Organisaties zijn niet wettelijk verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Wel zijn organisaties wettelijk verplicht om te zorgen voor een werkomgeving waar medewerkers zich veilig voelen. Deze verplichting valt onder het beleid psychosociale arbeidsbelasting (PSA-beleid). Een vertrouwenspersoon draagt bij aan een veiliger gevoel op de werkvloer. In deze blog lees je wat een vertrouwenspersoon is en wat deze doet.
Waarom een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon draagt bij aan een veilige werksfeer. Medewerkers kunnen veel last hebben wanneer ze te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen. Het kan zijn dat een slachtoffer van ongewenste omgangsvormen het lastig vindt om dit te melden bij de werkgever of bij de leidinggevende. Een vertrouwenspersoon verlaagt deze drempel. Het zorgt voor een betere werksfeer wanneer medewerkers in vertrouwen met iemand kunnen spreken. Daarnaast voorkomt het escalatie en ziekteverzuim: (persoonlijke) problemen worden aangepakt voordat ze groter worden en medewerkers worden geholpen voordat ze een burn-out of andere klachten krijgen. Kortom, het aanstellen van een vertrouwenspersoon zorgt voor gezondere medewerkers, een betere werksfeer, betere werkprestaties en minder verzuim.
De taken van een vertrouwenspersoon
De taken van een vertrouwenspersoon hangen af van de organisatie. Over het algemeen heeft een vertrouwenspersoon de volgende taken:
- Begeleiding en opvang van medewerkers: een vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor voor medewerkers die te maken hebben gehad met een ongewenste omgangsvorm. Dit kan zijn: discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie en geweld of pesten. Samen met de medewerker wordt overlegd wat er met de situatie moet gebeuren. De uiteindelijke keuze ligt hierbij altijd bij de medewerker;
- Het management adviseren: een vertrouwenspersoon adviseert het management over het voorkomen van ongewenste omgangsvormen. Veelal wordt er, in samenspraak met of door het management, een beleid opgesteld waaraan de organisatie en haar medewerkers zich moeten houden;
- Het analyseren van voorvallen: door de voorvallen te analyseren kan de vertrouwenspersoon bepaalde patronen ontdekken die te maken hebben met deze gebeurtenissen. Met het doorvoeren van veranderingen op basis van deze analyses kunnen incidenten beter worden voorkomen;
- Medewerkers informeren: de vertrouwenspersoon informeert de medewerkers over zijn werkwijze. Bijvoorbeeld dat de vertrouwenspersoon beroepsgeheim heeft, maar dat dit vervalt wanneer een zaak voor de rechter komt. Ook worden de medewerkers erop gewezen dat ze mogen kiezen voor een doorverwijzing naar een externe deskundige indien nodig.
Intern of extern
Als organisatie kun je kiezen voor een interne of externe vertrouwenspersoon. Meestal is een vertrouwenspersoon een medewerker van de organisatie zelf. In dat geval is de vertrouwenspersoon al bekend met de bedrijfscultuur van de organisatie. Voor organisaties met minder capaciteit kan een externe vertrouwenspersoon uitkomst bieden. Hierbij is het belangrijk dat hij/zij bekend wordt met de bedrijfscultuur van de organisatie.
Een vertrouwenspersoon dient uiteraard te vertrouwen zijn, het is dan ook belangrijk de keuze te maken voor een geschikt en integer persoon. Een goede integratie van een vertrouwenspersoon in het totale bedrijfsbeleid is belangrijk. AVAQ ondersteunt opdrachtgevers bij deze integratie, het opzetten van gepast beleid, het vormgeven van goede procedures en het stellen van de benodigde eisen rondom een vertrouwenspersoon.
Neem vrijblijvend contact op met onze integriteitsexperts. AVAQ helpt bij het organiseren van een veilige, en dus ook integere, werkvloer.
