Een drieluik: deel 3
DE AANLOOP
In het eerste deel van deze casus namen we u mee in de melding en het gesprek met de melder. In deel twee zijn het Plan van Aanpak en de onderzoeksdoelstelling onder de loep genomen. Tijdens het onderzoek zijn meerdere zaken aan het licht gekomen. Directe opvolging zou er voor kunnen zorgen dat het onderzoek breed bekend zou worden binnen de onderneming. In overleg met de bedrijfsjurist is dit tijdelijk opzij gelegd omdat het belang van het gehele onderzoek zwaarder weegt. Er zijn goede argumenten vastgelegd om dit later te kunnen onderbouwen. In dit laatste deel wordt u meegenomen in de oplossing en implementatie van maatregelen.
GEVOLG VAN DE CONSTATERINGEN
Tijdens het observatieonderzoek, beschreven in deel twee van deze casus, werd duidelijk dat er sprake was van verduistering. Het vertrouwen in de betrokken medewerkers was dusdanig beschadigd dat niet verwacht kon worden dat de relatie voortgezet zou worden. De betrokken medewerkers besefte dit ook nadat zij met de feiten geconfronteerd werden. Tijdens een uitdienstprocedure werden beide betrokkenen bijgestaan door een bedrijfsjurist. Zo verliep dit voor de bouwonderneming en voor de medewerkers op de meest rechtvaardige manier.
GEVOLG BINNEN DE ORGANISATIE
Er werd verder onderzocht hoe het kon dat er ruimte was om materiaal mee te nemen zonder argwaan te wekken. Al snel bleek dat afvoer van restmateriaal beperkt werd vastgelegd in de bedrijfsadministratie, terwijl de administratie wel degelijk de mogelijkheid biedt om dit te registreren. Het proces is ingericht, maar de uitvoering en handhaving zijn niet geregeld. Hierdoor wordt restmateriaal niet geregistreerd en ontstond er ruimte voor verduistering.
Tijdens het onderzoek werd duidelijk dat bruikbare restmaterialen op een andere locatie werden opgeslagen. De gedachte hierachter was dat dit wellicht in de toekomst nog gebruikt kon worden. Organisatorisch kon dit niet omdat hergebruik van materiaal niet opgenomen was in de bedrijfsprocessen. Hierdoor was het mogelijk dat er een ongeregistreerde voorraad ontstond met een waarde van duizenden euro’s.
RESULTATEN VAN HET ONDERZOEK
Door de resultaten van het onderzoek werd afscheid genomen van twee medewerkers op middenkaderniveau. Om de gaten op te vullen zijn andere verantwoordelijken binnen de organisatie verplaatst. Door het onderzoek is een gevoelig bedrijfsproces aan het licht gebracht. De organisatie heeft hier van geleerd. Retourgoederen worden nog op dezelfde manier geregistreerd, maar nu met toezicht en handhaving op het inleveren. De ongeregistreerde voorraad is opgeruimd, hierdoor wordt misbruik tegen gegaan. De risico’s die werden genomen door de gebruikte materialen in te zetten bestaan hierdoor niet meer.
De wijziging van dit bedrijfsproces heeft op korte termijn gezorgd voor een toename van 40% aan ingeleverd restmateriaal, met bijbehorende waarde. Het opruimen van de externe opslag leverde een flinke waardepost op van het restmateriaal. Het resultaat op lange termijn is dat restmaterialen deel uitmaken van het gehele bedrijfsproces en het inzichtelijk is. ‘‘Handige medewerkers’’ kunnen nu geen eigen voordeeltjes meer halen. De waarde van het materiaal komt ten goede aan de onderneming.
ZORGVULDIGHEID
Door zorgvuldig te werk te zijn gegaan tijdens het onderzoek, zijn er geen conflicten ontstaan. Ook omdat het onderzoek is aangelopen in samenspraak met de opdrachtgever, bedrijfsjurist en met aandacht voor de gevoeligheden. Zo kon met respect voor alle betrokkenen recht gedaan worden, zonder onomkeerbare schade aan te richten. Het proces is nu integer ingericht, dit voorkomt scheve gezichten en zorgt voor harmonie op de werkvloer.
WAARMEE KUNNEN WE U VAN DIENST ZIJN?
Bel voor een vrijblijvend gesprek: 0321-311 733 of kijk op www.vidocq.nl
Deze casus is gebaseerd op een vergelijkbaar onderzoek. Door de samenvatting zijn bepaalde feiten niet overeenkomstig met het omvangrijke onderzoek.
