Software licenties in gebruik bij de concurrent!?

08/07/2015

Een onderbuik gevoel 

Bij een constructiebedrijf werkt een constructeur zelfstandig aan de ontwikkeling van hoogwaardige producten. Hij werkt hiervoor met kostbare softwarepakketten. De communicatie met de constructeur verloopt steeds moeizamer. Het ontwijkgedrag begint op te vallen en de samenwerking met de productieafdeling loopt ook niet altijd even soepel.

Binnen de onderneming zijn de autorisaties voor verschillende medewerkers ingericht door een externe ICT-dienstverlener. Deze dienstverlener neemt contact op met het MT en geeft door dat de constructeur een uitbreiding van zijn autorisaties heeft aangevraagd. Dit was niet afgesproken. Dit is voor het MT een reden om de activiteiten van de constructeur tegen het licht te houden. Al snel blijkt dat de constructeur geregeld mailcontact heeft met een concurrerend. Het MT benaderd Vidocq, het bedrijfsrecherchebureau van Avaq groep, om onderzoek te doen naar het gedrag van de constructeur.

Uit welke onderzoeksmethoden kun je kiezen?

Bij Avaq geloven we dat je als bedrijf mag rekenen op de loyaliteit van je medewerkers. En als het vermoeden bestaat dat bedrijfsgegevens onbevoegd gedeeld worden, onderzoek gedaan mag worden. Een onderzoek moet gebaseerd zijn op concrete aanwijzingen en fair zijn. Zo maak je de zaak niet groter dan nodig is. Avaq kiest daarom altijd voor de minst ingrijpende onderzoeksmethode. Met dit in gedachten verkenden we samen met het MT de mogelijkheden:

  • Een analyse van de autorisaties van de medewerkers;
  • Een analyse van het mailverkeer van de constructeur;
  • Een scan van de ‘werkplek’ van de constructeur.

Hoe bepaal je de juiste aanpak?

Werkgevers mogen het handelen van hun werknemers tijdens het werk onderzoeken. Hier moeten wel goede redenen voor zijn. Privacy op de werkplek is een recht. De belangen van de werkgever moeten in het geding zijn. In deze casus waren er concrete aanwijzingen dat de constructeur informatie deelde met een concurrerend.

Voor welke ingreep hebben we uiteindelijk gekozen? 

Samen met het MT en een juridisch adviseur  is er gekozen om een ‘forensic image’ te maken van de ‘werkplek’ en het mailaccount van de constructeur. Deze data is vervolgens geanalyseerd. Er is gekeken naar het mailverkeer, in het bijzonder naar het versturen van grote bestanden en het verplaatsen van bestanden naar externe geheugendragers.

Waar moet je op letten bij ‘werkplek’ en mail onderzoek?

Onderzoek verrichten in de ‘geautomatiseerde voorzieningen’ van een onderneming is gebonden aan een aantal spelregels:

  • Het mag alleen in opdracht van de ‘rechthebbende’ van de voorziening;
  • Er moet sprake zijn van misbruik van de ‘werkplek’;
  • Er moet gekozen worden voor de minst ingrijpende onderzoeksmethodiek;
  • Een ‘thuiswerkplek’ wordt niet zomaar thuis onderzocht;
  • Niet relevante informatie wordt vernietigd.

Het onderzoek 

Uit de mailbestanden bleek dat de constructeur informatie met betrekking tot een kostbaar softwarepakket gedeeld had met een concurrerend bedrijf. Ook werd uit het mailverkeer duidelijk dat de constructeur een afspraak met deze concurrent had om het pakket te installeren. Hiernaast bleek dat de constructeur vaak gebruik maakte van externe geheugendragers en de hoeveelheid privédata op de ‘werkplek’ was opvallend. Redenen genoeg om met hem in gesprek te gaan en zijn visie op deze feiten aan te horen.

  • Na de confrontatie met de mailberichten over het softwarepakket reageerde de constructeur hoogst verontwaardigd. Hij had inderdaad informatie gedeeld om het softwarepakket te kunnen downloaden, maar had in geen geval de licentiecodes gedeeld. Het concurrerende bedrijf had het pakket zelf gekocht.
  • De constructeur erkende dat hij tegen betaling het concurrerende bedrijf hielp wegwijs te worden in het softwarepakket. Hij heeft hier geen overleg over gehad met zijn werkgever.
  • De constructeur erkende grote hoeveelheden data te hebben opgeslagen op zijn werkplek als back-up, er vanuit gaande dat dit geen probleem zou zijn.
  • De constructeur erkende dat de samenwerking met de productieafdeling en het management niet optimaal was, maar dat dit vooral niet aan hem lag.

Tijdens het gesprek met de constructeur is geverifieerd of het concurrerende bedrijf inderdaad over eigen licenties voor het softwarepakket beschikte. Dit bleek het geval te zijn. Tevens verklaarde de directeur van het concurrerende bedrijf gebruik te maken van de kennis van de constructeur en hem hiervoor te betalen.

Wat waren de gevolgen?

Zo kwam er helderheid in de casus. Het onderbuik gevoel bleek te zijn gebaseerd op feiten. Er werd inderdaad informatie gedeeld met een ander bedrijf, alleen bleek het niet ‘fout’ te zijn. Wel hield de constructeur er een nevenfunctie op na. Dit had hij moeten melden. Door het onderzoek kwam het MT weer in gesprek met de constructeur en bleek dat na jaren trouwe dienst de chemie uitgewerkt was. Het vertrouwen om met elkaar verder te gaan ontbrak. Er werd gekozen om met vaststellingsovereenkomst uit elkaar te gaan

Achteraf bezien bleek dat er niet veel aan de hand was: het niet melden van een betaalde nevenfunctie, het via zakelijke mail verwijzen naar downloadsites en het beschikken over veel privé data op de werkplek. Deze feiten waren geen dringende reden om de arbeidsovereenkomst te beëindigen, maar leidde wel tot een openhartig gesprek tussen het MT en de constructeur. Ook zo wordt gewerkt aan harmonie op de werkvloer.

Waarmee kunnen we u van dienst zijn?

Bel voor een vrijblijvend gesprek: 0321 – 311 773 of neem contact met ons op middels het contactformulier.

De casus is gebaseerd op een waargebeurde zaak. Door de samenvatting zijn bepaalde feiten niet overeenkomstig de zaak.

Download deze casus als PDF.

Actueel

Meer avaq actueel

Nieuw AVAQ teamlid: Jette de Weerd

09/01/2024

Per november is Jette de Weerd gestart met haar afstudeerstage bij AVAQ. Maak kennis met […]

Lees meer

Daniël toegetreden tot Raad van Toezicht SVPB

05/01/2024

Per juni 2023 is Daniël de Jong toegetreden als lid van de Raad van Toezicht […]

Lees meer