voor een optimale BHV

De volgende tips dragen bij aan een optimale BHV-borging binnen jouw organisatie:

• Herhaal jaarlijks de BHV-maatregelen;
• Zorg voor verspreiding van BHV’ers over verschillende locaties/afdelingen;
• Organiseer ongeveer per (half) jaar een (on)aangekondigde ontruimingsoefening;
• Weinig geïnteresseerden voor BHV? Geef jaarlijks een stimulerende vergoeding voor de extra taken van BHV’ers. Dit kan geld zijn, maar bijvoorbeeld ook een extra vakantiedag.

Houdt grip op bedrijfsveiligheid en voorkom incidenten. AVAQ ondersteunt bij het opstellen van een RI&E of bedrijfsnoodplan. Begin vandaag nog en neem contact met ons op.