Binnen iedere organisatie zijn er functies waarbij vertrouwelijke taken worden uitgevoerd. Je wilt dan ook medewerkers in dienst hebben die je kunt vertrouwen. Een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) kan hierbij een behulpzaam onderdeel zijn en is voor sommige functies zelfs verplicht. Je krijgt hiermee inzicht in eventuele risico’s die medewerkers meebrengen.

Vanuit AVAQ raden onze veiligheidsexperts altijd aan om (potentiële) medewerkers een VOG aan te laten leveren. Bij de employment screeningen die wij uitvoeren is dit een vast onderdeel en weten wij precies op welke onderdelen deze aangevraagd moet worden, wordt deze door onze onderzoeker gecontroleerd en vergeleken met de andere informatie aangeleverd voor de screening. Een VOG aanvraag op zichzelf kan geen volledig beeld geven van de mate van integriteit richting de toekomst, hier zijn veel meer factoren bij betrokken. Daarom is een VOG aanvraag bij onze employmentscreeningen slechts een onderdeel van het groter geheel, zodat werkgevers een zo volledig mogelijk beeld krijgen van de integriteit van (toekomstige) medewerkers.

Wat is een VOG precies?

Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat het (justitiële) verleden van een persoon geen of wel bezwaar vormt voor het vervullen van een functie. Met het (justitiële) verleden van een persoon worden strafbare feiten van deze persoon bedoelt, denk bijvoorbeeld aan verduistering, openbaar dronkenschap, onwenselijk handelen met kinderen. De relatie tussen (eventuele) strafbare feiten en de functie die de persoon (gaat) uitvoeren wordt onderzocht door het Ministerie van Veiligheid en Justitie (Justis). Een VOG wordt afgegeven bij een positief resultaat in relatie tot de functie die iemand gaat uitoefenen.

Hoe wordt een VOG aangevraagd?

1. De werkgever start de VOG-aanvraag door de persoon uit te nodigen voor een VOG-aanvraag via de gemeente (op papier) of digitaal;
2. De persoon vult de benodigde gegevens in en verstuurt de aanvraag;
3. De persoon wordt door het Ministerie van Veiligheid en Justitie (Justis) getoetst op eventuele strafbare feiten in relatie tot de functie;
4. De persoon ontvangt bij goed resultaat de VOG binnen 1 tot 4 weken per post.

Dit is belangrijk

Het is raadzaam om nieuwe medewerkers een VOG aan te laten leveren voor zij starten binnen jouw bedrijf. Vermeldt vooraf (bijvoorbeeld in de vacature) dat dit onderdeel uitmaakt van het aanname proces, hiermee creëer je een extra drempel om niet integere personen eventueel op afstand te houden. Laat weten of jij als bedrijf de kosten hiervoor draagt. Bepaal welk toetsingspofiel aansluit op de functie van de persoon. Wanneer het om een toetsing voor een dienstverband gaat is dit over het algemeen één van onderstaande profielen:

• Algemeen profiel (hierbij kan getoetst worden op de risicogebieden informatie, geld, goederen, diensten, zakelijke transacties, proces, aansturen organisatie, personen);
• Financiële dienstverlening;
• Gezondheidszorg en welzijn van mens en dier;
• Juridische dienstverlening;
• Onderwijs.

Wanneer de persoon de VOG heeft ontvangen dient hij/zij deze aan jou als bedrijf te overhandigen voor inzage. Let hierbij op de volgende punten:

• De datum: controleer de datum waarop de VOG is afgegeven, laat deze bij controle niet ouder zijn dan een half jaar zodat een actueel beeld verkregen kan worden;
• De echtheid: controleer of de VOG geen vervalsing is. Hier vind je een aantal kenmerken waaraan je een echt exemplaar kunt herkennen;
• De basisgegevens: controleer de NAW-gegevens en overige gegevens zoals geboortedatum;
• Wel of geen bezwaren: ga goed na wat de uitkomst is van de verklaring en of er eventuele bezwaren zijn.

Een VOG is een vaststelling uit het verleden en geeft geen garanties voor de toekomst. Een goed resultaat betekent niet automatisch dat er geen strafbare feiten zijn geweest. Justis bekijkt alleen strafbare feiten binnen de ’terugkijktermijn’, deze verschilt per functie en hangt af van de leeftijd van de persoon. Daarnaast wordt gekeken naar de relatie tussen de mogelijke strafbare feiten en de functie, wanneer deze geen bezwaar vormen voor de functie worden deze niet vermeld (een snelheidsovertreding is bijvoorbeeld relevant voor de functie van taxichauffeur maar niet voor een docent). Tevens wordt er een belangenafweging gemaakt door Justis: weegt het belang van de persoon zwaarder dan het risico voor de samenleving bij het afgeven van de VOG?

Een VOG-aanvraag is onderdeel van een groter geheel wanneer het gaat om een integere organisatie, de experts van AVAQ adviseren graag hoe dit bij jouw bedrijf het beste ingericht kan worden, neem contact met ons op.

Het is belangrijk om risico’s binnen een organisatie zo goed mogelijk te beperken en te beheersen. Fraude, diefstal of integriteitsschendingen kunnen (veel) schade aan een bedrijf veroorzaken. Een belangrijke eerste stap in het beheersen van dit soort risico’s is het uitvoeren van een employment screening. Lees hier waarom een employment screening zo belanrijk is en waarom het verstandig is dit door een extern bedrijf uit te laten voeren.

Het belang van een employment screening

Een sollicitant heeft gereageerd op een openstaande vacature. Tijdens het gesprek komt deze sollicitant geloofwaardig over, het CV ziet er keurig uit en de sollicitant wordt in dienst genomen. Na een jaar gebeurt er iets verdachts binnen het bedrijf: er ontbreken belangrijke bedrijfsgegevens en het aantal klanten neemt plotseling af. Wat blijkt? De medewerker die een jaar geleden was aangenomen heeft deze bedrijfsgegevens doorverkocht aan concurrenten. De medewerker had hoge schulden en hij wilde op deze manier zijn schulden aflossen. De werkervaring die op het CV genoteerd stond bleek niet te kloppen en één van de aangegeven diploma’s was vervalst. Het bedrijf heeft hierdoor zowel materieel als immaterieel veel schade opgelopen. Dit kan (makkelijker) gebeuren wanneer toekomstige medewerkers niet of niet zorgvuldig worden gescreend. Door een pre-employment screening (PES) uit te voeren worden potentiële medewerkers die mogelijk risico vormen zo veel mogelijk buiten de deur gehouden. Op deze manier worden risico’s binnen jouw organisatie beperkt en beter beheerst. Een pre-employment screening legt een drempel op waardoor (nieuwe) medewerkers zich verplicht voelen transparant en eerlijk te zijn en zij zullen zien dat het bedrijf integriteit hoog in het vaandel heeft staan.

Niet alleen voor nieuwe medewerkers is het van belang om een employment screening uit te voeren. Ook voor medewerkers die binnen jouw bedrijf een andere functie gaan bekleden met meer verantwoordelijkheden is het verstandig om een employment screening uit te voeren. Dit wordt een in-employment screening genoemd (IES). Door bijvoorbeeld persoonlijke omstandigheden kan het gebeuren dat een medewerker zich plotseling in een vreemde of ongewenste situatie bevindt wat extra risico tot niet integer gedrag kan vormen, waardoor de medewerker toch niet zo geschikt blijkt als gedacht.

Waarom een screening uit handen geven?

Een employment screening vergt de juiste capaciteiten en neemt kostbare tijd in beslag. Als bedrijf houd je liever de focus op de kerntaken van jouw organisatie. Het is dan ook verstandig om een screening uit te laten voeren door een externe specialist. Hierdoor vang je twee vliegen in één klap: je kunt je blijven focussen op jouw kerntaken en verschillende risico’s worden beheerst door het structureel en op de juiste manier screenen van jouw personeel.
Bij het uitbesteden van een employment screening is het echter wel van belang dit door de juiste partij te laten doen. Niet iedere externe mag dit zomaar doen. Er zijn een aantal toetsingscriteria waar externe screeningorganisaties, zoals Vidocq, aan dienen te voldoen:

• Het bezitten van een keurmerk Particulier Onderzoeksbureau (POB) van de Nederlandse veiligheidsbranche of de Branchevereniging Particuliere Onderzoeksbureaus;
• Het beschikken over een geldige POB-vergunning;
• Het personeel heeft toestemming van de politie;
• Het bedrijf conformeert zich aan de in regelgeving opgenomen (privacy) gedragscode sector particuliere onderzoeksbureaus;
• Het bedrijf houdt zich aan de richtlijnen van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement en Organisatieontwikkeling (NVP).

Vidocq, het bedrijfsrecherchebureau van AVAQ Groep, voldoet aan al deze toetsingscriteria en is daarmee een betrouwbare specialist op het gebied van employment screening. Al meer dan 15 jaar zijn wij ervaren met risicomanagement op het gebied van fraude en integriteit. Vidocq zorgt er met haar specialistische (online) screeningstools voor dat organisaties zich kunnen blijven focussen op hun kerntaken.

Vidocq, onderdeel van AVAQ Groep, is een erkend particulier onderzoeksbureau en conformeert zich aan wet- en regelgeving omtrent het uitvoeren van een employment screening. Neem contact met ons op voor meer informatie.