Hoe onderzoek je misbruik van een bedrijfsvoertuig?

29/06/2013

Een casus 

Een inbraak brengt iets vreemds aan het licht

In een weekend worden er privé eigendommen gestolen uit de bedrijfsauto van een medewerker. Zoals de procedure voorschrijft doet de medewerker aangifte bij de politie en vult hij het schadeformulier voor de leasemaatschappij in. Omdat de inbraak in het weekend plaatsvond, checkt het management alle gegevens. Het viel op dat de plaats van de inbraak niet geregistreerd was door het rittenregistratiesysteem.

Vragen van de werkgever

Vanaf dat moment zat de werkgever met twee brandende vragen. Werkt het rittenregistratiesysteem wel naar behoren? Of – en daar wil je eigenlijk niet aan denken – houdt onze medewerker zich niet aan de afspraak dat de bedrijfsauto alleen voor zakelijk gebruik is? Om dat uit te zoeken vroeg het management de leverancier van dit systeem te controleren of het wel naar behoren werkte. Dat bleek het geval. En nog vreemder, het voertuig bleek volgens het systeem inderdaad niet op de plaats van de inbraak te zijn geweest.

Het advocatenkantoor dat vervolgens door het bedrijf werd geconsulteerd, verwees hen door naar Vidocq, het onderzoeksbureau van Avaq Groep, om de zaak nader te onderzoeken. Samen met het management bepaalden wij het doel van het onderzoek: ‘het misbruik van de bedrijfsauto bevestigen of uitsluiten’.

Welke onderzoeksmethoden zijn er zoal mogelijk? 

Bij Avaq Groep geloven we dat mensen het beste functioneren in een prettige werkomgeving. Een onderzoek moet daarom fair zijn voor alle betrokkenen. Zo maak je de zaak niet groter dan die is. Vidocq kiest daarom altijd voor de minst ingrijpende onderzoeksmethode en rapporteert alleen over de onderzoeksresultaten die slaan op het onderzoeksdoel. Met dit in gedachten verkenden we samen met de werkgever eerst alle mogelijkheden:

  • Rittenregistratie vergelijken met werkbonnen en de planning;
  • Afspraken controleren over het gebruik;
  • Kilometerstand van de auto vergelijken met de registratie in het systeem;
  • Navraag doen bij de werknemer en gebruiker van de auto;
  • De volledige ”ruwe” ritgegevens opvragen;
  • Vergelijk telefoongegevens zakelijke telefoon met verblijfplaats;
  • Observatie van de werknemer.

Hoe bepaal je de juiste aanpak? 

Het staat werkgevers vrij om het handelen van werknemers te onderzoeken. Dat mag dan alleen als die handelingen de belangen van de werkgever zouden kunnen schaden. Daarom bekeken wij welke onderzoeksmethode de werkgever had mogen gebruiken als het zelf onderzoek had gedaan. Daarbij lieten we ons leiden door deze drie punten:

  1. Als werkgever heb je de plicht tot goed werkgeverschap. Een eventuele rechter zal checken of je rechtmatig hebt gehandeld.
  2. De onderzoeksmethode moet in verhouding staan tot het probleem.
  3. Het ingezette middel mag nooit erger zijn dan de kwaal.

Voor welke methode hebben we uiteindelijk gekozen? 

In overleg met de werkgever kozen we voor het volgende scenario:

  • Bij de leverancier van het rittenregistratiesysteem vragen we de ”ruwe” ritgegevens op over een vastgestelde periode.
  • We analyseren de locaties van de ”ruwe”ritten.
  • Na analyse van de gegevens nodigen we de werknemer uit voor een (confronterend) gesprek.
  • Tijdens dit gesprek late we een technisch onderzoek uitvoeren aan de bedrijfsauto.

Het onderzoek

Terwijl de werknemer op gesprek kwam, vond onze technische man sporen van manipulatie. De kilometerstand bleek sterk af te wijken van de geregistreerde ritten. Ook bleek dat de stroomtoevoer van het systeem was gemanipuleerd.

Ondertussen werd de werknemer geïnformeerd over de vermoedens van de werkgever. Hij werd geconfronteerd met de uitkomsten van de analyse van de ruwe data. In de loop van het gesprek kwamen daar de uitkomsten van het technisch onderzoek bij. De werknemer bekende dat hij inderdaad privéritten maakte naar zijn boot en schoonfamilie. De werknemer gaf aan dat bij niet-geregistreerd gebruik de auto altijd zo hinderlijk piepte. Die piep verdween echter als hij een zekering loshaalde. Zo ontdekte hij bij toeval dat de ritten ook niet meer geregistreerd werden.

Wat waren de gevolgen? 

De zaak werd opgelost zonder dat de lopende zaken van het bedrijf werden gehinderd. Ook was er geen onrust ontstaan onder het personeel. Dit alles met een onderzoeksinspanning van Vidocq van ongeveer 25 uur.

Het vertrouwen in de werknemer was wel ernstig geschonden. Daarom bood de werkgever een vaststellingsovereenkomst aan. Daarin werd voorgesteld om het arbeidscontract te beëindigen zonder vergoeding, met inachtneming van de opzegtermijn. De medewerker kreeg bedenktijd om eventueel juridisch advies in te winnen. Uiteindelijk koos hij eieren voor zijn geld. Zo werd zonder tussenkomst van het UWV of de rechter met wederzijds goedvinden de arbeidsrelatie opgeheven.

Actueel

Meer avaq actueel

De Europese Dag van de Privacy

28/01/2023

Vandaag, 28 januari, is het de dag van de privacy. De dag waar we even […]

Lees meer

Daniël de Jong nieuw bestuurslid Vereniging Beveiligingsprofessionals Nederland (VBN)

23/01/2023

Op dinsdag 17 januari is Daniël de Jong toegetreden tot het bestuur van Vereniging Beveiligingsprofessionals […]

Lees meer