Een VOG: hoe werkt dat precies?

15/04/2020

Binnen iedere organisatie zijn er functies waarbij vertrouwelijke taken worden uitgevoerd. Je wilt dan ook medewerkers in dienst hebben die je kunt vertrouwen. Een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) kan hierbij een behulpzaam onderdeel zijn en is voor sommige functies zelfs verplicht. Je krijgt hiermee inzicht in eventuele risico’s die medewerkers meebrengen.

Vanuit AVAQ raden onze veiligheidsexperts altijd aan om (potentiële) medewerkers een VOG aan te laten leveren. Bij de employment screeningen die wij uitvoeren is dit een vast onderdeel en weten wij precies op welke onderdelen deze aangevraagd moet worden, wordt deze door onze onderzoeker gecontroleerd en vergeleken met de andere informatie aangeleverd voor de screening. Een VOG aanvraag op zichzelf kan geen volledig beeld geven van de mate van integriteit richting de toekomst, hier zijn veel meer factoren bij betrokken. Daarom is een VOG aanvraag bij onze employmentscreeningen slechts een onderdeel van het groter geheel, zodat werkgevers een zo volledig mogelijk beeld krijgen van de integriteit van (toekomstige) medewerkers.

Wat is een VOG precies?

Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat het (justitiële) verleden van een persoon geen of wel bezwaar vormt voor het vervullen van een functie. Met het (justitiële) verleden van een persoon worden strafbare feiten van deze persoon bedoelt, denk bijvoorbeeld aan verduistering, openbaar dronkenschap, onwenselijk handelen met kinderen. De relatie tussen (eventuele) strafbare feiten en de functie die de persoon (gaat) uitvoeren wordt onderzocht door het Ministerie van Veiligheid en Justitie (Justis). Een VOG wordt afgegeven bij een positief resultaat in relatie tot de functie die iemand gaat uitoefenen.

Hoe wordt een VOG aangevraagd?

  1. De werkgever start de VOG-aanvraag door de persoon uit te nodigen voor een VOG-aanvraag via de gemeente (op papier) of digitaal;
  2. De persoon vult de benodigde gegevens in en verstuurt de aanvraag;
  3. De persoon wordt door het Ministerie van Veiligheid en Justitie (Justis) getoetst op eventuele strafbare feiten in relatie tot de functie;
  4. De persoon ontvangt bij goed resultaat de VOG binnen 1 tot 4 weken per post.

Dit is belangrijk

Het is raadzaam om nieuwe medewerkers een VOG aan te laten leveren voor zij starten binnen jouw bedrijf. Vermeldt vooraf (bijvoorbeeld in de vacature) dat dit onderdeel uitmaakt van het aanname proces, hiermee creëer je een extra drempel om niet integere personen eventueel op afstand te houden. Laat weten of jij als bedrijf de kosten hiervoor draagt. Bepaal welk toetsingspofiel aansluit op de functie van de persoon. Wanneer het om een toetsing voor een dienstverband gaat is dit over het algemeen één van onderstaande profielen:

  • Algemeen profiel (hierbij kan getoetst worden op de risicogebieden informatie, geld, goederen, diensten, zakelijke transacties, proces, aansturen organisatie, personen);
  • Financiële dienstverlening;
  • Gezondheidszorg en welzijn van mens en dier;
  • Juridische dienstverlening;
  • Onderwijs.

Wanneer de persoon de VOG heeft ontvangen dient hij/zij deze aan jou als bedrijf te overhandigen voor inzage. Let hierbij op de volgende punten:

  • De datum: controleer de datum waarop de VOG is afgegeven, laat deze bij controle niet ouder zijn dan een half jaar zodat een actueel beeld verkregen kan worden;
  • De echtheid: controleer of de VOG geen vervalsing is. Hier vind je een aantal kenmerken waaraan je een echt exemplaar kunt herkennen;
  • De basisgegevens: controleer de NAW-gegevens en overige gegevens zoals geboortedatum;
  • Wel of geen bezwaren: ga goed na wat de uitkomst is van de verklaring en of er eventuele bezwaren zijn.

Een VOG is een vaststelling uit het verleden en geeft geen garanties voor de toekomst. Een goed resultaat betekent niet automatisch dat er geen strafbare feiten zijn geweest. Justis bekijkt alleen strafbare feiten binnen de ’terugkijktermijn’, deze verschilt per functie en hangt af van de leeftijd van de persoon. Daarnaast wordt gekeken naar de relatie tussen de mogelijke strafbare feiten en de functie, wanneer deze geen bezwaar vormen voor de functie worden deze niet vermeld (een snelheidsovertreding is bijvoorbeeld relevant voor de functie van taxichauffeur maar niet voor een docent). Tevens wordt er een belangenafweging gemaakt door Justis: weegt het belang van de persoon zwaarder dan het risico voor de samenleving bij het afgeven van de VOG?

Een VOG-aanvraag is onderdeel van een groter geheel wanneer het gaat om een integere organisatie, de experts van AVAQ adviseren graag hoe dit bij jouw bedrijf het beste ingericht kan worden, neem contact met ons op.

Actueel

Meer avaq actueel

De Europese Dag van de Privacy

28/01/2023

Vandaag, 28 januari, is het de dag van de privacy. De dag waar we even […]

Lees meer

Daniël de Jong nieuw bestuurslid Vereniging Beveiligingsprofessionals Nederland (VBN)

23/01/2023

Op dinsdag 17 januari is Daniël de Jong toegetreden tot het bestuur van Vereniging Beveiligingsprofessionals […]

Lees meer

Is dit CV te mooi om waar te zijn?

10/05/2019

Het is belangrijk om risico’s binnen een organisatie zo goed mogelijk te beperken en te beheersen. Fraude, diefstal of integriteitsschendingen kunnen (veel) schade aan een bedrijf veroorzaken. Een belangrijke eerste stap in het beheersen van dit soort risico’s is het uitvoeren van een employment screening. Lees hier waarom een employment screening zo belanrijk is en waarom het verstandig is dit door een extern bedrijf uit te laten voeren.

Het belang van een employment screening

Een sollicitant heeft gereageerd op een openstaande vacature. Tijdens het gesprek komt deze sollicitant geloofwaardig over, het CV ziet er keurig uit en de sollicitant wordt in dienst genomen. Na een jaar gebeurt er iets verdachts binnen het bedrijf: er ontbreken belangrijke bedrijfsgegevens en het aantal klanten neemt plotseling af. Wat blijkt? De medewerker die een jaar geleden was aangenomen heeft deze bedrijfsgegevens doorverkocht aan concurrenten. De medewerker had hoge schulden en hij wilde op deze manier zijn schulden aflossen. De werkervaring die op het CV genoteerd stond bleek niet te kloppen en één van de aangegeven diploma’s was vervalst. Het bedrijf heeft hierdoor zowel materieel als immaterieel veel schade opgelopen. Dit kan (makkelijker) gebeuren wanneer toekomstige medewerkers niet of niet zorgvuldig worden gescreend. Door een pre-employment screening (PES) uit te voeren worden potentiële medewerkers die mogelijk risico vormen zo veel mogelijk buiten de deur gehouden. Op deze manier worden risico’s binnen jouw organisatie beperkt en beter beheerst. Een pre-employment screening legt een drempel op waardoor (nieuwe) medewerkers zich verplicht voelen transparant en eerlijk te zijn en zij zullen zien dat het bedrijf integriteit hoog in het vaandel heeft staan.

Niet alleen voor nieuwe medewerkers is het van belang om een employment screening uit te voeren. Ook voor medewerkers die binnen jouw bedrijf een andere functie gaan bekleden met meer verantwoordelijkheden is het verstandig om een employment screening uit te voeren. Dit wordt een in-employment screening genoemd (IES). Door bijvoorbeeld persoonlijke omstandigheden kan het gebeuren dat een medewerker zich plotseling in een vreemde of ongewenste situatie bevindt wat extra risico tot niet integer gedrag kan vormen, waardoor de medewerker toch niet zo geschikt blijkt als gedacht.

Waarom een screening uit handen geven?

Een employment screening vergt de juiste capaciteiten en neemt kostbare tijd in beslag. Als bedrijf houd je liever de focus op de kerntaken van jouw organisatie. Het is dan ook verstandig om een screening uit te laten voeren door een externe specialist. Hierdoor vang je twee vliegen in één klap: je kunt je blijven focussen op jouw kerntaken en verschillende risico’s worden beheerst door het structureel en op de juiste manier screenen van jouw personeel.
Bij het uitbesteden van een employment screening is het echter wel van belang dit door de juiste partij te laten doen. Niet iedere externe mag dit zomaar doen. Er zijn een aantal toetsingscriteria waar externe screeningorganisaties, zoals Vidocq, aan dienen te voldoen:

  • Het bezitten van een keurmerk Particulier Onderzoeksbureau (POB) van de Nederlandse veiligheidsbranche of de Branchevereniging Particuliere Onderzoeksbureaus;
  • Het beschikken over een geldige POB-vergunning;
  • Het personeel heeft toestemming van de politie;
  • Het bedrijf conformeert zich aan de in regelgeving opgenomen (privacy) gedragscode sector particuliere onderzoeksbureaus;
  • Het bedrijf houdt zich aan de richtlijnen van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement en Organisatieontwikkeling (NVP).

Vidocq, het bedrijfsrecherchebureau van AVAQ Groep, voldoet aan al deze toetsingscriteria en is daarmee een betrouwbare specialist op het gebied van employment screening. Al meer dan 15 jaar zijn wij ervaren met risicomanagement op het gebied van fraude en integriteit. Vidocq zorgt er met haar specialistische (online) screeningstools voor dat organisaties zich kunnen blijven focussen op hun kerntaken.

Vidocq, onderdeel van AVAQ Groep, is een erkend particulier onderzoeksbureau en conformeert zich aan wet- en regelgeving omtrent het uitvoeren van een employment screening. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Actueel

Meer avaq actueel

De Europese Dag van de Privacy

28/01/2023

Vandaag, 28 januari, is het de dag van de privacy. De dag waar we even […]

Lees meer

Daniël de Jong nieuw bestuurslid Vereniging Beveiligingsprofessionals Nederland (VBN)

23/01/2023

Op dinsdag 17 januari is Daniël de Jong toegetreden tot het bestuur van Vereniging Beveiligingsprofessionals […]

Lees meer

Nieuwe functionaliteiten screeningsportal

14/11/2016

Ontwikkelingen screeningsportal Vidocq Integrity

Ontwikkelingen in de markt, technische mogelijkheden en wet- en regelgeving wijzigen continu. Wij vinden het belangrijk dat onze screeningsportal hier optimaal op aansluit.

Naast dat wij aan alle toetsingscriteria van het Ministerie van Veiligheid en Justitie voldoen is het uitvoeren van een (pre) employment screening via onze screeningsportal: enorm eenvoudig voor de opdrachtgever en de screeningskandidaat, volledig transparant voor alle partijen en gegevens zijn geborgd.

Nieuwe functionaliteiten screeningsportal

Live chat

Zowel de screeningskandidaat als de opdrachtgever kunnen nu direct vragen stellen doormiddel van een live chat met medewerkers van Vidocq. Natuurlijk kon dit altijd al door telefonisch contact, maar via de chatfunctie is het contact tussen Vidocq en gebruikers van de portal laagdrempeliger geworden. Vragen uit interesse en onduidelijkheden worden direct opgehelderd waardoor het screeningsproces sneller verloopt. Dit is prettig voor de opdrachtgever en de screeningskandidaat.

Engels

De screeningsportal en noodzakelijke documenten zijn volledig in het Engels beschikbaar. Voorheen verliepen Engelstalige screenings buiten onze portal om, maar vanaf heden geniet ook de Engelstalige opdrachtgever en kandidaat van de eenvoud en het gemak van onze screeningsportal.

Dit is Vidocq

Vidocq (Integrity), onderdeel van AVAQ Groep, is een particulier onderzoeksbureau gevestigd in Dronten en voert als onafhankelijke partij screenings uit. Met ruim 15 jaar ervaring is Vidocq specialist in onderzoeken op het gebied van fraude en integriteit. Het principe ‘behandel een ander, zoals jezelf behandeld wenst te worden’ staat bij ons centraal. Vidocq is vergund door het Ministerie van Veiligheid en Justitie, POB-nummer 1433, en in het bezit van het Keurmerk Particulier Onderzoeksbureau van De Nederlandse VeiligheidsbrancheAVAQ Groep is ISO 9001:2008 gecertificeerd.

Actueel

Meer avaq actueel

De Europese Dag van de Privacy

28/01/2023

Vandaag, 28 januari, is het de dag van de privacy. De dag waar we even […]

Lees meer

Daniël de Jong nieuw bestuurslid Vereniging Beveiligingsprofessionals Nederland (VBN)

23/01/2023

Op dinsdag 17 januari is Daniël de Jong toegetreden tot het bestuur van Vereniging Beveiligingsprofessionals […]

Lees meer

Tik op de vingers voor screenen social media.

11/07/2016

In juli jl. werd een bekend Nederlands recherchebureau ”op de vingers getikt” door de Autoriteit Persoonsgegevens. Het bedrijf had onder andere social media profielen van kandidaten opgenomen in de onderzoeksdossiers, waaronder in sommige gevallen zelfs het vriendenoverzicht, en deze rechtstreeks gedeeld met de opdrachtgever en derden, zonder medeweten van de kandidaat.

Onderzoek moet proportioneel zijn

Bij het uitvoeren van een (pre-employment) screening richting een persoon is het van belang dat er proportioneel gehandeld wordt. Zowel voor de opdrachtgever als de kandidaat. Een open vizier en goed inschatten van de relevantie van informatie is daarom ten alle tijden van belang.

217322 tumblr inline o5goxrbhu11rz56tl 500%20(1) 69a164 original 1468230027

Bij Vidocq, het bedrijfsrecherchebureau van AVAQ Groep, worden dagelijks screenings uitgevoerd. Deze bevatten altijd gevoeligheden omdat er gewerkt wordt met persoonsgegevens. Wij gaan hier secuur mee om. Enkel informatie die relevant is en wat wettelijk is toegestaan wordt opgenomen in het onderzoeksdossier. Hoor en wederhoor wordt ten alle tijden toegepast.

De screeningsparadox: onderzoek door een niet-onderzoeksbureau

Er zijn in Nederland partijen die (pre-employment) screenings uitvoeren of schermen met dit begrip terwijl ze niet in het bezit zijn van de juiste vergunningen. Dat is toch vreemd: integriteit zou toch getoetst moeten worden door een organisatie die zelf ook integer is.

Het Ministerie van Veiligheid en Justitie heeft de toetsingscriteria voor de betrouwbaarheid van een screeningsbureau op een rijtje gezet, Vidocq voldoet aan alle criteria:

  • Vidocq bezit het keurmerk Particulier Onderzoeksbureau (POB) van de Nederlandse Veiligheidsbranche;
  • Vidocq beschikt over een geldige POBvergunning. Justis geeft die vergunning af na een screening;
  • Het personeel beschikt over toestemming van de politie;
  • Vidocq is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en heeft een registratienummer;
  • Vidocq conformeert zich aan de in regelgeving opgenomen (privacy)gedragscode sector particuliere onderzoeksbureaus;
  • Vidocq houdt zich aan de richtlijnen van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement en Organisatieontwikkeling.

Meer weten over (pre-employment) screening of een rechercheonderzoek?

Lees onze blog over het screenen van (toekomstige) medewerkers op de juiste manier of lees meer over Vidocq bedrijfsrecherche.

Actueel

Meer avaq actueel

De Europese Dag van de Privacy

28/01/2023

Vandaag, 28 januari, is het de dag van de privacy. De dag waar we even […]

Lees meer

Daniël de Jong nieuw bestuurslid Vereniging Beveiligingsprofessionals Nederland (VBN)

23/01/2023

Op dinsdag 17 januari is Daniël de Jong toegetreden tot het bestuur van Vereniging Beveiligingsprofessionals […]

Lees meer

Screenen van zorgmedewerkers nu nog relevanter

17/05/2016

Sinds 1 januari 2016 geldt er een verplichte vergewisplicht. Deze plicht is vastgelegd in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz).

Zorgaanbieders worden door de Wkkgz verplicht om potentieel in te schakelen zorgverleners na te trekken. Er moet bekend zijn of er in het verleden functioneringsproblemen zijn geweest die het verlenen van zorg in de weg kunnen staan.

Zorgaanbieders zijn vrij in het invullen van de vergewisplicht, een (pre) employment screening is een uitstekend middel om op een goede manier aan deze plicht te voldoen. De vergewisplicht is voor alle medewerkers die beroepsmatig zorg verlenen en geldt dus ook voor gedetacheerden, uitzendkrachten en ZZP’ers. De plicht geldt niet voor vrijwilligers en mantelzorgers.

Denk erom dat het onderzoeksbureau dat de (pre) employment screenings uitvoert volgens Justis (Ministerie van Veiligheid en Justititie) aan diverse criteria moet voldoen.

203574 screenen van medewerkers 08 3b217e large 1460364872

Pre-employment screening

Een (pre) employment screening bestaat uit het vergaren van informatie door middel van verschillende onderzoeksinstrumenten. Een pre employment screening richt zich op onder andere op:

  • verifiëren van echtheid en geldigheid van identiteitsdocumenten;
  • controleren van (inter)nationale ‘warning lists’;
  • toetsen van behaalde diploma’s en afgeronde opleidingen;
  • onderzoeken van de financiële achtergrond van de kandidaat;
  • toesten op waarheid van de opgegeven referenten;
  • onderzoeken van open bronnen van de kandidaat.

Bij Vidocq behandelen wij mensen zoals wij zelf graag behandeld willen worden. Op deze wijze is ook onze screeningsmethode Vidocq Integrity gebaseerd. Hoor en wederhoor is voor ons een onwrikbaar gegeven. De kandidaat geeft ons daarom van te voren goedkeuring voor het onderzoek. Krijgen wij dit niet, dan stopt het onderzoek. Wij leggen onze bevindingen altijd eerst voor aan de kandidaat. Als zorgaanbieder krijgt u alleen een door de kandidaat becommentarieerde rapportage. De kandidaat kan er ook voor kiezen om de rapportage niet met u te delen. Op basis van dit signaal kunt u zelf bepalen welke stappen u neemt aangaande de kandidaat.

Actueel

Meer avaq actueel

De Europese Dag van de Privacy

28/01/2023

Vandaag, 28 januari, is het de dag van de privacy. De dag waar we even […]

Lees meer

Daniël de Jong nieuw bestuurslid Vereniging Beveiligingsprofessionals Nederland (VBN)

23/01/2023

Op dinsdag 17 januari is Daniël de Jong toegetreden tot het bestuur van Vereniging Beveiligingsprofessionals […]

Lees meer

Hoe screent u medewerkers op de juiste manier?

11/04/2016

Vóór het in dienst treden maar ook tijdens het in dienst zijn: screening is op verschillende momenten noodzakelijk. Maar wat houdt ‘screenen’ nou precies in en hoe verhoudt zich dit tot de betrokken partijen?

 

image

Bij het screenen van personen zijn verschillende partijen betrokken: de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen College Bescherming Persoonsgegevens), een onderzoeksbureau, de werkgever en de werknemer.

De definitie van screenen luidt: Grondig onderzoeken en analyseren van gegevens. Voor een werkgever is het toegestaan om zichzelf hierin te voorzien en onderzoek te verrichten naar (nieuw) personeel, hierbij moet wel sprake zijn van een ‘rechtvaardig belang’.

Voor een objectieve screening en het borgen van de dynamiek op de werkvloer is het raadzaam om een particulier onderzoeksbureau in te schakelen. Hiermee bent u verzekerd van de juiste handelwijze en heeft u een extra paar ogen zodat er niets over het hoofd wordt gezien.

De stappen bij screening

Een screening bestaat uit het vergaren van informatie, grotendeels aangeleverd door de kandidaat zelf. Deze informatie wordt gecontroleerd, (op juistheid) onderzocht, doorgelicht en grondig bekeken. Het screenen van medewerkers is bedoeld om de integriteit van de organisatie te borgen. Neem geen risico met nieuwe medewerkers.

Het uit laten voeren van een screening door een externe partij moet aan voorwaarden voldoen. Als het om persoonsgegevens gaat, kan men niet zorgvuldig genoeg zijn. Borging van privacy is van groot belang. Als (nieuwe) medewerkers door een externe partij gescreend worden moet deze partij:

  • Zich conformeren aan de richtlijnen van: de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement en Organisatieontwikkeling (NVP) en de (privacy)gedragscode sector particuliere onderzoeksbureaus;
  • Beschikken over een geldige vergunning van het Ministerie van Veiligheid en Justitie (POB);
  • In het bezit zijn van een keurmerk Particulier Onderzoeksbureau van de Nederlandse Veiligheidsbranche;
  • De werkzaamheden laten uitvoeren door gediplomeerde en vergunde onderzoekers;
  • De (digitale) infrastructuur geborgd hebben.

Bekijk hiervoor ook de brochure van het Ministerie van Veiligheid en Justitie.

Recherchewerkzaamheden

De definitie van recherchewerkzaamheden luidt: het vergaren en analyseren van gegevens.

Onder analyse wordt verstaan het ontleden en systematisch onderzoeken. Dit lijkt dus naadloos van toepassing te zijn. Er is in ieder geval sprake van verifiëren en grondig controleren van de informatie.

Als naar deze uitleg gekeken wordt valt het beoordelen/verifiëren van de vergaarde informatie onder de definitie ‘recherchewerkzaamheden’ en is het reëel dat partijen die zich met deze werkzaamheden bezig houden beschikken over de eerder genoemde vereisten. Ook het alleen toetsen of de aangeleverde informatie ‘oké’ is valt dus hieronder.

Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens draagt zorg voor het toezicht op de borging van privacy binnen Nederland. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is veel informatie beschikbaar over privacy met betrekking tot de relatie tussen werkgever en werknemer. Denk hierbij aan sollicitatieprocedures, cameratoezicht en het bewaren van persoonsgegevens. Ook screenen van (toekomstige) medewerkers is een item waar het de Autoriteit Persoonsgegevens over publiceert.

Particuliere Onderzoeksbureaus vallen onder het toezicht van de Autoriteit Persoonsgegevens en dienen zich actief te conformeren aan de gestelde normen, ook voor wat betreft het screenen van nieuwe medewerkers. Dit is geborgd in een vergunningensysteem waarbij ook de medewerkers die actief betrokken zijn bij de werkzaamheden persoonlijk vergund en gediplomeerd zijn.

Zorg voor borging van integriteit binnen uw organisatie, screen op de juiste manier!

Bronnen: Website Autoriteit PersoonsgegevensWet op de Particuliere Beveiliging Organisaties en Recherchebureaus.

Benieuwd naar de aanpak van Vidocq bij het screenen van nieuwe medewerkers? Bekijk onze brochure.

Actueel

Meer avaq actueel

De Europese Dag van de Privacy

28/01/2023

Vandaag, 28 januari, is het de dag van de privacy. De dag waar we even […]

Lees meer

Daniël de Jong nieuw bestuurslid Vereniging Beveiligingsprofessionals Nederland (VBN)

23/01/2023

Op dinsdag 17 januari is Daniël de Jong toegetreden tot het bestuur van Vereniging Beveiligingsprofessionals […]

Lees meer