Wie is er aanwezig binnen jouw bedrijf?

26/08/2019

Met bezoekersregistratie houd je een goed overzicht van de bezoekers binnen jouw organisatie. Daarnaast is het een belangrijk middel voor betere bedrijfsveiligheid. Waar moet je aan denken bij bezoekersregistratie en welke mogelijkheden zijn er? Je leest het hier.

Bij een calamiteit moet een gebouw vaak worden ontruimd. Hierbij is het belangrijk dat de BHV’ers en hulpdiensten precies weten hoeveel personen zich in het gebouw bevinden, zodat niemand wordt vergeten. Dit kan worden ingezien met een bezoekersregistratiesysteem. Met bezoekersregistratie zorg je er tevens voor dat er niet zomaar ongewenste personen binnen kunnen komen. Blijken er achteraf incidenten te zijn geweest, zoals bijvoorbeeld diefstal? Dan helpt bezoekersregistratie bij het achterhalen wie die dag in het gebouw (of zelfs specifieke ruimtes) aanwezig zijn geweest.

Wilt u even dit formulier invullen?

Een vroegere veel gebruikte manier is bezoekersregistratie op papier. Hierbij worden bij binnenkomst gegevens zoals naam, organisatie, contactpersoon en aankomsttijd van de bezoeker genoteerd op een formulier. Bij vertrek van de bezoeker wordt de vertrektijd genoteerd. Het noteren van deze gegevens wordt door de receptioniste of door de bezoeker zelf gedaan. Echter kent deze manier van bezoekersregistratie meerdere nadelen:

  • Gegevens kunnen onvolledig of onjuist worden overgenomen;
  • Gegevens kunnen onleesbaar zijn;
  • Gegevens van eerdere bezoekers kunnen inzichtelijk zijn voor andere bezoekers, dit is vanuit de AVG/GDPR (privacywetgeving) niet toegestaan;
  • Het archiveren van de papieren neemt veel ruimte in beslag.

Digitaal registreren

Digitale bezoekersregistratie is de moderne variant. Je kunt hierbij eenvoudig gebruik maken van programma’s zoals bijvoorbeeld Word of Excel. Met deze programma’s is het echter minder gemakkelijk om in geval van een calamiteit snel te zien wie zich waar in het pand bevindt. Daarnaast is de beveiliging niet optimaal. Tegenwoordig bestaan er veel goede software die bijdragen aan een goede bezoekersregistratie. Dergelijke software kunnen handige en behulpzame koppelingen en mogelijkheden bevatten. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan een aanmeldpagina voor bezoekers die aanpasbaar is naar wens van jouw bedrijf en de mogelijkheid om verwachte bezoekers vooraf te registreren in het systeem. Daarbij is het mogelijk om deze bezoeker een uitnodiging te sturen met de datum, tijd en locatie van het bezoek. Voorbeelden van bezoekersregistratiesystemen zijn B4ict en DigiReceptie. Deze systemen helpen met bezoekersregistratie op een kosten- en tijdbesparende manier volgens AVG/GDPR (privacywetgeving) richtlijnen.

Maak het volledig met een bezoekerspas

Een goede toevoeging aan bezoekersregistratie is gebruik maken van bezoekerspassen. De bezoeker krijgt bij binnenkomst een pas met daarop gegevens waarvan het belangrijk is dat deze zichtbaar zijn voor anderen, zoals bijvoorbeeld het woord ‘bezoeker’. De bezoeker is verplicht deze pas op een zichtbare plek te dragen, zodat het voor werknemers binnen jouw bedrijf duidelijk is wie de persoon is en waarvoor of voor wie hij of zij komt. Bij vertrek moet de bezoekerspas weer worden ingeleverd.

Hulp nodig bij een veilige bezoekersregistratie volgens de richtlijnen van geldende privacywetgeving? AVAQ helpt bedrijven verder, neem vrijblijvend contact met ons op.

Actueel

Meer avaq actueel

Vacature: Junior Security Consultant

20/04/2022

Van een integraal beveiligingsplan voor de bescherming van intellectueel eigendom tot intrudertesten bij een douane-entrepot, […]

Lees meer

Van biermagnaatbeveiliger tot specialist in risicomanagement

15/02/2022

Veertien jaar lang was hij betrokken bij het beveiligingsteam van de familie en firma Heineken. […]

Lees meer