Een drieluik: deel 2
HOE ZAT HET OOK ALWEER?
In het eerste deel van deze casus namen we u mee in de melding en het gesprek met de melder. Een medewerker van een bouwonderneming meldde onrechtvaardige ‘zaken’ op de werkvloer. De compliance officer schakelde Vidocq, het bedrijfsrecherchebureau van AVAQ Groep, in als externe partij. De melding is door Vidocq getoetst en geanalyseerd. Uit de analyse kwam een opvallende groep medewerkers naar voren. De bevindingen rondom deze medewerkers zijn reden om het onderzoek verder uit te breiden.
HET PLAN VAN AANPAK
Een helder Plan van Aanpak (PvA) is een onlosmakelijk onderdeel van een onderzoek en het vaststellen van de kaders. Hierin worden de onderzoeksredenen, de onderzoeksvragen en de onderzoeksmethode vastgelegd. De (tijds)investering van het onderzoek wordt begroot. Een kopie van de Privacygedragscode voor Particuliere Onderzoeksbureaus maakt onderdeel uit van het PvA.
Onderzoeksdoelstelling
Bij het onderzoek rondom fraude op de bouwplaats, is het belangrijkste doel om de melding op waarheid te toetsen. Dit is dan ook het eerste onderzoeksdoel. De complexiteit van het onderzoek was snel duidelijk: er zijn verschillende bertrokkenen met verschillende rollen. De onderzoeksdoelstellingen moeten zorgvuldig worden bepaald, medewerkers zijn het meest waardevol binnen een onderneming, zij mogen dan ook niet geschaad worden.
Het secundaire onderzoeksdoel is de waarheidsvinding rondom de melding. Hoe zorgen we voor een heldere en objectieve bewijsvoering van de geconstateerde feiten? De onderzoeksdoelen zijn bepaald in nauwe samenspraak met de bedrijfsjurist.
De AANPAK
Binnen de opvallende groep betrokkenen is naar ieder individu een administratief onderzoek uitgevoerd. Hierbij is de urenverantwoording vergeleken met de projectadministratie. Ook is er gekeken naar de afhandeling van restmateriaal en schroot. Dit heeft in twee gevallen concrete aanwijzingen opgeleverd.
Tijdens het onderzoek werd ook een nieuwe melding gedaan. Het betrof een melding over het afvoeren van restmaterialen. Na aanleiding van deze melding is direct een observatieonderzoek gestart. Het bleek om verduistering te gaan: een medewerker haalde restmatriaal van de bouwplaats op nadat andere medewerkers naar huis waren. Het restmateriaal werd de volgende dag aangetroffen bij een schroothandelaar. Deze had het materiaal tegen contante betaling overgenomen van de medewerker.
Directe opvolging aan de hand van de observatie zou er voor zorgen dat het onderzoek breed bekend zou worden binnen de onderneming. Niet direct reageren op de vaststellingen levert druk op het spoedeisende karakter van het nemen van (arbeidsrechtelijke) maatregelen. In overleg met de bedrijsjurist is het dossier van deze medewerker tijdelijk opzij gelegd omdat het belang van het gehele onderzoek zwaarder weegt dan dit individuele geval. Er zijn goede argumenten vastgelegd om dit later te onderbouwen.
Na een korte periode van vervolgonderzoek kwam er een tweede betrokkenen in beeld. Ook hij voerde projecten uit waarbij veel waardevol materiaal vrij kwam. Na een observatieonderzoek bleek dat deze medewerker zijn privé aanhanger achter zijn bedrijfsvoertuig had gekoppeld. Hij gaf zijn team opdracht restmateriaal op de aanhanger te leggen. Ook hij leverde dit af bij een schroothandelaar en ontving hier geld voor.
Hoe nu verder?
Het onderzoek is nog niet afgerond. Onderdelen zoals: opslag bij een derde partij en verantwoordelijkheden van de locatiemanager en zijn rol moeten nog worden uitgezocht. De twee concrete (ontoelaatbare) constateringen kunnen dringende reden zijn om maatregelen te treffen tegen de betrokken medewerkers. In overleg met de directie, compliance manager en de jurist is een vervolgplan gemaakt. Het verdere verloop hiervan leest u in deel 3 van deze casus.
Waarmee kunnen we u van dienst zijn?
Bel voor een vrijblijvend gesprek: 0321-311 733 of kijk op www.vidocq.nl
Deze casus is gebaseerd op een vergelijkbaar onderzoek. Door de samenvatting zijn bepaalde feiten niet overeenkomstig met het omvangrijke onderzoek.
