Hoe ga je om met ongewenst gedrag binnen je organisatie?

08/07/2014

Een schokkende melding

De directeur van een onderwijsinstelling ontvangt een brief waarin wordt beweerd dat bepaalde studenten hogere cijfers krijgen in ruil voor tegenprestaties. De directeur staat voor een dilemma: is de inhoud van de brief waar of niet? Zijn er contacten tussen docenten en studenten die onwenselijk zijn; halen bepaalde studenten hogere cijfers dan ze werkelijk gehaald hebben…

Het gesprek met de melder

De onderwijsinstelling gaat eerst in gesprek met de melder. Dit gesprek vormt de basis voor een eigen onderzoek, waarbij emailbestanden van genoemde docenten worden onderzocht. Uit dit onderzoek blijkt dat de emailcorrespondentie van deze docenten met bepaalde (ex)studenten erg amicaal is. De inhoud van de emails wordt door de onderwijsinstelling geclassificeerd als grensoverschrijdend. De directeur stopt het eigen onderzoek. Hij heeft voldoende om een extern onderzoek te starten.

Digitaal forensisch onderzoek

De directeur laat extern digitaal forensisch onderzoek doen naar de mailboxen van vier docenten. Uit de analyse van de mailbestanden blijkt dat drie docenten er omgangsvormen op na houden die niet passen in de relatie docent (ex)student zoals de onderwijsinstelling dit voorstaat. De onderwijsinstelling vindt de eerste resultaten van het onderzoek dusdanig ernstig dat het niet wenselijk is dat de drie docenten tijdens het onderzoek aanwezig zijn op de instelling. De docenten worden vrijgesteld van werk om ruimte te creëren voor een uitgebreid onderzoek.

Vragen van de instelling

De onderwijsinstelling heeft nog veel vragen en wil de drie docenten de gelegenheid geven om inhoudelijk te reageren op de aantijgingen. Ook wil de onderwijsinstelling weten of er sprake is van meerdere klachten over deze docenten. Belangrijke vragen die beantwoord moeten worden zijn: wat is de omvang van dit probleem, had de onderwijsinstelling eerder kunnen of moeten ingrijpen, zijn de studenten bevoordeeld en zo ja, in welke mate?

Uit welke onderzoeksmogelijkheden kun je kiezen?

Bij AVAQ Groep geloven we dat medewerkers of studenten het beste functioneren in een harmonische (werk en leer) omgeving. Een onderzoek moet daarom fair zijn, zo min mogelijk mensen beschadigen, maar ook recht doen aan alle betrokkenen. Een onderzoek moet een volledig beeld geven zodat de onderwijsinstelling de juiste beslissingen kan nemen.

In samenspraak met de onderwijsinstelling en een jurist zijn de volgende methoden ingezet:

  • Er is een meldpunt geopend om docenten en studenten anoniem de gelegenheid te geven misstanden te melden. Dit meldpunt is extern belegd.
  • Bij naam genoemde docenten en studenten zijn geïnterviewd.
  • Mailboxen en andere digitale bronnen zijn nader onderzocht.
  • De resultaten van toetsen en tentamens zijn geanalyseerd om eventuele bevoordeling inzichtelijk te maken. Er is hierbij ruimte gegeven voor wederhoor.

Hoe bepaal je de juiste aanpak?

De onderwijsinstelling zat enorm in haar maag met het gedrag van de docenten en de dreigende publiciteit. Kort na aanvang van het onderzoek is overleg gevoerd over: de doelstelling, de aanpak, proportionaliteit en subsidiariteit. Dit leverde een zorgvuldig onderzoeksplan op, waarbij alle verantwoordelijkheden op de juiste plekken werden belegd en de belangen van: alle docenten, de studenten en de onderwijsinstelling zorgvuldig werden benoemd.

Het onderzoek

Meldingen en verhalen van docenten en studenten werden opgetekend. Uit deze gesprekken bleek dat de docenten een geheel eigen wijze van onderwijs geven hadden ontwikkeld binnen de onderwijsinstelling en zich niet lieten aanspreken op hun gedrag en methodieken. De gesprekken gaven met name een beeld van een ongewenste cultuur binnen de onderwijsinstelling. Het onderzoek in de digitale omgeving van de docenten leverde schokkende feiten op. Er werd onderling met weinig respect gemaild over studenten, één van de docenten gaf er blijk van een intieme relatie te hebben gehad met een kwetsbare student.

Het algemene beeld was dat de drie docenten geen professionele distantie hielden met studenten waardoor onder andere het beeld kon ontstaan dat deze studenten bevoordeeld werden. Na analyse van de resultaten van toetsen en tentamens werd bevoordeling niet onderbouwd. De onderwijsinstelling was blij met deze conclusie, want aantoonbaar onjuiste beoordeling van tentamens en toetsen heeft enorme gevolgen voor studenten en de onderwijsinstelling.

Wat over bleef

De melding werd volledig onderzocht. Het ingestelde meldpunt leverde geen nieuwe meldingen op ten aanzien van het gedrag van de docenten. Wat bleef staan was de onprofessionele distantie, het ontbreken van respect in emailberichten en (te) intieme relaties met studenten. Dit was voor de onderwijsinstelling genoeg om robuust in te grijpen.

De onderwijsinstelling staat voor een veilige werk- en leeromgeving waar docenten respectvol omgaan met studenten en collega’s. De drie docenten hadden deze norm aantoonbaar overschreden. Om deze reden werd afscheid genomen van de drie docenten.

Het onderzoek en de rapportage hebben er toe geleidt dat integriteit onderdeel moet zijn van de cultuur binnen de instelling. Beleid wordt aangepast en de drempel om ongewenst gedrag te melden wordt verlaagd. Zo draagt een onderzoek bij aan de harmonie binnen een organisatie.

Waarmee kunnen we u van dienst zijn?

Bel voor een vrijblijvend gesprek: 0321 – 311 773 of neem contact met ons op middels het contactformulier.

De casus is gebaseerd op een waargebeurde zaak. Door de samenvatting zijn bepaalde feiten niet overeenkomstig de omvangrijke zaak.

Download deze casus als PDF.

Actueel

Meer avaq actueel

Marktlink kiest voor samenwerking AVAQ

06/07/2022

AVAQ ondersteunt Marktlink op het gebied van privacymanagement en informatiebeveiliging. Marktlink onderstreept met deze samenwerking […]

Lees meer

Vacature: Junior Security Consultant

20/04/2022

Van een integraal beveiligingsplan voor de bescherming van intellectueel eigendom tot intrudertesten bij een douane-entrepot, […]

Lees meer