Een casus
Een opvallende melding
De voorzitter van een voetbalvereniging nam contact op. Hij was nog maar kort voorzitter en zag dat de marges van de kantine niet gezond waren. Kort na zijn aanstelling had hij het ‘vrijwilligers-beleid’ voor gebruik van consumpties al aangepast. Eigen gebruik werd inmiddels goed geregistreerd. Toch bleef er een groot verschil tussen de verwachte omzet en de feitelijke omzet, kortom er verdween geld uit de kantinekas of voorraad uit het magazijn.
Vragen van de vereniging
Er is een kleine groep vrijwilligers actief in de kantine. De constatering dat er structureel geld verdween uit de kantinekas werd binnen het bestuur van de club als schok ervaren, één of meerdere ‘kantine-vrijwilligers’ lijken verantwoordelijk te zijn voor het verdwijnen van geld of voorraad. De vraag van het bestuur was: onderzoek wie verantwoordelijk is voor de verdwijning van geld uit de kantinekas. Uitgangspunt was om geen onrust te veroorzaken binnen de vereniging en geen onderling wantrouwen te voeden.
Uit welke onderzoeksmogelijkheden kun je kiezen?
Bij de Avaq Groep geloven we dat mensen, vrijwilligers of medewerkers, het beste functioneren in een harmonische (werk)omgeving. Een onderzoek moet, zeker in een vrijwilligersorganisatie, fair zijn voor alle betrokkenen. De zaak moet zo klein mogelijk gehouden worden om reputatieschade van de club én betrokkene te voorkomen. Vidocq, het onderzoeksbureau binnen de Avaq Groep, kiest daarom altijd de minst ingrijpende onderzoeksmethode en rapporteert alleen de onderzoeksresultaten die betrekking hebben op het onderzoeksdoel. Met deze kaders in gedachten verkenden we met de voorzitter de mogelijkheden:
- Een nadere analyse van de roosters van vrijwilligers;
- Een analyse van inkomende en uitgaande geldstromen;
- Toezicht creëren met een verborgen camera op specifieke plaatsen;
- Structureel en zeer frequent tellen van de inhoud va de kassa.
Hoe bepaal je de juiste aanpak?
Het staat werkgevers vrij om het handelen van werknemers te onderzoeken als er sprake is van een concrete aanwijzing. Hoe zit dit als er sprake is van vrijwilligers in plaats van werknemers. Wij zijn van mening dat de bevoegdheden van de vereniging niet anders zijn. De vereniging kan niet stil blijven zitten en heeft het ‘recht’ maar ook de ‘plicht’ om de toedracht van het verdwijnen van geld te onderzoeken.
- Ook in een vrijwilligersorganisatie heb je de plicht tot goed ‘werkgeverschap’;
- De onderzoeksmethode moet in verhouding staan tot het probleem;
- Het middel mag nooit erger zijn (of worden) dan de kwaal.
Waar hebben we voor gekozen?
De voorzitter was als financieel deskundige goed op de hoogte van de ‘cijfers’ van de vereniging. Hij kon goed onderbouwen dat het niet anders kon dan dat er contant geld werd weggenomen uit de kassa’s. Analyse van het rooster gaf niet voldoende mogelijkheden om vrijwilligers uit te sluiten. Wij hebben er in samenspraak met de club voor gekozen om heimelijk cameratoezicht in te stellen, gericht op beide kassa’s én vaker de inhoud van de kassa te controleren. Dit laatste werd een verantwoordelijkheid van de vereniging zelf!
Waar moet je op letten bij toezicht met verborgen camera’s?
Het gebruik van verborgen camera’s is een zwaar middel. Wie het onderzoeksmiddel wil inzetten moet hier op letten:
- Het mag alleen als er sprake is van een concrete aanwijzing, er moet iets aan de hand zijn;
- Heimelijk cameratoezicht heeft altijd een tijdelijk karakter;
- Verzeker je van het vertrouwelijk gebruik van camerabeelden.
Het onderzoek
Snel na het instellen van cameratoezicht werd er contact opgenomen. Er mistte omzet. Uit de analyse bleek dat er een aantal verdachte handelingen verricht werden door één vrijwilliger. Deze vaststellingen werden samen met de voorzitter van de club geëvalueerd. Dit leidde tot de identificatie van de vrijwilliger en de vaststelling dat de handelingen niet in orde waren. De vrijwilliger pakte geld uit de kassa, telde dit en stopte het geld weg in de kleding. Door de kwaliteit van de beelden kon vastgesteld worden om welk bedrag het ging.
Enkele dagen later werd de vrijwilliger uitgenodigd voor een gesprek. De vrijwilliger erkende de diefstal en ook eerdere diefstallen die een structureel karakter hadden. De vrijwilliger verklaarde bereid te zijn een regeling te treffen. De volgende dag kwamen de vereniging en de vrijwilliger een schadebedrag overeen. Dit bedrag werd dezelfde week nog betaald door de vrijwilliger.
Wat waren de gevolgen?
Zo werd de zaak opgelost, voor de club én voor de vrijwilliger. Doordat het onderzoek ‘klein’ was gehouden werd het niet breed bekend binnen de vereniging, leed de vrijwilliger geen groot gezichtsverlies en was het doen van aangifte niet nodig. Om te voorkomen dat vrijwilligers in de toekomst weer in de verleiding kunnen komen zijn de procedures aangepast. Ook zijn er nieuwe kassa’s ingevoerd, die alle kassahandelingen registeren. Zo bouwen wij samen aan vertrouwen.
