7 tips die jouw bedrijf tot de veiligste in zijn branche maken

29/01/2015

In ons werk komen we veel zaken tegen die eenvoudig voorkomen hadden kunnen worden. Met relatief eenvoudige ingrepen kun je jouw organisatie makkelijk een factor 10 veiliger maken op het gebied van integriteit, beveiliging en veiligheid op de werkvloer. Zeven tips:

Download dit artikel als PDF.

1. Neem alleen mensen aan die integer zijn en gewenst gedrag vertonen
We kijken natuurlijk wel naar het cv, LinkedIn en Facebook. We vragen soms zelfs naar referenties. Maar als het puntje bij het paaltje komt, vinden we een kopie van een paspoort toch al vaak voldoende. In Nederland zijn we er meestal niet zo van, van personeelsscreening. We houden het liever leuk en gezellig. Toch is een goede screening – gebaseerd op het functieprofiel van een medewerker – van groot preventief belang. En een goed uitgevoerde screening heeft geen enkele negatieve invloed op de goede sfeer binnen het bedrijf. Het kan juist het onderling vertrouwen vergroten. Je moet het wel tot een formaliteit maken bij het aannamebeleid, het van te voren aankondigen in vacatures en bij alle medewerkers een passende screening doen. Gelijke monniken, gelijke kappen.

Vraag jezelf dus af: Ben ik echt kritisch en onafhankelijk bij de aanname van personeel? Of laat ik mij liever meeslepen door een beeld dat iemand van zichzelf schetst?

2. Stel heldere regels op – voor iedereen
Wees helder over wat normaal, gewenst gedrag is. Zet dat samen met uw personeel op papier. Wat zijn de normen? Hoe gaan we om met personeelsaankopen? Relatiegeschenken? En met elkaar? Welke regels hanteren we bij openen en afsluiten van het kantoor? Etc. Ook kun je beschrijven hoe het bedrijf omgaat met de beveiligingscamera’s. Stel dus een lijst op met gedragsregels en een huishoudelijk reglement. Het is beter voor de onderlinge verhoudingen als u ook van te voren nadenkt over de sancties waar u als werkgever op terug kunt vallen. Dit zorgt ervoor dat je overtreding van de regels vlot, fair en professioneel kunt afhandelen. Je kunt zo snel weer terug keren naar de normale situatie.

Vraag jezelf dus af: Weet ik zeker dat al mijn medewerkers op één lijn liggen? Of kan ik toch beter gedragsregels opstellen en een huishoudelijk reglement.

3. Beloon gewenst gedrag
Belonen van gewenst gedrag draagt bij aan minder ongevallen en incidenten op de werkvloer. Het voorkomt bovendien ongewenst of niet-integer gedrag. Alleen bestraffen van ongewenst gedrag, kweekt onbewust een cultuur waarin mensen minder open zijn naar elkaar. Terwijl ‘het probleem kennen’ juist een voorwaarde is om veiliger te kunnen werken. Door veiligheid dus te benaderen vanuit een positieve invalshoek, waarbij je goed gedrag beloont, ontstaat een werkbare ‘no blame’ cultuur. Gedrag wordt zo bespreekbaar. Beloning van veilig en integer gedrag kan op verschillende manieren. Gebruik vooral niet-financiële beloningen. Een schouderklopje in welke vorm dan ook werkt. Ook kun je
werknemers of teams belonen door hen een speciale rol binnen het bedrijf te geven.

Vraag jezelf dus af: Beloon ik goed gedrag wel voldoende?

4. Goed voorbeeld, doet goed volgen
Als de baas de regels met een korreltje zout neemt, doet vroeg of laat iedereen dat. Dus juist leidinggevenden moeten de (veiligheids)voorschriften serieus nemen. De trap veeg je immers van bovenaf schoon. Hanteer dus het uitgangspunt: ‘de norm voor een leidinggevende, is de norm voor iedere medewerker’. Veiligheidsnormen gelden dus voor iedereen in de organisatie. Directie en management moeten hun leiderschap tonen. Alleen zo kun je veilig en integer gedrag bevorderen.

Vraag jezelf dus af: Veegt mijn organisatie de trap van bovenaf schoon?

5. Maak iedereen verantwoordelijk voor veiligheid
Om de veiligheidscultuur te verbeteren, kun je het beste medewerkers en hun leidinggevenden zelf verantwoordelijk maken voor het signaleren en oplossen van onveilige situaties. De afdeling die gaat over integriteit en veiligheid op de werkvloer kan hen daar in faciliteren. Zij kunnen bijvoorbeeld een handige tool als Appcident aanbieden.

Vraag jezelf dus af: Hoe kan ik mijn medewerkers meer verantwoordelijk maken voor hun eigen veiligheid op de werkvloer?

6. Kijk eens met een frisse blik naar de dagelijkse gang van zaken
Vaak word je met zijn allen bedrijfsblind voor alle dagelijkse routines, taken, situaties en processen in je organisatie. Omdat je al jaren op een bepaalde manier hebt gehandeld, blijf je vaak dingen doen zoals voorheen. Ook al is de wereld om je heen veranderd. Deze bedrijfsblindheid maakt je als organisatie onnodig kwetsbaar, zeker op gebieden als beveiliging, een veilige
werkvloer en integriteit.

Denk hierbij aan het zelfstandig afsluiten van een gebouw, een machocultuur, medewerkers die zonder het twee-paar-ogenprincipe grote sommen geld overmaken, etc.

Vraag jezelf dus af: Is het niet eens tijd om met een frisse blik de interne processen te bekijken? Hebben we alle kwetsbare processen wel goed in beeld?

7. Denk verder dan het kopje koffie voor bezoekers
Gastvrijheid voor je bedrijf is belangrijk. Het laat zien dat je een prettige partij bent. Maar naast een vriendelijke glimlach van de receptioniste en het kopje koffie, is het goed om na te denken over hoe jouw bezoekers passen in je veiligheidsbeleid. Met gastvrijheid komt immers een bepaalde verantwoordelijkheid. Bezoekers vertrouwen op een veilige omgeving. Bovendien wil je als bedrijf niet dat ze zonder begeleiding rondstruinen op plaatsen waar ze niet mogen komen. En weet je bij een calamiteit precies wie allemaal in het pand zijn? Het opstellen van bezoekbeleid laat je nadenken over deze zaken.

Vraag jezelf dus af: Weet mijn organisatie altijd exact wie er in het gebouw is?

Download dit artikel als PDF.

Actueel

Meer avaq actueel

Nieuw AVAQ teamlid: Jette de Weerd

09/01/2024

Per november is Jette de Weerd gestart met haar afstudeerstage bij AVAQ. Maak kennis met […]

Lees meer

Daniël toegetreden tot Raad van Toezicht SVPB

05/01/2024

Per juni 2023 is Daniël de Jong toegetreden als lid van de Raad van Toezicht […]

Lees meer