Stappenplan: wat te doen bij fraude of bedrijfsdiefstal?

24/10/2017

Heeft u enig idee welke stappen u moet ondernemen in geval van fraude of bedrijfsdiefstal?

Download hier ons stappenplan.

Actueel

Meer avaq actueel

De Europese Dag van de Privacy

28/01/2023

Vandaag, 28 januari, is het de dag van de privacy. De dag waar we even […]

Lees meer

Daniël de Jong nieuw bestuurslid Vereniging Beveiligingsprofessionals Nederland (VBN)

23/01/2023

Op dinsdag 17 januari is Daniël de Jong toegetreden tot het bestuur van Vereniging Beveiligingsprofessionals […]

Lees meer

Software licenties in gebruik bij de concurrent!?

08/07/2015

Een onderbuik gevoel 

Bij een constructiebedrijf werkt een constructeur zelfstandig aan de ontwikkeling van hoogwaardige producten. Hij werkt hiervoor met kostbare softwarepakketten. De communicatie met de constructeur verloopt steeds moeizamer. Het ontwijkgedrag begint op te vallen en de samenwerking met de productieafdeling loopt ook niet altijd even soepel.

Binnen de onderneming zijn de autorisaties voor verschillende medewerkers ingericht door een externe ICT-dienstverlener. Deze dienstverlener neemt contact op met het MT en geeft door dat de constructeur een uitbreiding van zijn autorisaties heeft aangevraagd. Dit was niet afgesproken. Dit is voor het MT een reden om de activiteiten van de constructeur tegen het licht te houden. Al snel blijkt dat de constructeur geregeld mailcontact heeft met een concurrerend. Het MT benaderd Vidocq, het bedrijfsrecherchebureau van Avaq groep, om onderzoek te doen naar het gedrag van de constructeur.

Uit welke onderzoeksmethoden kun je kiezen?

Bij Avaq geloven we dat je als bedrijf mag rekenen op de loyaliteit van je medewerkers. En als het vermoeden bestaat dat bedrijfsgegevens onbevoegd gedeeld worden, onderzoek gedaan mag worden. Een onderzoek moet gebaseerd zijn op concrete aanwijzingen en fair zijn. Zo maak je de zaak niet groter dan nodig is. Avaq kiest daarom altijd voor de minst ingrijpende onderzoeksmethode. Met dit in gedachten verkenden we samen met het MT de mogelijkheden:

  • Een analyse van de autorisaties van de medewerkers;
  • Een analyse van het mailverkeer van de constructeur;
  • Een scan van de ‘werkplek’ van de constructeur.

Hoe bepaal je de juiste aanpak?

Werkgevers mogen het handelen van hun werknemers tijdens het werk onderzoeken. Hier moeten wel goede redenen voor zijn. Privacy op de werkplek is een recht. De belangen van de werkgever moeten in het geding zijn. In deze casus waren er concrete aanwijzingen dat de constructeur informatie deelde met een concurrerend.

Voor welke ingreep hebben we uiteindelijk gekozen? 

Samen met het MT en een juridisch adviseur  is er gekozen om een ‘forensic image’ te maken van de ‘werkplek’ en het mailaccount van de constructeur. Deze data is vervolgens geanalyseerd. Er is gekeken naar het mailverkeer, in het bijzonder naar het versturen van grote bestanden en het verplaatsen van bestanden naar externe geheugendragers.

Waar moet je op letten bij ‘werkplek’ en mail onderzoek?

Onderzoek verrichten in de ‘geautomatiseerde voorzieningen’ van een onderneming is gebonden aan een aantal spelregels:

  • Het mag alleen in opdracht van de ‘rechthebbende’ van de voorziening;
  • Er moet sprake zijn van misbruik van de ‘werkplek’;
  • Er moet gekozen worden voor de minst ingrijpende onderzoeksmethodiek;
  • Een ‘thuiswerkplek’ wordt niet zomaar thuis onderzocht;
  • Niet relevante informatie wordt vernietigd.

Het onderzoek 

Uit de mailbestanden bleek dat de constructeur informatie met betrekking tot een kostbaar softwarepakket gedeeld had met een concurrerend bedrijf. Ook werd uit het mailverkeer duidelijk dat de constructeur een afspraak met deze concurrent had om het pakket te installeren. Hiernaast bleek dat de constructeur vaak gebruik maakte van externe geheugendragers en de hoeveelheid privédata op de ‘werkplek’ was opvallend. Redenen genoeg om met hem in gesprek te gaan en zijn visie op deze feiten aan te horen.

  • Na de confrontatie met de mailberichten over het softwarepakket reageerde de constructeur hoogst verontwaardigd. Hij had inderdaad informatie gedeeld om het softwarepakket te kunnen downloaden, maar had in geen geval de licentiecodes gedeeld. Het concurrerende bedrijf had het pakket zelf gekocht.
  • De constructeur erkende dat hij tegen betaling het concurrerende bedrijf hielp wegwijs te worden in het softwarepakket. Hij heeft hier geen overleg over gehad met zijn werkgever.
  • De constructeur erkende grote hoeveelheden data te hebben opgeslagen op zijn werkplek als back-up, er vanuit gaande dat dit geen probleem zou zijn.
  • De constructeur erkende dat de samenwerking met de productieafdeling en het management niet optimaal was, maar dat dit vooral niet aan hem lag.

Tijdens het gesprek met de constructeur is geverifieerd of het concurrerende bedrijf inderdaad over eigen licenties voor het softwarepakket beschikte. Dit bleek het geval te zijn. Tevens verklaarde de directeur van het concurrerende bedrijf gebruik te maken van de kennis van de constructeur en hem hiervoor te betalen.

Wat waren de gevolgen?

Zo kwam er helderheid in de casus. Het onderbuik gevoel bleek te zijn gebaseerd op feiten. Er werd inderdaad informatie gedeeld met een ander bedrijf, alleen bleek het niet ‘fout’ te zijn. Wel hield de constructeur er een nevenfunctie op na. Dit had hij moeten melden. Door het onderzoek kwam het MT weer in gesprek met de constructeur en bleek dat na jaren trouwe dienst de chemie uitgewerkt was. Het vertrouwen om met elkaar verder te gaan ontbrak. Er werd gekozen om met vaststellingsovereenkomst uit elkaar te gaan

Achteraf bezien bleek dat er niet veel aan de hand was: het niet melden van een betaalde nevenfunctie, het via zakelijke mail verwijzen naar downloadsites en het beschikken over veel privé data op de werkplek. Deze feiten waren geen dringende reden om de arbeidsovereenkomst te beëindigen, maar leidde wel tot een openhartig gesprek tussen het MT en de constructeur. Ook zo wordt gewerkt aan harmonie op de werkvloer.

Waarmee kunnen we u van dienst zijn?

Bel voor een vrijblijvend gesprek: 0321 – 311 773 of neem contact met ons op middels het contactformulier.

De casus is gebaseerd op een waargebeurde zaak. Door de samenvatting zijn bepaalde feiten niet overeenkomstig de zaak.

Download deze casus als PDF.

Actueel

Meer avaq actueel

De Europese Dag van de Privacy

28/01/2023

Vandaag, 28 januari, is het de dag van de privacy. De dag waar we even […]

Lees meer

Daniël de Jong nieuw bestuurslid Vereniging Beveiligingsprofessionals Nederland (VBN)

23/01/2023

Op dinsdag 17 januari is Daniël de Jong toegetreden tot het bestuur van Vereniging Beveiligingsprofessionals […]

Lees meer

Hoe ga je om met ongewenst gedrag binnen je organisatie?

08/07/2014

Een schokkende melding

De directeur van een onderwijsinstelling ontvangt een brief waarin wordt beweerd dat bepaalde studenten hogere cijfers krijgen in ruil voor tegenprestaties. De directeur staat voor een dilemma: is de inhoud van de brief waar of niet? Zijn er contacten tussen docenten en studenten die onwenselijk zijn; halen bepaalde studenten hogere cijfers dan ze werkelijk gehaald hebben…

Het gesprek met de melder

De onderwijsinstelling gaat eerst in gesprek met de melder. Dit gesprek vormt de basis voor een eigen onderzoek, waarbij emailbestanden van genoemde docenten worden onderzocht. Uit dit onderzoek blijkt dat de emailcorrespondentie van deze docenten met bepaalde (ex)studenten erg amicaal is. De inhoud van de emails wordt door de onderwijsinstelling geclassificeerd als grensoverschrijdend. De directeur stopt het eigen onderzoek. Hij heeft voldoende om een extern onderzoek te starten.

Digitaal forensisch onderzoek

De directeur laat extern digitaal forensisch onderzoek doen naar de mailboxen van vier docenten. Uit de analyse van de mailbestanden blijkt dat drie docenten er omgangsvormen op na houden die niet passen in de relatie docent (ex)student zoals de onderwijsinstelling dit voorstaat. De onderwijsinstelling vindt de eerste resultaten van het onderzoek dusdanig ernstig dat het niet wenselijk is dat de drie docenten tijdens het onderzoek aanwezig zijn op de instelling. De docenten worden vrijgesteld van werk om ruimte te creëren voor een uitgebreid onderzoek.

Vragen van de instelling

De onderwijsinstelling heeft nog veel vragen en wil de drie docenten de gelegenheid geven om inhoudelijk te reageren op de aantijgingen. Ook wil de onderwijsinstelling weten of er sprake is van meerdere klachten over deze docenten. Belangrijke vragen die beantwoord moeten worden zijn: wat is de omvang van dit probleem, had de onderwijsinstelling eerder kunnen of moeten ingrijpen, zijn de studenten bevoordeeld en zo ja, in welke mate?

Uit welke onderzoeksmogelijkheden kun je kiezen?

Bij AVAQ Groep geloven we dat medewerkers of studenten het beste functioneren in een harmonische (werk en leer) omgeving. Een onderzoek moet daarom fair zijn, zo min mogelijk mensen beschadigen, maar ook recht doen aan alle betrokkenen. Een onderzoek moet een volledig beeld geven zodat de onderwijsinstelling de juiste beslissingen kan nemen.

In samenspraak met de onderwijsinstelling en een jurist zijn de volgende methoden ingezet:

  • Er is een meldpunt geopend om docenten en studenten anoniem de gelegenheid te geven misstanden te melden. Dit meldpunt is extern belegd.
  • Bij naam genoemde docenten en studenten zijn geïnterviewd.
  • Mailboxen en andere digitale bronnen zijn nader onderzocht.
  • De resultaten van toetsen en tentamens zijn geanalyseerd om eventuele bevoordeling inzichtelijk te maken. Er is hierbij ruimte gegeven voor wederhoor.

Hoe bepaal je de juiste aanpak?

De onderwijsinstelling zat enorm in haar maag met het gedrag van de docenten en de dreigende publiciteit. Kort na aanvang van het onderzoek is overleg gevoerd over: de doelstelling, de aanpak, proportionaliteit en subsidiariteit. Dit leverde een zorgvuldig onderzoeksplan op, waarbij alle verantwoordelijkheden op de juiste plekken werden belegd en de belangen van: alle docenten, de studenten en de onderwijsinstelling zorgvuldig werden benoemd.

Het onderzoek

Meldingen en verhalen van docenten en studenten werden opgetekend. Uit deze gesprekken bleek dat de docenten een geheel eigen wijze van onderwijs geven hadden ontwikkeld binnen de onderwijsinstelling en zich niet lieten aanspreken op hun gedrag en methodieken. De gesprekken gaven met name een beeld van een ongewenste cultuur binnen de onderwijsinstelling. Het onderzoek in de digitale omgeving van de docenten leverde schokkende feiten op. Er werd onderling met weinig respect gemaild over studenten, één van de docenten gaf er blijk van een intieme relatie te hebben gehad met een kwetsbare student.

Het algemene beeld was dat de drie docenten geen professionele distantie hielden met studenten waardoor onder andere het beeld kon ontstaan dat deze studenten bevoordeeld werden. Na analyse van de resultaten van toetsen en tentamens werd bevoordeling niet onderbouwd. De onderwijsinstelling was blij met deze conclusie, want aantoonbaar onjuiste beoordeling van tentamens en toetsen heeft enorme gevolgen voor studenten en de onderwijsinstelling.

Wat over bleef

De melding werd volledig onderzocht. Het ingestelde meldpunt leverde geen nieuwe meldingen op ten aanzien van het gedrag van de docenten. Wat bleef staan was de onprofessionele distantie, het ontbreken van respect in emailberichten en (te) intieme relaties met studenten. Dit was voor de onderwijsinstelling genoeg om robuust in te grijpen.

De onderwijsinstelling staat voor een veilige werk- en leeromgeving waar docenten respectvol omgaan met studenten en collega’s. De drie docenten hadden deze norm aantoonbaar overschreden. Om deze reden werd afscheid genomen van de drie docenten.

Het onderzoek en de rapportage hebben er toe geleidt dat integriteit onderdeel moet zijn van de cultuur binnen de instelling. Beleid wordt aangepast en de drempel om ongewenst gedrag te melden wordt verlaagd. Zo draagt een onderzoek bij aan de harmonie binnen een organisatie.

Waarmee kunnen we u van dienst zijn?

Bel voor een vrijblijvend gesprek: 0321 – 311 773 of neem contact met ons op middels het contactformulier.

De casus is gebaseerd op een waargebeurde zaak. Door de samenvatting zijn bepaalde feiten niet overeenkomstig de omvangrijke zaak.

Download deze casus als PDF.

Actueel

Meer avaq actueel

De Europese Dag van de Privacy

28/01/2023

Vandaag, 28 januari, is het de dag van de privacy. De dag waar we even […]

Lees meer

Daniël de Jong nieuw bestuurslid Vereniging Beveiligingsprofessionals Nederland (VBN)

23/01/2023

Op dinsdag 17 januari is Daniël de Jong toegetreden tot het bestuur van Vereniging Beveiligingsprofessionals […]

Lees meer

Heimelijk filmen van personeel: wat is toegestaan?

10/01/2014

Naar aanleiding van de Media Markt casus. (artikel NOS)

Volgens het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP)

Als werkgever mag je in principe geen gebruik maken van verborgen camera’s om je personeel te filmen. Je mag dit middel alleen inzetten wanneer er bijvoorbeeld wordt gestolen of gefraudeerd. En zelfs dan zijn de voorwaarden strikt.

Een werknemer heeft óók in de werksituatie recht op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer. Het controleren van het functioneren van werknemers door camera-observaties kan ingrijpend zijn en grote gevolgen hebben voor werknemers die een (financiële) afhankelijkheidsrelatie hebben met hun werkgever. Er kan in zo’n relatie dan ook geen sprake zijn van ‘vrije’ toestemming voor geheime camera-observaties. (CBP, 2013)

Voorbeelden van heimelijk cameratoezicht

Casus: hoe onderzoek je fraude bij een voetbalvereniging? 

De voorzitter was als financieel deskundige goed op de hoogte van de ‘cijfers’ van de vereniging. Hij kon goed onderbouwen dat het niet anders kon dan dat er contant geld werd weggenomen uit de kassa’s. Analyse van het rooster gaf niet voldoende mogelijkheden om vrijwilligers uit te sluiten. Wij hebben er in samenspraak met de club voor gekozen om heimelijk cameratoezicht in te stellen, gericht op beide kassa’s én vaker de inhoud van de kassa te controleren. Dit laatste werd een verantwoordelijkheid van de vereniging zelf!

Waar moet je op letten bij toezicht met verborgen camera’s?

Het gebruik van verborgen camera’s is een zwaar middel. Wie het onderzoeksmiddel wil inzetten moet hier op letten:

  • Het mag alleen als er sprake is van een concrete aanwijzing, er moet iets aan de hand zijn;
  • Heimelijk cameratoezicht heeft altijd een tijdelijk karakter;
  • Verzeker je van het vertrouwelijke gebruik van camerabeelden.

Lees hier de volledige casus terug. 

Casus: hoe onderzoek je fraude met creditcards? 

Het staat werkgevers vrij om het handelen van werknemers te onderzoeken. Dat mag dan alleen als die handelingen de belangen van de werkgever zouden kunnen schaden. Daarom bekeken wij welke onderzoeksmethode het hotel had mogen gebruiken als het zelf onderzoek had gedaan. Daarbij lieten we ons leiden door deze drie punten:

  • Als werkgever heb je de plicht tot goed werkgeverschap. Een eventuele rechter zal checken of je rechtmatig hebt gehandeld;
  • De onderzoeksmethode moet in verhouding staan tot het probleem;
  • Bovendien mag het ingezette middel nooit erger zijn dan de kwaal.

Voor welke methode hebben we uiteindelijk gekozen?

Samen met het hotel kozen we voor het volgende scenario:

  • Een double check op de roosteranalyse van het hotel;
  • Beoordelen of het mogelijk was om observanten in te zetten die een proefaankoop zouden doen;
  • Beoordelen of toezicht met een verborgen camera passend was. Dit bleek de enige reële opsporingsmethode te zijn.

Lees hier de volledige casus terug. 

Actueel

Meer avaq actueel

De Europese Dag van de Privacy

28/01/2023

Vandaag, 28 januari, is het de dag van de privacy. De dag waar we even […]

Lees meer

Daniël de Jong nieuw bestuurslid Vereniging Beveiligingsprofessionals Nederland (VBN)

23/01/2023

Op dinsdag 17 januari is Daniël de Jong toegetreden tot het bestuur van Vereniging Beveiligingsprofessionals […]

Lees meer

Hoe onderzoek je fraude bij een voetbalvereniging?

18/08/2013

Een casus

Een opvallende melding

De voorzitter van een voetbalvereniging nam contact op. Hij was nog maar kort voorzitter en zag dat de marges van de kantine niet gezond waren. Kort na zijn aanstelling had hij het ‘vrijwilligers-beleid’ voor gebruik van consumpties al aangepast. Eigen gebruik werd inmiddels goed geregistreerd. Toch bleef er een groot verschil tussen de verwachte omzet en de feitelijke omzet, kortom er verdween geld uit de kantinekas of voorraad uit het magazijn.

Vragen van de vereniging 

Er is een kleine groep vrijwilligers actief in de kantine. De constatering dat er structureel geld verdween uit de kantinekas werd binnen het bestuur van de club als schok ervaren, één of meerdere ‘kantine-vrijwilligers’ lijken verantwoordelijk te zijn voor het verdwijnen van geld of voorraad. De vraag van het bestuur was: onderzoek wie verantwoordelijk is voor de verdwijning van geld uit de kantinekas. Uitgangspunt was om geen onrust te veroorzaken binnen de vereniging en geen onderling wantrouwen te voeden.

Uit welke onderzoeksmogelijkheden kun je kiezen? 

Bij de Avaq Groep geloven we dat mensen, vrijwilligers of medewerkers, het beste functioneren in een harmonische (werk)omgeving. Een onderzoek moet, zeker in een vrijwilligersorganisatie, fair zijn voor alle betrokkenen. De zaak moet zo klein mogelijk gehouden worden om reputatieschade van de club én betrokkene te voorkomen. Vidocq, het onderzoeksbureau binnen de Avaq Groep, kiest daarom altijd de minst ingrijpende onderzoeksmethode en rapporteert alleen de onderzoeksresultaten die betrekking hebben op het onderzoeksdoel. Met deze kaders in gedachten verkenden we met de voorzitter de mogelijkheden:

  • Een nadere analyse van de roosters van vrijwilligers;
  • Een analyse van inkomende en uitgaande geldstromen;
  • Toezicht creëren met een verborgen camera op specifieke plaatsen;
  • Structureel en zeer frequent tellen van de inhoud va de kassa.

Hoe bepaal je de juiste aanpak? 

Het staat werkgevers vrij om het handelen van werknemers te onderzoeken als er sprake is van een concrete aanwijzing. Hoe zit dit als er sprake is van vrijwilligers in plaats van werknemers. Wij zijn van mening dat de bevoegdheden van de vereniging niet anders zijn. De vereniging kan niet stil blijven zitten en heeft het ‘recht’ maar ook de ‘plicht’ om de toedracht van het verdwijnen van geld te onderzoeken.

  • Ook in een vrijwilligersorganisatie heb je de plicht tot goed ‘werkgeverschap’;
  • De onderzoeksmethode moet in verhouding staan tot het probleem;
  • Het middel mag nooit erger zijn (of worden) dan de kwaal.

Waar hebben we voor gekozen? 

De voorzitter was als financieel deskundige goed op de hoogte van de ‘cijfers’ van de vereniging. Hij kon goed onderbouwen dat het niet anders kon dan dat er contant geld werd weggenomen uit de kassa’s. Analyse van het rooster gaf niet voldoende mogelijkheden om vrijwilligers uit te sluiten. Wij hebben er in samenspraak met de club voor gekozen om heimelijk cameratoezicht in te stellen, gericht op beide kassa’s én vaker de inhoud van de kassa te controleren. Dit laatste werd een verantwoordelijkheid van de vereniging zelf!

Waar moet je op letten bij toezicht met verborgen camera’s? 

Het gebruik van verborgen camera’s is een zwaar middel. Wie het onderzoeksmiddel wil inzetten moet hier op letten:

  • Het mag alleen als er sprake is van een concrete aanwijzing, er moet iets aan de hand zijn;
  • Heimelijk cameratoezicht heeft altijd een tijdelijk karakter;
  • Verzeker je van het vertrouwelijk gebruik van camerabeelden.

Het onderzoek

Snel na het instellen van cameratoezicht werd er contact opgenomen. Er mistte omzet. Uit de analyse bleek dat er een aantal verdachte handelingen verricht werden door één vrijwilliger. Deze vaststellingen werden samen met de voorzitter van de club geëvalueerd. Dit leidde tot de identificatie van de vrijwilliger en de vaststelling dat de handelingen niet in orde waren. De vrijwilliger pakte geld uit de kassa, telde dit en stopte het geld weg in de kleding. Door de kwaliteit van de beelden kon vastgesteld worden om welk bedrag het ging.

Enkele dagen later werd de vrijwilliger uitgenodigd voor een gesprek. De vrijwilliger erkende de diefstal en ook eerdere diefstallen die een structureel karakter hadden. De vrijwilliger verklaarde bereid te zijn een regeling te treffen. De volgende dag kwamen de vereniging en de vrijwilliger een schadebedrag overeen. Dit bedrag werd dezelfde week nog betaald door de vrijwilliger.

Wat waren de gevolgen?

Zo werd de zaak opgelost, voor de club én voor de vrijwilliger. Doordat het onderzoek ‘klein’ was gehouden werd het niet breed bekend binnen de vereniging, leed de vrijwilliger geen groot gezichtsverlies en was het doen van aangifte niet nodig. Om te voorkomen dat vrijwilligers in de toekomst weer in de verleiding kunnen komen zijn de procedures aangepast. Ook zijn er nieuwe kassa’s ingevoerd, die alle kassahandelingen registeren. Zo bouwen wij samen aan vertrouwen.

Actueel

Meer avaq actueel

De Europese Dag van de Privacy

28/01/2023

Vandaag, 28 januari, is het de dag van de privacy. De dag waar we even […]

Lees meer

Daniël de Jong nieuw bestuurslid Vereniging Beveiligingsprofessionals Nederland (VBN)

23/01/2023

Op dinsdag 17 januari is Daniël de Jong toegetreden tot het bestuur van Vereniging Beveiligingsprofessionals […]

Lees meer

Hoe onderzoek je misbruik van een bedrijfsvoertuig?

29/06/2013

Een casus 

Een inbraak brengt iets vreemds aan het licht

In een weekend worden er privé eigendommen gestolen uit de bedrijfsauto van een medewerker. Zoals de procedure voorschrijft doet de medewerker aangifte bij de politie en vult hij het schadeformulier voor de leasemaatschappij in. Omdat de inbraak in het weekend plaatsvond, checkt het management alle gegevens. Het viel op dat de plaats van de inbraak niet geregistreerd was door het rittenregistratiesysteem.

Vragen van de werkgever

Vanaf dat moment zat de werkgever met twee brandende vragen. Werkt het rittenregistratiesysteem wel naar behoren? Of – en daar wil je eigenlijk niet aan denken – houdt onze medewerker zich niet aan de afspraak dat de bedrijfsauto alleen voor zakelijk gebruik is? Om dat uit te zoeken vroeg het management de leverancier van dit systeem te controleren of het wel naar behoren werkte. Dat bleek het geval. En nog vreemder, het voertuig bleek volgens het systeem inderdaad niet op de plaats van de inbraak te zijn geweest.

Het advocatenkantoor dat vervolgens door het bedrijf werd geconsulteerd, verwees hen door naar Vidocq, het onderzoeksbureau van Avaq Groep, om de zaak nader te onderzoeken. Samen met het management bepaalden wij het doel van het onderzoek: ‘het misbruik van de bedrijfsauto bevestigen of uitsluiten’.

Welke onderzoeksmethoden zijn er zoal mogelijk? 

Bij Avaq Groep geloven we dat mensen het beste functioneren in een prettige werkomgeving. Een onderzoek moet daarom fair zijn voor alle betrokkenen. Zo maak je de zaak niet groter dan die is. Vidocq kiest daarom altijd voor de minst ingrijpende onderzoeksmethode en rapporteert alleen over de onderzoeksresultaten die slaan op het onderzoeksdoel. Met dit in gedachten verkenden we samen met de werkgever eerst alle mogelijkheden:

  • Rittenregistratie vergelijken met werkbonnen en de planning;
  • Afspraken controleren over het gebruik;
  • Kilometerstand van de auto vergelijken met de registratie in het systeem;
  • Navraag doen bij de werknemer en gebruiker van de auto;
  • De volledige ”ruwe” ritgegevens opvragen;
  • Vergelijk telefoongegevens zakelijke telefoon met verblijfplaats;
  • Observatie van de werknemer.

Hoe bepaal je de juiste aanpak? 

Het staat werkgevers vrij om het handelen van werknemers te onderzoeken. Dat mag dan alleen als die handelingen de belangen van de werkgever zouden kunnen schaden. Daarom bekeken wij welke onderzoeksmethode de werkgever had mogen gebruiken als het zelf onderzoek had gedaan. Daarbij lieten we ons leiden door deze drie punten:

  1. Als werkgever heb je de plicht tot goed werkgeverschap. Een eventuele rechter zal checken of je rechtmatig hebt gehandeld.
  2. De onderzoeksmethode moet in verhouding staan tot het probleem.
  3. Het ingezette middel mag nooit erger zijn dan de kwaal.

Voor welke methode hebben we uiteindelijk gekozen? 

In overleg met de werkgever kozen we voor het volgende scenario:

  • Bij de leverancier van het rittenregistratiesysteem vragen we de ”ruwe” ritgegevens op over een vastgestelde periode.
  • We analyseren de locaties van de ”ruwe”ritten.
  • Na analyse van de gegevens nodigen we de werknemer uit voor een (confronterend) gesprek.
  • Tijdens dit gesprek late we een technisch onderzoek uitvoeren aan de bedrijfsauto.

Het onderzoek

Terwijl de werknemer op gesprek kwam, vond onze technische man sporen van manipulatie. De kilometerstand bleek sterk af te wijken van de geregistreerde ritten. Ook bleek dat de stroomtoevoer van het systeem was gemanipuleerd.

Ondertussen werd de werknemer geïnformeerd over de vermoedens van de werkgever. Hij werd geconfronteerd met de uitkomsten van de analyse van de ruwe data. In de loop van het gesprek kwamen daar de uitkomsten van het technisch onderzoek bij. De werknemer bekende dat hij inderdaad privéritten maakte naar zijn boot en schoonfamilie. De werknemer gaf aan dat bij niet-geregistreerd gebruik de auto altijd zo hinderlijk piepte. Die piep verdween echter als hij een zekering loshaalde. Zo ontdekte hij bij toeval dat de ritten ook niet meer geregistreerd werden.

Wat waren de gevolgen? 

De zaak werd opgelost zonder dat de lopende zaken van het bedrijf werden gehinderd. Ook was er geen onrust ontstaan onder het personeel. Dit alles met een onderzoeksinspanning van Vidocq van ongeveer 25 uur.

Het vertrouwen in de werknemer was wel ernstig geschonden. Daarom bood de werkgever een vaststellingsovereenkomst aan. Daarin werd voorgesteld om het arbeidscontract te beëindigen zonder vergoeding, met inachtneming van de opzegtermijn. De medewerker kreeg bedenktijd om eventueel juridisch advies in te winnen. Uiteindelijk koos hij eieren voor zijn geld. Zo werd zonder tussenkomst van het UWV of de rechter met wederzijds goedvinden de arbeidsrelatie opgeheven.

Actueel

Meer avaq actueel

De Europese Dag van de Privacy

28/01/2023

Vandaag, 28 januari, is het de dag van de privacy. De dag waar we even […]

Lees meer

Daniël de Jong nieuw bestuurslid Vereniging Beveiligingsprofessionals Nederland (VBN)

23/01/2023

Op dinsdag 17 januari is Daniël de Jong toegetreden tot het bestuur van Vereniging Beveiligingsprofessionals […]

Lees meer