Hoe screent u medewerkers op de juiste manier?

11/04/2016

Vóór het in dienst treden maar ook tijdens het in dienst zijn: screening is op verschillende momenten noodzakelijk. Maar wat houdt ‘screenen’ nou precies in en hoe verhoudt zich dit tot de betrokken partijen?

 

image

Bij het screenen van personen zijn verschillende partijen betrokken: de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen College Bescherming Persoonsgegevens), een onderzoeksbureau, de werkgever en de werknemer.

De definitie van screenen luidt: Grondig onderzoeken en analyseren van gegevens. Voor een werkgever is het toegestaan om zichzelf hierin te voorzien en onderzoek te verrichten naar (nieuw) personeel, hierbij moet wel sprake zijn van een ‘rechtvaardig belang’.

Voor een objectieve screening en het borgen van de dynamiek op de werkvloer is het raadzaam om een particulier onderzoeksbureau in te schakelen. Hiermee bent u verzekerd van de juiste handelwijze en heeft u een extra paar ogen zodat er niets over het hoofd wordt gezien.

De stappen bij screening

Een screening bestaat uit het vergaren van informatie, grotendeels aangeleverd door de kandidaat zelf. Deze informatie wordt gecontroleerd, (op juistheid) onderzocht, doorgelicht en grondig bekeken. Het screenen van medewerkers is bedoeld om de integriteit van de organisatie te borgen. Neem geen risico met nieuwe medewerkers.

Het uit laten voeren van een screening door een externe partij moet aan voorwaarden voldoen. Als het om persoonsgegevens gaat, kan men niet zorgvuldig genoeg zijn. Borging van privacy is van groot belang. Als (nieuwe) medewerkers door een externe partij gescreend worden moet deze partij:

  • Zich conformeren aan de richtlijnen van: de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement en Organisatieontwikkeling (NVP) en de (privacy)gedragscode sector particuliere onderzoeksbureaus;
  • Beschikken over een geldige vergunning van het Ministerie van Veiligheid en Justitie (POB);
  • In het bezit zijn van een keurmerk Particulier Onderzoeksbureau van de Nederlandse Veiligheidsbranche;
  • De werkzaamheden laten uitvoeren door gediplomeerde en vergunde onderzoekers;
  • De (digitale) infrastructuur geborgd hebben.

Bekijk hiervoor ook de brochure van het Ministerie van Veiligheid en Justitie.

Recherchewerkzaamheden

De definitie van recherchewerkzaamheden luidt: het vergaren en analyseren van gegevens.

Onder analyse wordt verstaan het ontleden en systematisch onderzoeken. Dit lijkt dus naadloos van toepassing te zijn. Er is in ieder geval sprake van verifiëren en grondig controleren van de informatie.

Als naar deze uitleg gekeken wordt valt het beoordelen/verifiëren van de vergaarde informatie onder de definitie ‘recherchewerkzaamheden’ en is het reëel dat partijen die zich met deze werkzaamheden bezig houden beschikken over de eerder genoemde vereisten. Ook het alleen toetsen of de aangeleverde informatie ‘oké’ is valt dus hieronder.

Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens draagt zorg voor het toezicht op de borging van privacy binnen Nederland. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is veel informatie beschikbaar over privacy met betrekking tot de relatie tussen werkgever en werknemer. Denk hierbij aan sollicitatieprocedures, cameratoezicht en het bewaren van persoonsgegevens. Ook screenen van (toekomstige) medewerkers is een item waar het de Autoriteit Persoonsgegevens over publiceert.

Particuliere Onderzoeksbureaus vallen onder het toezicht van de Autoriteit Persoonsgegevens en dienen zich actief te conformeren aan de gestelde normen, ook voor wat betreft het screenen van nieuwe medewerkers. Dit is geborgd in een vergunningensysteem waarbij ook de medewerkers die actief betrokken zijn bij de werkzaamheden persoonlijk vergund en gediplomeerd zijn.

Zorg voor borging van integriteit binnen uw organisatie, screen op de juiste manier!

Bronnen: Website Autoriteit PersoonsgegevensWet op de Particuliere Beveiliging Organisaties en Recherchebureaus.

Benieuwd naar de aanpak van Vidocq bij het screenen van nieuwe medewerkers? Bekijk onze brochure.

Actueel

Meer avaq actueel

De Europese Dag van de Privacy

28/01/2023

Vandaag, 28 januari, is het de dag van de privacy. De dag waar we even […]

Lees meer

Daniël de Jong nieuw bestuurslid Vereniging Beveiligingsprofessionals Nederland (VBN)

23/01/2023

Op dinsdag 17 januari is Daniël de Jong toegetreden tot het bestuur van Vereniging Beveiligingsprofessionals […]

Lees meer