Privacyreglement Vidocq
Privacyreglement Vidocq B.V. – versie juli 2023
Privacyreglement Vidocq
Vidocq hecht grote waarde aan het op een correcte wijze omgaan met privacy en de verwerking van persoonlijke gegevens. Dit blijkt ook uit onze visie: Wij beschermen wat van waarde is. Mede hierom is per juli 2023 ons vernieuwde privacyreglement voor Vidocq van kracht. De werkwijze van Vidocq is conform de eisen zoals gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (General Data Protection Regulation).
Algemene Begripsbepalingen
Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de AVG daaraan toekent.
Persoonsgegevens:
Gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Verwerking van persoonsgegevens:
Betreft de bewerkingen met betrekking tot (geautomatiseerde) persoonsgegevens Dit kan het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens zijn.
Verwerkingsverantwoordelijke:
De Verantwoordelijke is Vidocq namens wie, al dan niet tezamen met anderen, ter verwezenlijking van haar doelstelling verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt.
Verwerker:
Degene die ten behoeve van de Verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
Gebruiker van persoonsgegevens:
Degene die, als medewerker of anderszins, geautoriseerd is door of namens de Verantwoordelijke om persoonsgegevens te verwerken.
Betrokkene:
Degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt.
Opdrachtgever:
Een natuurlijke of rechtspersoon die aan de verwerkingsverantwoordelijke een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.
Derden:
Ieder die niet zijnde de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de gebruiker of enig ander persoon, die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of namens de verwerker gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken.
Toestemming van de betrokkene:
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem of haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
Grondslag:
Het verwerken van persoonsgegevens voert Vidocq uit aan de hand van de grondslagen die zijn vermeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit kunnen de volgende grondslagen betreffen: toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting, of gerechtvaardigd belang.
Artikel 1. Reikwijdte
Dit regelement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door of namens Vidocq.
Artikel 2. Doelen van verwerking
2.1. Vidocq kan persoonsgegevens verwerken voor de volgende doelen:
- Het uitvoeren van haar diensten voor integriteitsonderzoek/ bedrijfsrechercheonderzoek;
- Het uitvoeren van haar diensten voor integriteitsbeleid en advies.
- Het uitvoeren van haar diensten voor employment screening.
- Het verwerken van persoonsgegeven als zij hiervoor een wettelijke plicht heeft.
2.2. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen.
Artikel 3. Verwerken van persoonsgegevens
3.1. Vidocq is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en voor de naleving van de bepalingen in dit reglement.
3.2. De Verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Hij draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technisch en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.
3.3. Persoonsgegevens worden verwerkt indien en voor zover de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of in het kader van een overeenkomst tussen Opdrachtgever en de Verantwoordelijke in het kader van een wettelijke verplichting waaraan de verantwoordelijke onderworpen is.
3.4. Vidocq vermeldt met welke doeleinde zij persoonsgegevens verwerkt. Bij het verzamelen van persoonsgegevens beperkt Vidocq zich tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden.
Artikel 4. Toegang tot de persoonsgegevens
4.1. Uitsluitend hebben de gebruikers van persoonsgegevens toegang tot de persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.
4.2. Iedere gebruiker van persoonsgegevens heeft een strikte geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij/zij op grond van die toegang kennisneemt.
4.3. Derden hebben alleen toegang tot de persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. Zij zijn op, evenals de gebruikers van de persoonsgegevens, gehouden aan de geheimhoudingsplicht en de inhoud van dit reglement.
Artikel 5. Verstrekking van persoonsgegevens
5.1. Tenzij dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een wettelijk voorschrift of een overeenkomst, is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden voorafgaand de toestemming nodig van de betrokkene.
5.2. Vidocq kan in het kader van een wettelijke verplichting, verplicht zijn gegevens van de betrokkene aan derden te verstrekken. Voor deze verstrekking is geen toestemming vereist van de betrokkene.
5.3. Het melden van persoonsgegevens aan de opdrachtgever door of namens Vidocq is toegestaan. Dit is voor zover het persoonsgegevens betreft welke een rechtstreeks verband houden met het doel en/of de door Opdrachtgever aan de Verantwoordelijke verstrekte opdracht.
Artikel 6. Bewaartermijn
6.1 Persoonsgegevens worden zo kort mogelijk bewaard. In het geval van onderzoeksgegevens betreft dit één tot vijf jaar. Wanneer een procedure langer duurt dan vijf jaar kunnen de gegevens langer worden opgeslagen.
6.2. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
6.3. Sollicitatie- en employment screeningsgegevens worden maximaal één jaar bewaard. Wanneer hier een onderzoek uit voortvloeit worden de gegevens opgeslagen volgens de wijze die in 6.1. benoemd is.
6.4. Camerabeelden worden maximaal vier weken bewaard, tenzij er een incident heeft plaatsgevonden. In dat geval worden de beelden opgeslagen volgens de wijze die in 7.1 benoemd is.
6.5. Na beëindiging van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst worden alle tot de betrokkene terug te herleiden persoonsgegevens na een periode van (1) een jaar verwijderd, tenzij hier een wettelijke bewaartermijn zoals genoemd in 11.2. op rust.
Artikel 7. Inzage van opgenomen gegevens
7.1. De betrokkene heeft recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoonsgegevens. De betrokkene zal daartoe een schriftelijk verzoek indienen.
7.2. Aan een verzoek als bedoeld in dit artikel wordt binnen vier (4) weken na ontvangst van het verzoek voldaan.
7.3. Het recht op inzage wordt alleen verleend aan de betrokkene of diens gemachtigde. De betrokkene of diens gemachtigde dienen zich in voorkomende gevallen te kunnen legitimeren en/of hun bevoegdheid aan te tonen.
7.4. Vidocq kan weigeren aan een in dit artikel bedoeld verzoek te voldoen. Dit kan plaatsvinden als dit noodzakelijk in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen is.
7.5. Voor verzending en verstrekking van afschriften wordt geen vergoeding in rekening gebracht. Voor verstrekking van extra kopieën kan de Vidocq een redelijke vergoeding in rekening brengen.
Artikel 8. Aanvulling, correctie of verwijderen van opgenomen gegevens
8.1. De door Vidcoq verwerkte gegevens kunnen worden aangevuld met een door of namens de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
8.2. Als verwerkte gegevens feitelijk onjuist zijn of in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan dient de betrokkene een schriftelijk verzoek in bij de Vidocq. Hierin wordt verzocht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens. Vidocq beslist niet voordat de gebruiker dan wel de bewerker die de gegevens heeft verzameld of zijn/haar opvolger of waarnemer, is gehoord.
8.3. Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek bericht Vidocq de betrokkene schriftelijk of aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is altijd met redenen omkleed.
8.4. Verwijdering blijft achterwege voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift is vereist.
8.5. Vidocq zorg ervoor dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
8.6. In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van betrokkene de gegevens zijn verwijderd.
Artikel 9. Recht op verzet
9.1. Wanneer gegevens worden verwerkt in verband met een directe relatie tussen Vidocq of een derde en de betrokkene met het oog op werving voor commerciële of charitatieve doelen, moet de betrokkene uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven voor deze verwerking. De betrokkene kan hiertegen bij Vidocq altijd kosteloos verzet aantekenen.
9.2. Vidocq zal in het geval van verzet maatregelen treffen om deze vorm van verwerking direct te beëindigen.
Artikel 10. Klachten
10.1. Wanneer de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of indien betrokkene meent andere redenen tot onvrede te hebben, dient hij zich te wenden tot Vidocq. De betrokkene kan zich, als de klacht niet naar tevredenheid is verholpen, wenden tot de AP (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10.2. Vidocq zal de klacht conform de klachtenregeling van Vidocq in behandeling nemen.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacyreglement. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.